С активным внедрением сетевых технологий в повседневную жизнь, возможность удаленной работы распространилась на многие профессии и сферы деятельности.
По этой причине с сотрудниками стали работать удаленно не только через договоры ГПХ и возмездного оказания услуг, но и по трудовым, с официальным приемом дистанционного работника в штат и соблюдением всех стандартных условий вертикали «работодатель-работник».
Нужно ли заключать трудовой договор с дистанционным работником
Опыт перевода работника на удаленную работу или трудоустройство в другой город, регион и даже страну до 2020 года относительно редко встречался. Однако последствия пандемии внесли коррективы в общемировые события, затронув даже документооборот и саму суть трудовых отношений.
Наиболее подробно процесс заключения договора с соискателем на удаленную работу описан в статье 312.2 ТК РФ (с изменениями от 1 мая 2021 года). Дополнительные условия отображены в Федеральном законе от 8 декабря 2020 N 407-ФЗ.
Согласно этим документам и постановлениям, сотрудник может официально начинать работать удаленно только после заключения трудового договора или дополнительного соглашения к нему. В любом случае в тексте договора должно быть четко прописано, что сотрудник будет выполнять свои должностные обязанности в удаленном формате.
В исключительных случаях не возбраняется временный перевод части состава или всего персонала на дистанционный формат по инициативе работодателя путем подготовки им локального акта или приказа.
Какие документы нужны
Набор документов аналогичен заключению договора в традиционном виде и приведен в статье 65 Трудового кодекса.
Обязательный список включает:
- паспорт или иное удостоверение личности;
- СНИЛС;
- трудовую книжку и/или сведения о трудовой деятельности, за исключением, если договор заключается впервые;
- документы воинского учета;
- документ об образовании, наличии специальных знаний и/или квалификации.
При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой не допускаются судимые, бывшие арестованными, стоящие на учете у психиатра и нарколога, могут потребоваться справки, что соискатель подходит по всем этим критериям. В отдельных случаях (для работников торговли, общепита, медицины, образования) необходимо наличие медицинской книжки.
Дополнительно при оформлении «дистанционного» работника могут потребоваться усиленные квалификационные электронные подписи для соискателя и работодателя.
Усиленная электронная подпись отличается от более «простых» разновидностей наличием ключа проверки электронной подписи в квалифицированном сертификате и соответствием требованиям статьи 312.3 ТК РФ.
Как обмениваться документами с удаленным сотрудником
При переводе или трудоустройстве на удаленную работу имеет значение форма подачи заявлении и составления договора, так как этот процесс может проводиться с помощью физических носителей на бумаге (при условии, что трудоустраиваться работник все же приедет в головную организацию или филиал), так и полностью в дистанционной форме.
В первом случае процедура стандартная и не отличается от «не дистанционных» работников по найму. Во втором случае процесс производится путем передачи электронных вариантов документов.
Обмен документами происходит преимущественно через Интернет (факс используется намного реже). Документы разрешено отправлять в виде фото, отсканированных вариантов или текста (где это предусмотрено номами делопроизводства). Все данные должны быть заверены усиленными квалифицированными электронными подписями.
Условия обмена документами:
- Работодатель обязан направить договор в течение 3 дней и направить работнику подписанный бумажный договор заказным письмом.
- За следующие три дня работник должен поставить свою подпись и вернуть один экземпляр договора в организацию.
Если возникают какие-либо вопросы, их оперативно решают по телефону, в мессенджерах или в формате видеозвонков и мини-конференций.
Если соискатель не будет выходить на связь и вовремя не подпишет трудовой договор, соглашение будет «автоматически» аннулировано.
Какие условия включить в трудовой договор об удаленке
Как и в случае со стандартным трудовым договором, «дистанционный» должен заключать сведения о должности, месте работы, выполняемых функциях, дате начала работы (и окончания – в случае со срочным соглашением) режиме работы, оплате труда, наличии социальных гарантий.
Самые важные пункты трудового договора при приеме сотрудника на удаленную работу:
- Работник обязуется выполнять производственный план в полном объеме в установленные работодателем сроки. Это включает и написание периодических отчетов о проделанной работе, возможность брать сверхурочную работу.
- Работодатель обязан обеспечить сотрудника всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей и постоянного нахождения на связи.
В обязанности работника входит в течение всего рабочего времени нахождение онлайн для оперативного общения с работодателем и коллегами. Например, отсутствие ответа на электронное письмо более чем 2 часа нежелательно (пока нет установленных нормативов дисциплинарного взыскания в области удаленной работы, но начальство может учесть этот факт при начислении премии, стимулирующих, выборе кандидата на повышение и прочее).
Если же по причинам, не зависящим от работника, возможность ответа и/или работы была нарушения (поломка оборудования, перебои с работой сети Интернет), это (при документальном подтверждении факта) учитывается как неустойка.
Самое важное в любом трудовом договоре – правильные формулировки. Так, при временном переводе работника на дистанционный режим четко указываются сроки с необходимостью предоставить отчет за данный период. При изначальном трудоустройстве «дистанционного работника», нужно в графе «вид работы» прописывать, что она дистанционная.
Скачать образец
Скачать образец трудового договора с дистанционным работником.
Выводы
Трудовой договор для работы в удаленном режиме составляется при личном посещении работником организации-работодателя или при цифровом режиме.
Список документов аналогичен таковому для заключения стандартных трудовых соглашений, однако соискатель и работодатель обязаны использовать усиленные квалификационные электронные подписи (ст. 312.2 ТК РФ).
В договоре (или допсоглашении) нужно четко приписывать дистанционный вид работы с указанием всех существенных условий трудового договора.