Как заполнить авансовый отчет по командировке — пример для скачивания



Чтобы отправить сотрудника в служебную поездку, нужно выполнить ряд обязательных поэтапных действий. После выбора лиц и создания приказа о направлении в командировку необходимо разобраться с финансовой стороной вопроса, поскольку в большинстве случаев любое служебное перемещение работников очень затратно для организации.

Большинство предприятий требует от командированных сотрудников и бухгалтерии подготовки авансового отчета, чтобы заранее спрогнозировать уровень трат на командировку и оптимизировать финансовые процессы в организации. В статье предлагаем скачать образец заполнения данного документа при отправлении сотрудника в служебную поездку.

Для чего нужен авансовый отчет по командировке



Все растраты, необходимые для реализации служебного задания в командировке, обязан взять на себя работодатель. Это прописано в статье 168 ТК РФ. В число обязательной компенсации трат входит возмещение расходов на перемещение (перелет или проезд), аренду жилья, суточные расходы.

Авансовый отчет является комплексным документом, который используется для систематизации иных первичных документов, которые подшиваются к нему и служат доказательством целевого характера трат.

Иными словами, к отчету прикрепляются чеки, билеты и прочая документация о расходах, которые предприятие-работодатель обязано компенсировать. Это объясняется тем, что выплата средств производится по факту возвращения сотрудника на рабочее место. Отметка о прибытии в отделе кадров является финальной точкой, после которой командировка заканчивается, и авансовый отчет считается «готовым к употреблению».

Функции отчета разнообразны:

  • документ помогает избежать нецелевых трат;
  • заранее формирует приблизительную сумму, которую предприятие сможет выплатить сотруднику за перемещение;
  • позволяет сформировать финансовый отчет для налоговой службы и иных инстанций.

Авансовый отчет работнику разрешено предоставить не сразу по прибытии, а в течение трех рабочих дней с момента возвращения в организацию.

На практике встречаются случаи, когда для реализации рабочего задания сотруднику приходится отправляться в другие организации или продлевать переезд по факту решения задач. В этом случае дополнительные расходные пункты следует отражать на оборотной стороне командировочного удостоверения. Там работник должен расписать все пункты, куда, с какой целью и в какой период направляется для решения производственных задач. Эта информация будет незаменима для дальнейшего оформления непредвиденных командировочных расходов.

Рекомендуем образцы документов для скачивания:

Как оформить по форме АО-1



Подготавливать отчеты некоммерческим организациям разрешено в свободной форме или с учетом локальных актов. Бюджетным организациям можно опираться на инструкцию №52н.

В идеале авансовый отчет необходимо подготавливать в письменном виде по установленной форме №АО-1.

Данный норматив закреплен в Постановлении Госкомстата от 1 августа 2001 года №55 и с 2015 года является основным документом, необходимым для формирования финансовых отчетов при командировке.

Авансовый отчет обязан подготовить лично командированный сотрудник и предоставить бухгалтерии с приложенными чеками, расписками и иной первичной документацией. При этом работнику в стандартных ситуациях следует заполнять только часть лицевой и оборотной стороны формы – остальное берут на себя специалисты бухгалтерской службы.

Работник должен внести в форму такие сведения:

  1. Наименование организации, отправившей в командировку, и ее код по ОКПО, который должен содержать 8 цифр.
  2. «Номер» и «дату» в соответствующих графах на лицевой стороне формы.
  3. В графе «Отчет в сумме» следует указать объем средств, которые работник израсходовал в ходе командировки. Указывается фактическая сумма, не важно, превысила ли она лимит или наоборот – часть средств осталась сэкономленной.
  4. Дальше работник должен указать свои ФИО, должность (в идеале табельный номер).
  5. Цель командировки должна быть отражена в пункте «Назначение аванса». А в графе «Получен аванс» указывается сумма при безналичном расчете или реквизиты расходного кассового ордера при получении наличных.

Последний пункт трудно заполнять неспециалисту, поэтому можно попросить помощи у бухгалтерии.

Остальные пункты формы должны взять на себя специалисты бухгалтерской службы – им остается только продублировать информацию о работодателе, подсчитать итоговую сумму расходов и обосновать их с помощью документации (чеков, билетов и т.п.), предоставленных командированным работником.

Скачать бланк и образец заполнения



Скачать бланк форма АО-1 — excel, word.

Скачать образец заполнения авансового отчета при командировке.

Выводы

Авансовый отчет подготавливается работником по факту возвращения из командировки.

Данный документ должен содержать прикрепленные доказательства целевого характера трат – чеки, билеты на перемещение и прочее.

Отчет формируется по типовой форме АО-1, которую должен заполнять и сам работник, и бухгалтерия.

Работник должен списать только основные пункты и четко указать, какая именно фактическая сумма была им израсходована в ходе выполнения служебного задания во время командировки.

Оцените статью
Документы и формы