Статья 91 Трудового кодекса РФ (сокращенно –ТК РФ) обязывает работодателей вести тщательный учет фактического рабочего времени в отношении каждого наемного сотрудника, для чего применяются специальные регистры – табели. При этом документальный шаблон данного регистра регламентируется Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, утвердившим стандартные формы бланков для первичного учета трудовых показателей.
На базе сведений, фиксируемых в указанном табеле, работодатель вычисляет суммы трудовых вознаграждений – зарплаты, премий и прочих подобных выплат.
Если работодатель должным образом не учитывает рабочее время своих работников, он может быть привлечен к надлежащей ответственности органами ФНС и инспекцией по труду.
Как ведется учет рабочего времени на предприятии?
Обязательность ведения надлежащего учета рабочего времени предусмотрена частью 4 статьи 91 ТК РФ. Вести его должен работодатель в отношении каждого наемного сотрудника.
Отчетным периодом считается календарный месяц. Требование о ведении учета рабочего времени касается любых работодателей – как юрлиц, так и индивидуальных предпринимателей.
Типичным документальным шаблоном, используемым для ведения подобного учета, является табель, стандартный бланк которого определен Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 835 от 08.07.1997 — форма Т-12 и Т-13.
Основная функция такого табеля — обеспечивать фиксацию всех рабочих дней конкретного сотрудника, как фактически отработанных у работодателя, так и неотработанных (пропущенных) по тем или иным причинам.
Кроме того, табель рабочего времени применяется работодателем в следующих дополнительных целях:
- Обоснованный расчет сумм трудового вознаграждения, выплачиваемых работникам.
- Вычисление среднего заработка конкретного сотрудника.
- Определение продолжительности отпусков и отгулов.
- Проверка соблюдения сотрудником внутреннего трудового распорядка, установленного работодателем.
- Подготовка соответствующих сведений для последующего составления надлежащей отчетности, представляемой работодателем в органы ФНС. Например, такая информация используется для признания трудящегося физлица налоговым резидентом РФ.
- Формирование отчетности, подлежащей представлению в контрольно-надзорные госорганы. Данная информация может передаваться в органы прокуратуры, территориальные подразделения трудовой инспекции и прочие службы.
- Контроль правильности назначения трудящимся физлицам социальных пособий.
Помимо вышеперечисленных целей, сведения, которые фиксируются в табеле учета рабочего времени, используются также для формирования специальной статистической отчетности. Примеры – показатели численности работников в различных организациях, показатели выплаты трудовых вознаграждений.
Табель можно заменить журналом учета рабочего времени.
По какой форме заполнять табель?
Если руководствоваться нормами законодательства РФ, табель учета считается первичным документом, оформляемым на особом бланке. Унифицированные документальные формы такого табеля регламентируются Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004:
- Бланк Т-12 – это форма, используемого для учета отработанного времени и определения сумм зарплаты.
- Бланк Т-13 – это форма табеля, которая применяется непосредственно для регистрации отработанного времени (учет явок/неявок трудящегося лица на работу).
Однако с 01.01.2013 работодатели – как юрлица, так и физлица (ИП) – вправе разрабатывать и применять собственные документальные шаблоны для учета трудовых показателей (имеется в виду их первичный учет). Это установлено нормативно-правовыми актами – Информацией Минфина РФ № ПЗ-10/2012 (раздел, регламентирующий применение форм первичных документов учета) и законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 (часть 4 статьи 9).
Бланки Т-12 и Т-13 являются в настоящее время рекомендуемыми шаблонами учетного табеля для коммерческих организаций, но не обязательными.
Что касается бюджетных учреждений, то они должны использовать форму 0504421 с целью учета отработанного времени своих сотрудников (данный шаблон является для них строгим). Бланк табеля 0504421 регламентирован Приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015 исключительно для бюджетных структур.
Правила заполнения
Организации-работодатели, которые не являются бюджетными структурами, вправе выбрать один из двух подходов к регистрации времени, отработанного наемными сотрудниками:
- Создавать и использовать собственные шаблоны табеля учета рабочего времени.
- Применять регламентированные бланки Т-12 или Т-13.
В любом случае табель должен отражать следующую информацию:
- Название организации-работодателя.
- Название конкретного структурного подразделения (отдела, цеха).
- Номер табеля, а также дата его оформления, которая соответствует заключительному дню отчетного периода (например, отчетного месяца).
- Отчетный период (начальная дата, конечная дата).
- Таблица для построчной фиксации учетных сведений. Её графы: – порядковый номер строки; сведения о сотруднике (ФИО, профессия, должность); табельный номер трудящегося; сведения о явках/неявках трудящегося физлица на работу по конкретным числам календарного месяца; отработанное время; сведения для начисления зарплаты; данные о неявках по конкретным причинам. Для заполнения информации о явках/неявках используются условные обозначения, отражающие те или иные основания (например, явка, ночная работа, отпуск, командировка, иные причины нахождения/отсутствия сотрудника на работе). Условные обозначения в виде цифровых/буквенных кодов с расшифровкой можно найти на второй странице формы Т-12, определенной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. При этом разрешается применять либо только буквенные обозначения, либо исключительно цифровые обозначения (сочетать нельзя).
- Сведения о лице, отвечающем за ведение этого табеля (ФИО, должность, его подпись).
- Сведения о начальнике отдела/цеха (ФИО, должность, его подпись).
- Сведения о кадровом специалисте (ФИО, должность, его подпись).
- Даты визирования этого табеля начальником отдела/цеха и кадровым специалистом.
Учет рабочего времени ведется ответственным сотрудником организации ежедневно.
Скачать образец
Скачать бланк табеля учета рабочего времени:
Скачать образец заполнения табеля в 2021 году:
Выводы
Работодатель должен учитывать рабочее время каждого наемного сотрудника. Для этой цели используется специальный табель учета, который заполняется либо по регламентированным формам Т-12 или Т-13, либо по документальным шаблонам самого работодателя.
Фиксируются как фактически отработанные, так и пропущенные дни. Отражаются причины нахождения/отсутствия лица на работе (для этой цели используются условные обозначения – либо буквы, либо цифры, – перечисленные в форме Т-12). Сведения вносятся ежедневно.
Ведением такого учета занимается субъект, уполномоченный работодателем.
Обязательность данного учета установлена статьей 91 Трудового кодекса РФ.