Формуляр документа в делопроизводстве — это типовой шаблон, содержащий обязательные реквизиты в правильном расположении на листе.
В статье поясняется, как именно его оформлять, а также дане ссылки, по которым можно скачать образец формуляра.
Что такое формуляр документа в делопроизводстве
Любая организация в своей деятельности составляет и использует множество различных документов. Каждый такой документ имеет конкретное название и надлежащее целевое назначение, а также содержит определенные сведения. При этом важная роль отводится наличию у документа должной юридической силы, обеспечиваемой в том числе присутствием необходимых реквизитов на его бланке.
Ещё один существенный нюанс заключается в том, что указанные реквизиты должны располагаться на обычном листе бумаги в установленном порядке.
Типовой шаблон, определяющий состав обязательных реквизитов документа, а также принципиальную схему их расположения на соответствующем бланке, принято называть формуляром документа.
Любой официальный документ всегда составляется в соответствии со строгим образцом – стандартным формуляром. Чтобы он обладал юридической силой, указанное условие должно неукоснительно соблюдаться.
Применение формуляра, устанавливающего реквизиты документа и определяющего схему их расположения на стандартном листе бумаги должного формата, позволяет, в первую очередь, избежать большинства ошибок, нередко допускаемых при составлении документации.
Кроме того, типичное расположение реквизитов, предусмотренное стандартным шаблоном, упрощает работу с документацией и ощутимо экономит время, необходимое для её составления и последующей обработки.
Формуляр обеспечивает размещение информации в определенных секторах бланка, что облегчает и ускоряет поиск нужных сведений.
Реквизитами деловой бумаги называется набор её обязательных компонентов. Каждый такой реквизит является необходимым элементом соответствующего документа. К подобным реквизитам обычно относятся название (вид) деловой бумаги, её составитель, адресат, содержательная часть (текст), а также дата оформления, подпись составителя (автора), резолютивная часть (резолюция) и целый ряд других элементов.
Каждая отдельно взятая разновидность деловой бумаги имеет свой конкретный состав реквизитов. Это значит, что у разных деловых бумаг указанные наборы обязательных элементов могут ощутимо отличаться.
Характер используемых реквизитов, их количество и расположение на бланке предопределяются следующими факторами:
- Целевое назначение данного документа.
- Обязательные требования, предъявляемые к содержанию бумаги.
- Правила оформления соответствующей документации.
- Применяемый порядок документирования.
Подавляющее большинство деловых бумаг имеют строго ограниченный набор обязательных реквизитов. Перечень необходимых элементов и порядок их расположения на бланке могут регламентироваться нормативно-правовыми актами, что характерно для официальных документов, выдаваемых и оформляемых уполномоченными органами власти.
Типичными примерами таких деловых бумаг являются паспорт гражданина, трудовая книжка, диплом ВУЗа, все виды свидетельств ЗАГС, прочие подобные документы.
Если необходимые реквизиты указаны некорректно или вообще отсутствуют, документ считается недействительным, то есть не обладающим юридической силой и правовым значением.
Классификация и виды в документообороте
У каждой разновидности официальной (служебной) деловой бумаги имеется в настоящее время свой конкретный формуляр, который и должен применяться в практике современного документооборота.
При этом формуляры, которые регулярно используются в делопроизводстве, подразделяются на следующие категории:
- Типовой. Он применяется для составления конкретного вида деловой (служебной) бумаги. В качестве характерных примеров можно указать формуляр заявления, распоряжения или какого-либо акта.
- Формуляр-образец. Он представляет собой шаблон, то есть стандартный набор элементов документа, расположенных в определенном порядке на бланке. Состав элементов и схема их расположения, предусмотренные образцом, считаются характерными для всех видов бумаг, относящихся к деловым документам.
- Индивидуальный. Он разрабатывается и применяется только для отдельных подвидов деловых бумаг. Например, приказ работодателя иметь целый ряд разновидностей – о приеме гражданина на работу, об увольнении сотрудника, о переводе сотрудника на другую должность и прочие. Для каждой такой разновидности применяют свой индивидуальный формуляр.
Как оформляется, какие реквизиты должны присутствовать
Формуляры документов, обязательные реквизиты деловых бумаг и схемы их расположения на бланках регламентируются нормативным актом – официальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако положения данного стандарта используются в делопроизводстве добровольно, что предусмотрено нормами закона «О стандартизации в РФ» № 162-ФЗ от 29.06.2015.
Принцип добровольности подразумевает, что организация самостоятельно принимает решение о применении этого стандарта в своей деятельности. Если указанное решение принимается руководством компании, стандарт становится для такой компании обязательным.
Типовой формуляр включает следующие реквизиты:
- Название организации, общие сведения о ней.
- Место/дата оформления.
- Исходящий регистрационный номер.
- Информация об отправителе (составителе, авторе).
- Информация об адресате составляемого документа.
- Название, отражающее смысл.
- Краткая суть.
- Основной текст.
- Подпись руководителя или иного уполномоченного субъекта.
- Информация о наличии документальных приложений.
- Информация об исполнителе.
- Подтверждение факта исполнения документа.
- Информация о наличии электронной версии и месте её хранения.
Формуляром-образцом устанавливаются такие компоненты:
- Заголовочный (титульный) блок. Здесь отражаются сведения об авторе, получателе и названии бланка.
- Содержательный блок. Он включает краткую суть, основной текст и информацию о наличии документальных приложений.
- Оформляющий блок. Этот компонент отвечает за отражение реквизитов, обеспечивающих правовую значимость.
Индивидуальные формуляры в целом ряде случаев не регламентируются как по форме, так и по содержанию, что позволяет при их составлении применять свободные шаблоны и не использовать полные наборы типичных реквизитов.
Образцы
Скачать образцы бланков:
Схемы расположения реквизитов:
|
Уголовое расположение:
|
Продольное расположение:
|
Пример формуляра-образца:
