Как написать деловое письмо — правила оформления и образцы написания

Нормы и правила официально-делового стиля обязывают соблюдать определенные алгоритмы при официальном общении юридических лиц. Так, основным элементом бизнес-переписки является деловое письмо.

Его написание и отправка требует определенных навыков, поэтому процедура поручается опытным сотрудникам: секретарям, помощникам руководителя, работникам отдела кадров, канцелярии или бухгалтерии.

Деловое письмо выполняет сразу ряд функций и может быть нескольких видов, что существенно влияет на процесс его создания и оформления.

Что такое деловое письмо — его функции и назначение



Согласно действующим государственным стандартам ведения организационно-распорядительной документации, под деловым письмом понимают документ небольшого объема (как правило не больше двух страниц).

Его назначение — обсуждение конкретного вопроса, решение проблем или оперативный обмен информацией между контрагентами (предпринимателями, организациями, госучреждениями, структурными подразделениями одного предприятия и даже должностными лицами).

Функции деловых писем таковы:

  • информативная – передать ценные сведения (реквизиты, конфиденциальные данные, адреса и прочее);
  • коммуникативная – наладить контакт между деловыми партнерами;
  • маркетинговая – провести исследование (изучить нишу, конкурентов, перспективы расширения целевой аудитории);
  • побудительная – документально оформить просьбу, требование, претензию, жалобу, отказ и другие типы взаимодействия;
  • рекламная – использовать рассылки для поиска потенциальных и реальных клиентов.

Для выполнения всех функций каждое письмо имеет основную часть, в которой и раскрывается суть вопроса.

Для доставления адресату документ содержит реквизиты, а для корректной формулировки используются стандартные фразы, иначе именуемые служебной частью.

Образцы официального ответа на деловое письмо, запрос, обращение.

Как бывают — виды



Деловое письмо как тип документации принято разделять на несколько категорий в зависимости от функциональной значимости, целей создания, характеристик адресанта и адресата.

В общем виде деловые письма делятся на 4 основные группы:

  1. Письмо-запрос. Оно направляется с целью выяснить интересующие адресанта факты, получить сведения, в том числе и ограниченного доступа – например, чтобы произвести оплату, узнать реквизиты контрагента для заключения договоров, проверить наличие интересующего товара и услуги.
  2. Коммерческое предложение – наиболее экономически значимая разновидность писем. Чаще всего адресант является предпринимателем или представителем какой-либо организации и предлагает товары/услуги контрагенту. Письма могут отсылать для маркетинговых исследований (определения ниши, расширения клиентской базы, корректировки целевой аудитории), так и для общения с потенциальными контрагентами (с описанием своей продукции в том числе и в наглядном формате – с помощью графиков, таблиц, схем, диаграмм). Иногда письмо является офертой и должно соответствовать всем требованием этого явления.
  3. Гарантийное — встречается немного реже. Его отправлением адресант гарантирует выполнить какие-либо обязательства. Чаще всего гарантийные письма пишутся инициаторами сделок в том случае, если у них по каким-либо причинам не получатся сразу же оказать услугу клиенту или поставить товар покупателю. В этом случае документ должео иметь дополнительные реквизиты, в идеале – подпись или печать поручителя.
  4. Информационные – составляют самую большую группу. Их разделяют на подклассы: извещения (уведомления) и напоминание. Первый подтип чаще используется для массовой рассылки контрагентам.

К мелким группам деловой корреспонденции относятся сопроводительное письмо, письмо-приглашение, письмо-отказ, письмо-требование, письмо-жалоба, письмо-просьба.

В отдельную категорию выделяются нерабочие письма, предназначенные для официального поздравления, благодарности, выражения соболезнования — образцы благодарственных писем.

По иной классификации делятся на регламентированные и нерегламентированные (их можно оформлять в свободно форме). По количеству адресатов могут быть стандартными (для одного получателя) или циркулярными (на несколько лиц).

Правила оформления

Правила оформления деловых писем были закреплены в специальном стандарте – ГОСТ Р 7.0.97-2016, однако документ носит рекомендательный характер и распространяется не на все их виды. Документ состоит из двух частей: служебной и информационной.

Служебная часть включает такие обязательные компоненты:

  • приветствие;
  • официальное обращение к получателю;
  • лид-абзац;
  • стандартную фразу в заключении («форму вежливости»);
  • подпись отправителя;
  • постскриптум.

В приветствии разрешено обращаться к адресату обезличенно (например, по должности), по ФИО или одновременно к коллективу получателей (акционерам, инвесторам и т. д.).

Лид-абзац состоит из одного предложения (редко – из двух). Он составляется для того, чтобы сразу ввести читателя в курс дела.

Желательно начать с благодарственной конструкции, и сразу объяснить мотивы написания, подготовив подводку к основной части.

Затем следует информационная часть, которая содержит главный смысловой отрывок делового письма.

После благодарности за прочтение и прощания можно оставить постскриптум, если в этом есть необходимость.

Обязательные реквизиты

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит около 30 реквизитов, но не все они являются обязательными для применения.

В первую очередь? нужно учитывать форму написания письма: при оформлении в бумажном варианте текст должен быть написан или набран на листе А4 или фирменном бланке организации. При использовать электронного формата разрешено опустить часть реквизитов.

Для организации пересылки необходимы следующие реквизиты:

  • полное название компании;
  • физический и юридический адреса (с почтовыми индексами);
  • номер телефона, факс и иная контактная информация;
  • коды КПП и ИНН;
  • банковские реквизиты;
  • логотип, штамп и иные элементы корпоративного стиля (если его использование предусмотрено уставом компании);
  • дата написания и номер.

ФИО и продублированные контактные данные отправителя должны указываться в конце документа. Там же при необходимости стоит размещать печать организации.

Для отчетности обеих контрагентов в начале письма нужно указывать его порядковый номер (заполняется отправителем).

Расположение реквизитов тоже подчиняется правилам:

  1. Адрес и наименование документа («письмо») должны быть расположены по центру.
  2. Ниже на правой стороне указывается ФИО отправителя и название организации и сведения об адресанте.
  3. В верхнем левом углу пишется номер документа.

Примечательно, что номер письма адресант должен заносить в журнал учета исходящих документов, а адресат – в журнал о входящей документации.

Образцы деловых писем



Скачать образец

Пример оформления Скачать образец

Пример оформления

Сопроводительное в налоговую

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Образец письма-поздравления

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Рекомендательное сотруднику

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Письмо-подтверждение сотрудничества

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Гарантийное об оплате долга

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Письмо-напоминание об обязательствах

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Коммерческое предложение

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Письмо-соболезование

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Образец письма-запроса

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Образец письма-просьбы

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Пример письма-приглашения

Как написать деловое письмо - правила оформления и образцы написания

Выводы

Деловые письма содержат 1-2 страницы и используются для общения и обмена важной информацией между контрагентами.

Могут быть гарантийными, информационными, побудительными, сопроводительными и многими другими.

Оформляются в бумажном или электронном варианте по ГОСТ Р 7.0.97-2016. В стандарте закреплены 30 реквизитов, но правила их оформления носят рекомендательный характер.

Оцените статью
Документы и формы