Среди многообразия первичных документов выделяется акт выполненных работ, который оформляется в виде приложения к договору подряда или оказания услуг и является для налоговой своеобразным доказательством правомерности предоставляемых услуг.
Акт помогает официально сократить налоговую базу (чаще всего это нужно при типе налогообложения УСН «Доходы минус расходы») и правильно оформить все нюансы налогового и бухгалтерского учета. Поэтому любые ошибки и исправления в при оформлении недопустимы.
Что такое акт выполненных работ — назначение и функции
Составление акта является своеобразной итоговой чертой – оно происходит только после того, как подрядчик или заказчик подтверждают качество, полноту, своевременность и иные условия, ранее прописанные в договоре подряда.
Обязателен в таких случаях:
- при сдаче объекта недвижимости;
- при оформлении договора между арендатором и арендодателем;
- при выполнении работ строительного подряда;
- при передаче предприятия.
Если при сдаче таких работ акт отсутствует, возможно наложение штрафных санкций со стороны контролирующих структур.
В иных случаях оформление акта приемки выполненных работ носит рекомендательный характер. Факт заверения данного документа обеими сторонами сделки служит основанием для выплат по договору.
Функции документа:
- Документальное подтверждение качества, сроков и полноты работ (если они сорваны, обоснованный отказ от подписи акта заказчиком освобождает последнего от необходимости производить оплату).
- Возможность грамотного делопроизводства в налоговой и бухгалтерской сферах (акты предоставляются для отчетности по режимам УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН, потому как позволяет сократить налоговую базу за счет НДФЛ, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ).
- В случае явных нарушений, мошеннических махинаций и иных противоправных деяний недобросовестных исполнителей с помощью акта можно привлечь к административной и уголовной ответственности.
- Путем предоставления акта можно через прокуратуру или суд обязать исполнителя доделать/переделать определенный этап или даже заново произвести весь объем работ так, чтобы он соответствовал всем требованиям, которые обе стороны ранее описали в договоре.
При наличии третьей стороны процесса (экспертов, специалистов из государственных организаций), их также нужно обозначить в акте.
Как оформить
Акт выполненных работ не имеет установленной формы, однако должен содержать минимальный набор сведений об объекте и процессе, проведенном на нем.
Процесс составления должен соответствовать следующим правилам:
- отображается полная информация об обеих сторонах договора;
- кратко описывается сам договор, на основании которого должен произойти процесс сдачи/приемки;
- наименование работ и дата их выполнения прописываются отдельной строкой;
- в дополнительную графу выносится качество выполненных работ и их стоимость.
При выполнении объемных, важных и/или дорогостоящих работ для процесса сдачи/приемки собирается комиссия из нечетного количества работников от заказчика и подрядчика, которые должны провести приемку по всем правилам.
Для этого в комиссию включается специалисты в отрасли работ, бухгалтер, специалист по охране труда или по пожарной безопасности, штатный эколог или приглашенный инспектор из экологического надзора.
Структура акта:
- Первая часть является вводной. В ней отображается данные о первоначальном договоре на оказание услуг или подряда: название договора, его номер, дата заключения. После идет название составляемого бланка.
- Вторая часть содержит сведения о самом процессе. Она имеет вид таблицы и состоит из следующих столбцов: наименование выполненных работ, фактические сроки их окончания; стоимость, качество выполнения, замечания заказчика. Таблица заполняется, а в случае необходимости под ней текстом делают сноски о замечаниях, порядке ликвидации недостатков.
- Следующий пункт – отметка об отсутствии претензий от заказчика.
- Ниже перечисляется информация о сторонах договора, а ниже идут подписи представителей обеих сторон и печати, если их использование закреплено внутри организации.
Подписанный акт выполненных работ является доказательством, что ни у одной из сторон сделки нет претензий. Если же потом возникают разногласия, требующие срочного решения, придется рассматривать случай в судебном порядке.
Скачать образец
Выводы
Акт сдачи-приемки выполненных работ незаменим для оформления отсутствия претензий у заказчика к исполнителям, а также используется для формирования налоговой базы при режимах УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН.
Документ должен иметь ссылки на договор оказания услуг или подряда, принятый сторонами.
Текст составляется в свободной форме, но вся информация о сторонах-участниках и предмете должна расписываться максимально полно.
Основная часть оформляется в виде таблицы. После подписания документа в случае возникновения разногласий их нужно решать через суд.