Чтобы зафиксировать факт порчи имущества организации, составляется акт, образец которого предлагаем скачать в статье ниже.
Составлять документ нужно независимо от причины нанесения ущерба компании, он позволяет не только документально отразить событие, но и служит основанием для списания испорченных активов предприятия,
В каких случаях составляется акт о порче имущества
Установление факта порчи материальных активов, принадлежащих организации, оформляется путем составления соответствующего акта. Указанный документ оформляется независимо от того, по какой причине имущество организации испортилось.
Наличие или отсутствие умысла при совершении действий, обусловивших возникновение ущерба, не влияют на обязательность оформления акта о порче имущества предприятия.
Данный акт может заполняться заинтересованными лицами в таких типичных ситуациях:
- Повреждение грузов в процессе их транспортировки (доставки), а также нанесение физического ущерба товарно-материальным ценностям при выполнении погрузочно-разгрузочных работ. Примеры повреждений – бой, возникновение поломок, образование вмятин, появление трещин и тому подобное.
- Причинение вреда интерьеру помещения (офиса), производственному и офисному оборудованию, предметам мебели в результате затоплений, возгораний, злонамеренных, хулиганских действий третьих лиц, аварий, прочих чрезвычайных происшествий.
- Повреждение материальных активов организации из-за некорректного или пренебрежительного обращения с ними. В данном случае речь идет о ситуациях, когда виновниками ущерба становятся наемные работники компании.
- Уничтожение документации, находящейся на предприятии, в результате действий (бездействия) его сотрудников.
- Другие распространенные случаи порчи – как непреднамеренной, так и умышленной.
Акт о порче активов компании необходимо составлять, чтобы констатировать факт причиненных повреждений и обеспечить документальное основание для дальнейшего урегулирования ситуации нанесения (получения) материального ущерба.
Назначение документа
Акт о порче активов является официальным первичным документом компании (организации). Он считается письменным подтверждением самого факта такой порчи.
Кроме того, он используется как основание для надлежащего списания поврежденного имущества или для передачи испорченных активов в ремонт.
Ещё одна функция документа заключается в его использовании как необходимое основание для применения должных мер взыскания к работнику компании, являющемуся виновником нанесенного ущерба.
Наемного сотрудника, виновного в порче, могут уволить. Как вариант, работодатель вправе ограничиться устным замечанием, адресованным работнику-виновнику, или вынесением выговора причастному лицу. При этом нельзя исключать привлечение виновного к ответственности, предусмотренной Уголовным кодексом РФ (УК РФ), а также взыскание с него соответствующей компенсации ущерба.
Акт о порче имущества может использоваться руководителем компании для оценки предстоящих восстановительных затрат, обусловленных устранением последствий полученного ущерба.
Помимо этого, на его основании собственник испорченных активов – вправе потребовать, чтобы сотрудник-виновник понёс дисциплинарное наказание и возместил нанесенный вред.
Как составить
Акт об испорченном имуществе может оформляться любым сотрудником предприятия, имеющим подходящую должностную компетенцию. Такие полномочия могут быть у начальника отдела/цеха, секретаря руководителя, штатного юриста или иного субъекта, несущего соответствующую материальную ответственность в конкретной организации, владеющей испорченными активами.
К составлению документа, фиксирующего факт порчи имущества, рекомендуется привлекать и других работников организации – они могут выступать как свидетели.
Часто указанный акт заполняется не одним работником, а целой комиссией, в составе которой может быть минимум 3 (трое) человек – представителей различных подразделений компании. В некоторых случаях оценка причиненного вреда не представляется возможной без участия специалистов технического профиля или экспертов (в том числе сторонних).
Единый общеобязательный шаблон не предусмотрен для акта, фиксирующего порчу имущества. Это значит, что указанный документ составляют свободно.
Рекомендуем: Образец оформления акта о причинении ущерба имуществу организации.
Организация вправе самостоятельно разработать свой образец, который, однако, должен включать следующие обязательные сведения и реквизиты:
- Наименование компании, владеющей испорченными активами, а также другая информация, идентифицирующая данную организацию.
- Дата/время и место оформления акта, констатирующего факт порчи.
- Перечисление, описание и конкретизация нанесенных повреждений.
- Список испорченных активов. Для каждой позиции необходимо указать её название, а также количество поврежденных единиц (предметов). При необходимости все эти сведения представляются в таблице.
- Ориентировочная сумма оценки причиненного вреда.
- Сведения об установленном виновнике происшествия. Приводятся его ФИО, занимаемая должность, а также структурное подразделение (цех, отдел) в компании. Если виновники происшествия не установлены, факт их отсутствия также отражается в составляемом акте.
- Причины и обстоятельства нанесения выявленных повреждений. Такая информация требуется для установления (уточнения) вины причастных лиц и определения для них справедливых мер воздействия. Как вариант, имущество могло испортиться не из-за действий конкретных субъектов, а вследствие катастроф, аварий и прочих форс-мажорных обстоятельств.
- Оценка последствий нанесенного вреда. Здесь нужно сделать выводы о целесообразности ремонта поврежденных активов или о необходимости их списания.
- Перечень дополнительных документов, доказывающих происшествие и порчу (при наличии такой документации). Это могут быть стоимостная оценка, схемы, справки/выписки, выводы экспертов, фотографии и иные бумаги. Перечисленные документы прикрепляются к данному акту как приложения.
- Расшифрованная подпись составителя (всех членов комиссии, если такая комиссия формировалась).
- Расшифрованные подписи других лиц (работников), присутствовавших при оформлении. Они подтверждают корректность информации.
- Расшифрованная подпись работника-виновника (как вариант, подписи всех причастных лиц). Если сотрудник-виновник отказался подписать, факт его отказа фиксируется в акте о порче или оформляется отдельным актом.
Документ формируется в двух равноценных экземплярах. Первый — остается в компании, владеющей испорченным имуществом (он направляется в бухгалтерию, чтобы списать поврежденные предметы или выделить средства на их восстановление). Второй — отдают сотруднику-виновнику.
Акт следует хранить минимум 3 (три) года в архиве компании.