Акт – многозначное понятие, которому имеется место и в документообороте. Эта бумага относится к локальной документации, что вносит коррективы в процесс ее создания, использования последующего хранения для отчетности.
Есть много разновидностей актов – каждая выполняет определенную функцию. В статье предлагаем скачать образцы актов различного назначения.
В каких случаях составляет акт?
Под актом в делопроизводстве понимают официальный документ, созданный для констатации события, явления или процесса, произошедшего в организации во время реализации основной деятельности. Он всегда подается уполномоченному лицу, который должен заверить документ.
Условно функции можно разделить на две группы:
- информационная – донесение актуальных сведений;
- коммуникативная (побудительная) – содействие должностных лиц в решении возникших проблем.
Акт необходим, чтобы официально заверить происшедшее событие, поэтому для его создания требуется созыв экспертной комиссии.
Иное назначение актов – разрешить или, напротив, запретить какое-либо действие.
Самые распространенные причины составления актов:
- Обследования: аппаратов, результатов деятельности, соблюдения нормативов безопасности (электротехнической, химической, пожарной, ТБ) и т. д.
- Испытания: технологий, образцов, тестовой партии.
- Сдача/приемка: документов, работ, материальных ценностей.
- Направление на уничтожение: материалов, документов, морально и физически устаревших изделий.
- Передача: объектов, установок, структурных подразделений.
- Инвентаризация и ревизия.
- Нарушение правил.
- Ликвидация: организации, подразделения, партии товара.
- Расследование аварии, несчастных случаев, травматизма.
По одной из классификаций, по специфике осуществляемой деятельности акты делят на 9 одноименных видов.
Какие бывают — виды
Акты принято подразделять на большие группы по объектам или явлениями, с которыми приходится взаимодействовать, или в зависимости от сложности требуемого решения проблемы.
Виды:
- технические;
- конкретизирующие;
- разрешительные;
- запретительные;
- учреждающие;
- регистрационные.
По сфере применения также могут подразделяться на внешние (между разными компаниями или сетями) и внутриорганизационные (локальные).
По видам последствий, грозящих работникам, подразделениям или предприятию в целом акты классифицируют на оптимизирующие (положительные, благоприятно сказывающиеся на общей эффективности), мешающие (негативные, приносящие отрицательные последствия, например, увольнение работника или ликвидацию структурного подразделения) и нейтральные.
По замыслу создания выделяют две группы:
- Принимающие решения – когда выводы, предложения или обобщения необходимы, иначе акт будет считаться недействительным.
- Фиксирующие факты – когда документ создается с целью охарактеризовать действительность, но не повлиять на нее.
В идеале в локальных нормативах предприятия должны быть прописаны отличия в процедуре составления фиксирующих актах и актах, принимающих решения.
Например, при составлении актов проверок, ревизий сведений обязательно сформировать выводы, предложения, рекомендации, отразив мнение всех участников процесса.
Основные правила составления
Акт составляется по ГОСТ Р 6.30.2003, но стандарт носит рекомендательный характер. При сохранении необходимого минимума реквизитов, документ может составляться по произвольной или установленной локальными нормативами форме.
Обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- название документа;
- регистрационный номер;
- заголовок (например, «О ликвидации…»);
- подписи (в ряде случаев – еще и гриф утверждения).
Акт можно составлять на белом листе или на бланках предприятия.
Документ создается комиссией, в которую, как правило, включаются главный бухгалтер, заместитель руководителя, начальник отдела кадров, главный инженер, специалист по охране труда и пожарной безопасности.
При расследовании несчастных случаев или по другим серьезным причинам в комиссию включаются представители органов исполнительной власти.
Комиссия должна состоять из нечетного числа человек, чтобы во время принятия решений не возникало расхождения во мнениях. Документ должен содержать подписи всех участников процедуры.
Если документ прямо или косвенно затрагивает детальность других работников (например, при увольнении за очередной прогул или при реструктуризации подразделения), они должны быть ознакомлены с оригиналом акта под роспись.
Структура бланка такова:
- По центру прописывается наименование предприятия (с организационно-правовой формой) и название документа.
- Ниже с левой стороны указывается дата создания. На этом же уровне, но у правового поля листа – уникальный регистрационный номер.
- Далее следует основная часть: она может содержать один или несколько абзацев, но в любом случае должна подробно описывать суть произошедшего события.
- Ниже указываются фамилии и должности лиц, приводятся их личные подписи с расшифровкой. Если в уставе организации прописано использование печати, ее тоже необходимо поставить.
Акт изготавливается в одном или нескольких экземплярах. Это зависит от цели документа.
Например, при ревизии, инвентаризации и сдаче/приемке обязательно изготавливать два экземпляра акта: один для завхоза, второй – для бухгалтерии. А в случае выговора из-за опоздания один экземпляр направляется в отдел кадров, второй – работнику.
Скачать образцы
Скачать пример акта:
Выводы
Акт составляется для документального подтверждения какого-либо события с целью констатации факта или предложения конкретных путей решения проблемы.
Может составляться в свободной форме (при условии сохранения основных реквизитов), но рекомендуется соблюдать предписание из ГОСТ Р 6.30.2003.
Для составления создается комиссия из нечетного числа лиц, чаще всего включающая представителей бухгалтерии, кадровой службы, отдела охраны труда, начальников структурных подразделений.
При необходимости разрешено составлять одновременно несколько экземпляров.