Акт сверки является документом, отражающим состояние взаимных расчетов за определенный промежуток времени между контрагентами.
Несмотря на отсутствие обязанности его составления на законодательном уровне, проверять взаиморасчеты компаниям приходится регулярно.
Что такое акт сверки и когда составляется?
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета перед составлении годовой отчетности обязательно проводится инвентаризация всех активов и обязательств предприятия с составлением акта по форме ИНВ-17. Дебиторская задолженность относят к имуществу компании, кредиторская — к финансовым обязательствам.
Инвентаризация взаимных расчетов с контрагентами заключается в проверке задолженностей (дебиторской и кредиторской), числящейся на балансе, посредством составления акта сверки.
Гражданским законодательством акт сверки взаиморасчетов обозначается признание компанией своего долга. Статья 203 Гражданского кодекса устанавливает, что срок исковой давности прерывается совершением действия, признающий задолженность (подписание акта). Прерывание срока означает, что предыдущий период утрачивает свое значение, отсчет начинается заново с даты перерыва. Когда дебитор предприятия подписывает сверочный документ, то он подтверждает свою задолженность и готовность к ее погашению.
Акт сверки расчетов с контрагентами является основанием при списания безнадежной задолженности после окончания срока исковой давности, документ также используется при обращении в судебный орган с целью взыскания долга за оказанные услуги (предоставленные товары).
Как оформить?
Действующим законодательством не предусмотрена унифицированная форма документа.
Бланк акта сверки предприятия разрабатывают самостоятельно. Перед оформлением следует понять его принадлежность к первичным учетным документам.
По этому поводу существуют две позиции:
- Одна точка зрения ФНС гласит, что документ не является первичным, доказывающим совершение хозяйственной операции (письмо от 06 декабря 2010 № ШС-37-3/16955). Позиция чиновников основывается на неизменности финансового состояния сторон при согласовании взаиморасчетов.
- С другой стороны, те же чиновники не один раз пытались доказать свою точку зрения в судах, что акт сверки, оформленный без обязательных реквизитов первичного бухгалтерского учета, не является основанием для прерывания срока исковой давности. Такая позиция не находит поддержку в Арбитражном суде.
Перед проведением сверки взаиморасчетов устанавливается период, за который необходимо собрать сведения для документа. Инвентаризация со своими контрагентами проводится по состоянию на 31 декабря отчетного года.
Форма акта сверки утверждается в качестве приложения к учетной политике и может содержать следующие реквизиты:
- название бланка;
- наименование сторон;
- день подписания документа;
- период проверки взаимных расчетов;
- реквизиты договора, по которому происходит проверка;
- реквизиты первичной документации (кассовых ордеров, платежных поручений, накладных, актов приема-передачи);
- суммы хозяйственных операций;
- конечное сальдо;
- ФИО сторон, подписавших документ, печати.
Если акт необходим для внутреннего документооборота организаций-партнеров, то подписи главных бухгалтеров обеих сторон будет достаточно. Для судебных разбирательств представленные взаиморасчеты подтверждаются подписью руководителей компаний.
Текстовая часть бланка содержит сведения за выбранный промежуток времени (перечень документов в хронологическом порядке).
Иногда следует указать наименование хозяйственной операции — приобретение или продажа товаров, предоставление услуг.
Ряд расчетов, по которым обязательно осуществляется проверка для последующего составления акта: доходы выданные авансы, недостачи, принятые обязательства.
Отсутствие какого-либо пункта не влечет за собой недействительность документа.
Скачать образец и бланк
Скачать бланк акта сверки взаиморасчетов в excel.
Скачать образец заполнения акта взаимных расчетов контрагентов.
Пример:
Порядок согласования взаимных расчетов сторонами
Сама процедура не вызывает сложностей, в общем виде технология сверки заключается в сопоставлении учета предприятия с учетом контрагента.
Если в процессе обнаруживаются расхождения, то необходимо еще раз проанализировать все первичные документы сторон.
Совпадение всех цифровых значений взаимных расчетов в акте обязательно. В противном случае расхождения фиксируются в итоговой части бланка.
Иногда сверка может быть формальной процедурой. В ряде случаев сверяется весь спектр финансовых отношений между партнерами, не исключается возможность проверки по одной выбранной хозяйственной операции. Отчетным периодом может выступать месяц, квартал, год. За выбранный период отображаются все финансовые операции.
Сверка с последующим оформлением акта может осуществляться регулярно. Данный порядок устанавливается при долгосрочном сотрудничестве с постоянными контрагентами.
Акт печатается в 2-х экземплярах, оба отправляются контрагенту (подписанные и заполненные), к нему прилагается сопроводительное письмо. Если возражений ни у одной из сторон не возникает, то документ подписывается и один экземпляр возвращается обратно.
Судебная практика указывает, что случай отказа от подписания взаиморасчетов без уважительных причин указывает на согласие контрагента со всеми обозначенными данными (период поставки, общая стоимость). Чтобы процесс согласования не затягивался в тексте указывается срок возврата документа.
Возникают ситуации, когда за истекший период с даты подписания контракта и исполнения обязательств поставщик (покупатель) признан банкротом. В этих случаях кредиторские долги через определенное время списываются на расходы предприятия.
Правильно и вовремя составленный акт сверки расчетов позволяет избежать возникновение ошибок в учете (бухгалтерском и налоговом), а также разногласий с контрагентами.
Если отображенная задолженность совпадает с цифрами контрагента, то все хозяйственные операции с данной компанией отражаются в учете верно, операции по отгрузке товаров (оказания услуг, выполнения работ) по движению денежных средств не пропущены и не учтены дважды.