Нормы и правила официально-делового стиля обязывают соблюдать определенные алгоритмы при официальном общении юридических лиц. Так, основным элементом бизнес-переписки является деловое письмо.
Его написание и отправка требует определенных навыков, поэтому процедура поручается опытным сотрудникам: секретарям, помощникам руководителя, работникам отдела кадров, канцелярии или бухгалтерии.
Деловое письмо выполняет сразу ряд функций и может быть нескольких видов, что существенно влияет на процесс его создания и оформления.
Что такое деловое письмо — его функции и назначение
Согласно действующим государственным стандартам ведения организационно-распорядительной документации, под деловым письмом понимают документ небольшого объема (как правило не больше двух страниц).
Его назначение — обсуждение конкретного вопроса, решение проблем или оперативный обмен информацией между контрагентами (предпринимателями, организациями, госучреждениями, структурными подразделениями одного предприятия и даже должностными лицами).
Функции деловых писем таковы:
- информативная – передать ценные сведения (реквизиты, конфиденциальные данные, адреса и прочее);
- коммуникативная – наладить контакт между деловыми партнерами;
- маркетинговая – провести исследование (изучить нишу, конкурентов, перспективы расширения целевой аудитории);
- побудительная – документально оформить просьбу, требование, претензию, жалобу, отказ и другие типы взаимодействия;
- рекламная – использовать рассылки для поиска потенциальных и реальных клиентов.
Для выполнения всех функций каждое письмо имеет основную часть, в которой и раскрывается суть вопроса.
Для доставления адресату документ содержит реквизиты, а для корректной формулировки используются стандартные фразы, иначе именуемые служебной частью.
Образцы официального ответа на деловое письмо, запрос, обращение.
Как бывают — виды
Деловое письмо как тип документации принято разделять на несколько категорий в зависимости от функциональной значимости, целей создания, характеристик адресанта и адресата.
В общем виде деловые письма делятся на 4 основные группы:
- Письмо-запрос. Оно направляется с целью выяснить интересующие адресанта факты, получить сведения, в том числе и ограниченного доступа – например, чтобы произвести оплату, узнать реквизиты контрагента для заключения договоров, проверить наличие интересующего товара и услуги.
- Коммерческое предложение – наиболее экономически значимая разновидность писем. Чаще всего адресант является предпринимателем или представителем какой-либо организации и предлагает товары/услуги контрагенту. Письма могут отсылать для маркетинговых исследований (определения ниши, расширения клиентской базы, корректировки целевой аудитории), так и для общения с потенциальными контрагентами (с описанием своей продукции в том числе и в наглядном формате – с помощью графиков, таблиц, схем, диаграмм). Иногда письмо является офертой и должно соответствовать всем требованием этого явления.
- Гарантийное — встречается немного реже. Его отправлением адресант гарантирует выполнить какие-либо обязательства. Чаще всего гарантийные письма пишутся инициаторами сделок в том случае, если у них по каким-либо причинам не получатся сразу же оказать услугу клиенту или поставить товар покупателю. В этом случае документ должео иметь дополнительные реквизиты, в идеале – подпись или печать поручителя.
- Информационные – составляют самую большую группу. Их разделяют на подклассы: извещения (уведомления) и напоминание. Первый подтип чаще используется для массовой рассылки контрагентам.
К мелким группам деловой корреспонденции относятся сопроводительное письмо, письмо-приглашение, письмо-отказ, письмо-требование, письмо-жалоба, письмо-просьба.
В отдельную категорию выделяются нерабочие письма, предназначенные для официального поздравления, благодарности, выражения соболезнования — образцы благодарственных писем.
По иной классификации делятся на регламентированные и нерегламентированные (их можно оформлять в свободно форме). По количеству адресатов могут быть стандартными (для одного получателя) или циркулярными (на несколько лиц).
Правила оформления
Правила оформления деловых писем были закреплены в специальном стандарте – ГОСТ Р 7.0.97-2016, однако документ носит рекомендательный характер и распространяется не на все их виды. Документ состоит из двух частей: служебной и информационной.
Служебная часть включает такие обязательные компоненты:
- приветствие;
- официальное обращение к получателю;
- лид-абзац;
- стандартную фразу в заключении («форму вежливости»);
- подпись отправителя;
- постскриптум.
В приветствии разрешено обращаться к адресату обезличенно (например, по должности), по ФИО или одновременно к коллективу получателей (акционерам, инвесторам и т. д.).
Лид-абзац состоит из одного предложения (редко – из двух). Он составляется для того, чтобы сразу ввести читателя в курс дела.
Желательно начать с благодарственной конструкции, и сразу объяснить мотивы написания, подготовив подводку к основной части.
Затем следует информационная часть, которая содержит главный смысловой отрывок делового письма.
После благодарности за прочтение и прощания можно оставить постскриптум, если в этом есть необходимость.
Обязательные реквизиты
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит около 30 реквизитов, но не все они являются обязательными для применения.
В первую очередь? нужно учитывать форму написания письма: при оформлении в бумажном варианте текст должен быть написан или набран на листе А4 или фирменном бланке организации. При использовать электронного формата разрешено опустить часть реквизитов.
Для организации пересылки необходимы следующие реквизиты:
- полное название компании;
- физический и юридический адреса (с почтовыми индексами);
- номер телефона, факс и иная контактная информация;
- коды КПП и ИНН;
- банковские реквизиты;
- логотип, штамп и иные элементы корпоративного стиля (если его использование предусмотрено уставом компании);
- дата написания и номер.
ФИО и продублированные контактные данные отправителя должны указываться в конце документа. Там же при необходимости стоит размещать печать организации.
Для отчетности обеих контрагентов в начале письма нужно указывать его порядковый номер (заполняется отправителем).
Расположение реквизитов тоже подчиняется правилам:
- Адрес и наименование документа («письмо») должны быть расположены по центру.
- Ниже на правой стороне указывается ФИО отправителя и название организации и сведения об адресанте.
- В верхнем левом углу пишется номер документа.
Примечательно, что номер письма адресант должен заносить в журнал учета исходящих документов, а адресат – в журнал о входящей документации.
Образцы деловых писем
|
Скачать образец |
Пример оформления | Скачать образец |
Пример оформления |
 |
 |
||
 |
 |
||
 |
 |
||
 |
 |
||
 |
 |
||
 |
Выводы
Деловые письма содержат 1-2 страницы и используются для общения и обмена важной информацией между контрагентами.
Могут быть гарантийными, информационными, побудительными, сопроводительными и многими другими.
Оформляются в бумажном или электронном варианте по ГОСТ Р 7.0.97-2016. В стандарте закреплены 30 реквизитов, но правила их оформления носят рекомендательный характер.