Что такое пролонгация договора и как ее оформить — скачать образцы дополнительных соглашений о продлении срока



Пролонгацией называется продление срока действия какого-либо процесса, соглашения, документа или обязательства, в делопроизводстве наиболее часто встречается понятие в отношении договора.

Продление сроков может понадобиться по разным причинам, но в любом случае должно грамотно и четко оформляться в письменном виде, чтобы служить основанием полноты выполненных требований. Уведомления о пролонгации могут предоставляться при расследовании несчастных случаев, проведении инспекций, экспертиз, судебных разбирательств и прочего.

Когда нужна пролонгация договора



Договорное соглашение, подлежащее пролонгации, может заключаться между физическими лицами, ИП, компаниями, контрагентами и даже государством и его гражданами.

Область договоров, нуждающихся в пролонгации, может быть чрезвычайно разнообразна: от срочных трудовых соглашений до поставок между подразделениями одного предприятия, аренды.

Наиболее часто встречающиеся на практике договоры, нуждающиеся в пролонгации:

  • сотрудничества;
  • поставки;
  • реализации;
  • хранения;
  • аренды.

В зависимости от правовой области регулировать процесс продления будет определенный кодекс: Трудовой, Гражданский, Налоговый, Жилищный.

Виды пролонгации, узаконенные в правовом поле РФ:

  • автоматическое продление;
  • возможность возобновления на неограниченный период;
  • оформление дополнительного соглашения.

Чтобы продление и условий, и самого договора было легитимным, текст документа должен содержать четкие формулировки о возможности проведения («автоматического» или «ручного») пролонгации в любой ее форме.

С юридической точки зрения, подписание нового договора (даже аналогичного предыдущему) – это все равно не пролонгация. Поэтому в большинстве случаев оформления срочных трудовых соглашений их не продлевают (перезаключают), а именно создают новую документацию.

Перед проведением пролонгации вторая сторона и/или лицо, упомянутое в договоре, должны получить уведомление. Оформленное в письменном виде уведомление должно быть передано лицу не позднее, чем за 14 календарных дней до истечения срока настоящего договорного соглашения.

Продленные документы хранятся аналогично обычным, поскольку законодательно не установлены основные правила изменения сроков или условий ранения продленных договоров.

Делопроизводители отдельной компании по согласованию с дирекцией могут коллективно создать локальные акты, чтобы проводить «сортировку» обычных и продленных соглашений. Сканирование и описи проводятся по стандартным правилам, как и для «общей» категории.

Как оформить продление срока действия соглашения



Продлить действие документа можно различными способами.

Самый важный нюанс – подготовить уведомление второй стороне и получить от него письменное согласие. В противном случае процесс будет недействителен (нельзя продлевать договор в одностороннем порядке, если это не оговорено в законодательстве).

Самый простой способ, который позволяет строго не отслеживать процесс расторжения старого соглашения – заключение нового или превращение прошлого в бессрочный. Сделать это можно в любой период, однако поскольку это не считается официальной пролонгацией, рассматривать эти процессы мы не будем.

Оптимальные способы продлить срок действия договора:

  1. «Настроить» автоматическую пролонгацию. Осуществить это можно при изначальном создании договора. Предложение о пролонгации нужно вписывать отдельным пунктом. Необходимо очень четко прописать, как часто, на какой срок и кем будет проводится автоматическая пролонгация. Перед окончанием очередного «цикла» стороны должны получать уведомление об автоматическом продлении. Договор считается пролонгированным, если ни одна из сторон не выявит желание прервать взаимодействие.
  2. При оформлении дополнительных соглашений нужно заранее прописывать условия процесса. Вторая сторона должна получить уведомление о заключении допсоглашения. Стороны подписывают опциональный документ. Прописывается пункт: «Стороны согласились продлить действие договора №xxx».

При необходимости можно обратиться к юридическому консультанту.

Скачать образец для договора аренды, поставки



Пример формулировки в тексте исходного договора при автоматической пролонгации:

«Договор автоматически пролонгируется на следующий календарный год, если ни одна из сторон не заявит о его расторжении в течение N дней до расчетной даты прекращения действия договора»

Скачать образец дополнительного соглашения о пролонгации договора:

Выводы

Пролонгации (продлению срока действия) может подлежать любой договор, если обратное не запрещено российским законодательством. Данные нормы отображены в Трудовом, Жилищном, Налоговом, Гражданском кодексах.

Продление может быть автоматическим или заключаться путем создания дополнительного соглашения.

В любом случае вторая сторона должна заблаговременно получать уведомления и быть согласной на продление сотрудничества.

Аналогом продления можно считать заключение нового договора или превращение первоначального в бессрочный.

Оцените статью
Документы и формы