Что такое унификация и стандартизация документов и их основные принципы простыми словами

Повторяемость применяемых документов позволяет провести их унификацию с целью создания условия для последующей стандартизации. Это позволяет снизить разнообразие применяемой документации и оптимизировать процесс документооборота.

В статье разберемся, что означают эти два понятия, каковы их ключевые принципы, цели и порядок реализации на предприятии.

Что такое унификация документов

Управленческая деятельность в организации не обходится без составления и использования различного рода документов. Многообразие рабочих ситуаций заставляет менеджеров искать различные пути их урегулирования, что, в свою очередь, нередко приводит к возникновению большого количества служебных (деловых) бумаг. Однако при более внимательном изучении становится ясно, что в управленческой практике многие ситуации имеют свойство повторяться. Такая повторяемость позволяет унифицировать документы, создавая условия для их последующей стандартизации.

Унификация рабочих документов предусматривает выявление единообразия – как формального, так и содержательного, – проявляющегося при совершении однотипных управленческих действий.

Стандартизация рабочих документов считается логическим продолжением их унификации и состоит в нормативном закреплении общих (единых) закономерностей, характерных для большинства служебных бумаг. При этом указанные закономерности, присущие рабочим документам, обнаруживаются в процессе проведения их унификации.

Унификация преследует такие важные цели:

1. Оптимизировать количество официальных документов, используемых в делопроизводстве.
2. Обеспечение единства используемых документальных шаблонов.
3. Улучшение качества обработки (исполнения) документации.
4. Ускорение процедур, связанных с обработкой (исполнением) деловых бумаг.
5. Совмещение документов, относящихся к разным группам, но связанных друг с другом близкими управленческими процессами. Совместимость служебных бумаг обеспечивается не только форме, но и по содержанию.
6. Применение информационных и компьютерных технологий для работы с деловой документаций. Наличие у документов общих характеристик, обнаруженное при унификации, способствует компьютерной обработке используемых данных.
7. Развитие и совершенствование электронного документооборота.

Смысл унификации в делопроизводстве сводится к устранению чрезмерного разнообразия применяемых документальных шаблонов. При этом важная роль отводится обеспечению содержательного и формального единства служебных (деловых) бумаг.

Унифицируются не только общая структура документов, но и языковые конструкции, используемые при их составлении.

Критерием для такой унификации может являться характер типовых процедур, совершаемых в рамках работы со служебными бумагами (речь идет о процедурах обработки, учета, а также хранения).

Основные принципы

Унификация выполняется в соответствии со следующими важными принципами:

1. Движение от общих закономерностей к частным случаям. Для каждой из существующих сфер делопроизводства составляется свой формуляр-образец, на базе которого для конкретных типовых ситуаций разрабатываются, внедряются и применяются отдельные шаблоны (то есть специфические наборы реквизитов).
2. Стремление к максимально возможному единообразию документальных форм.
3. Комплексность процесса. Проявляется в неукоснительном соблюдении внедренных норм и правил на всех этапах работы с документом.
4. Целесообразность применения конкретных реквизитов при составлении.
5. Тенденция к минимизации количества используемых разновидностей документации.
6. Относительное постоянство применяемых требований, что достигается за счет внедрения в работу организации государственных (отраслевых) стандартов.
7. Совместимость внедряемых систем обработки данных с действующими системами.
8. Разумная экономия задействованных средств, недопущение чрезмерных затрат.
9. Четкое соответствие служебных (деловых) бумаг поставленным задачам и реализуемым управленческим процессам.
10. Логический подход к последовательности расположения реквизитов и прочих атрибутов в тексте документа (сообразно тому, как эти сведения заполняются и воспринимаются).
11. Минимизация физического объема данных при составлении документов (площадь бумаги нужно использовать оптимально для расположения на ней всех необходимых реквизитов).

Что такое стандартизация

Стандартизация служебных бумаг тесно связана с их унификацией.

Если унификация нацелена на выявление единообразия используемых бумаг, то стандартизация сводится к закреплению обнаруженных закономерностей в нормативно-правовых актах.

Иными словами, унификация и стандартизация – это процедуры, которые взаимно дополняют друг друга.

Стандартизация документов выражается в издании и распространении новых стандартов, регламентирующих оформление и заполнение.

Это может сопровождаться отменой или модификацией ранее действовавших стандартов.

D РФ стандарты бывают государственные (обозначение – ГОСТ Р), межгосударственные (обозначение – ГОСТ), а также отраслевые (обозначение – ОСТ). Кроме того, существуют стандарты, которые действуют внутри конкретных предприятий (обозначение – СТП).

Ключевые принципы

Стандартизация осуществляется согласно следующим ключевым принципам:

1. Обязательность использования технических регламентов.
2. Доступность действующих стандартов всех уровней для широкого круга лиц.
3. Приоритетность межгосударственных и международных стандартов.
4. Учет достижений научно-технического прогресса при стандартизации.
5. Максимальное привлечение организаций и граждан ко всем процессам стандартизации.
6. Добровольность применения имеющихся государственных стандартов.

Вышеперечисленные принципы должны действовать при выработке, издании, распространении и применении стандартов, регламентирующих заполнение и оформление документации.