Расторжение трудового договора – ответственный период не только для самого сотрудника, но и для его работодателя. Мало найти соискателя должности – необходимо наладить рабочий процесс так, чтобы не возникало «паузы» в выполнении должностных обязанностей.
Если у уволившегося сотрудника были дополнительные обязанности, он был ответственен за ведение дел, документов, необходимо правильно оформить прием-передачу дел с помощью акта. Как правило, подобный передаточный документ оформляется при смене директора, главного бухгалтера, кадровика.
Когда составляется акт приема-передачи дел при увольнении?
Передавать обязанности от одного работника другому необходимо во всех случаях, когда он покидает текущее место работы. Это может быть вызвано различными причинами.
Прием-передача обязательно осуществляются при:
- увольнении или сокращении;
- переводе в другое структурное подразделение;
- кардинальном изменении должностных обязанностей (по решению руководства или продвижении по карьерной лестнице);
- при реструктуризации или ликвидации подразделения.
Важно, что передавать дела нужно не только рядовых сотрудников, но и начальства вплоть до генеральных директоров организаций. Чтобы процесс передачи дел стал официальным, необходимо составить специальный акт приема-передачи дел.
Оформление данного документа обязательно даже в случае, если в ближайшее время не планируется прием на работу нового сотрудника – акт поможет установить, какие обязанности остаются неисполняемыми на момент увольнения работника.
Акт приема-передачи выполняет ряд косвенных функций:
- Служит для расчета премий, стимулирующих и иных выплат, полагающихся отличившимся работникам.
- Служит доказательством, что человек был трудоустроен, что в дальнейшем может понадобиться для получения социальной пенсии работником.
- Список конкретных функций применим для различных расследований, например, несчастных случаев, если происшествие или травматизм были получены во время выполнения работником его дополнительных обязанностей.
Делами при приеме-передаче обозначаются любые виды деятельности, которые подразумевают «нагрузку» дополнительными или иными обязанностями, лишь частично отраженными в трудовом договоре (чаще всего под этим подразумевают материальную или иную ответственность).
Как оформить передачу дел и документов?
Не существует единой типовой формы, по которой оформляется акт приема-передачи. В каждом случае нужно учитывать специфику деятельности. Например, при передаче дел при смене ответственного за архив можно опираться на Основные правила работы архивов, принятые 6 февраля 2002 года. Каждому предприятию разрешено создавать локальные нормативы и в дальнейшем использовать их для делопроизводства.
Акт может составлять комиссия из нескольких человек, в которую входит начальник подразделения, работник отдела кадров, заместитель руководителя или даже сам руководитель (чаще это встречается на небольших предприятиях). В комиссию должно включаться нечетное количество лиц (не менее трех), чтобы во время принятия решений и подсчета голосов не возникало ситуаций «50/50».
Оформлять акт необходимо по общим правилам:
- В «шапке» следует указать наименование организации, полное название документа, место (город) его создания.
- В основной части нужно аргументировать причину передачи дел, документов (привести номер приказа на увольнение, перевод, реструктуризацию подразделения и прочего).
- После следует перечислить членов комиссии, которая будет заниматься передачей дел от уволившегося сотрудника новому.
- Затем необходимо указать перечень документов, которые были использованы при рассмотрении статуса дела (повесток, ходатайств, доказательств общения со структурами и прочее).
- Отдельно выделяется пункт для примечаний.
Заверяет акт передачи руководитель организации, поставив личную подпись и печать, если она утверждена, и ее использование закреплено в нормативах предприятия.
Предварительно рекомендуется согласовать действия с бухгалтерией, отделом кадров, главным завхозом и юридическим консультантом.
Скачать образцы
Пример акта приема-передачи дел:
Выводы
Передавать дела от одного сотрудника другому можно по ряду причин, основными среди которых является увольнение (сокращение), перевод или реструктуризация имеющегося подразделения.
Для документального оформления процесса необходимо составить акт приема-передачи дел, который не имеет типовой формы, но должен подчиняться общим правилам составления официально-деловой документации в сфере деятельности предприятия.
Для составления нужно собирать комиссию из нечетного числа человек.
Структура документа включает «шапку», основную часть с аргументацией, список членов комиссии, документы и примечания. Заверяет акт руководитель компании.
Передачу дел лучше проводить по согласованию с бухгалтерией, кадрами и юридическим отделом.