Гарантией стабильной внешней и внутренней деятельности управленческого аппарата, высокой конкурентоспособности предприятия является организация документационного обеспечения управления.
В условиях современного технологического прогресса наиболее эффективной системой служит электронный документооборот.
Что такое документационное обеспечение управления (ДОУ)
Важнейшим товаром в условиях рыночных отношений является информация.
Конкуренция способствует постоянному отслеживанию новинок в области техники, технологии.
Консолидация сведений во времени называется документами, а деятельность по их формированию — документационное обеспечение управления.
Цель и задачи ДОУ
Целью документационного обеспечения является информирование администрации компании о текущем состоянии дел, принятие обоснованных решений.
Делопроизводство в организации способствует правильному учету, хранению документации, ее систематизации. Для определения главных правил оформления, контроля исполнения и организации работы с деловыми бумагами на предприятии готовят специальную инструкцию. Некоторые компании утверждают единую систему документирования обязательную для всего персонала. Юридической слой наделяется документ при совокупности обязательных элементов.
Объектом являются документы по отдельности, а также вся система, предметом — оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТа.
Задачами данного направления служит отражение управленческой, производственной деятельности компании в соответствующей документации, их рациональное применение на практике.
Отработанный порядок с документами не будет отвлекать специалистов от основных профессиональных задач.
Существует несколько типов организации делопроизводства, каждый хозяйствующий субъект самостоятельно ее выбирает:
- централизованный — все документы обрабатываются в канцелярии, общем отделе;
- децентрализованный — делопроизводственные операции делятся между отделами;
- смешанный — прием и регистрация документов выполняется в одном месте, а хранение и формирование дел — децентрализовано.
Формат делопроизводства выбирается с учетом величины компании, небольшие коммерческие фирмы, как правило, применяют первый тип.
Основные правила и порядок ДОУ
Процесс документационного обеспечения решений руководства состоит из 3-х этапов:
- обеспечение достоверной информации;
- создание распорядительной бумаги;
- контроль за сроками исполнения.
Основные требования по организации документооборота:
- незамедлительное движение документов, их целенаправленное регулирование;
- процесс обработки однотипной документации должен быть максимально однообразным;
- исключение неоправданных перемещений бумаг;
- однократность операций целевого назначения.
Принятие управленческого решения начинается с получения сведений, их обработки и дифференциации. Эти составные элементы тесно связываются с документационным обеспечением управления.
Полученные данные, а также их количество и продуктивность влияет на получение экономического эффекта.
На предприятиях, где не отлажено направление работы с деловыми бумагами, значительно ухудшается управленческая деятельность, она напрямую зависит от результативности и достоверности приема-передачи данных, грамотного и быстрого поиска, хранения и применения документов.
Когда руководство предприятий осознает необходимость и важность процесса совершенствования ДОУ часто совершают ошибки при попытке его автоматизирования. В такой ситуации выбор способов автоматизации является центральной проблемой.
Самое распространенное направление при решении данного вопроса является автоматизация рабочих мест (отдельных) специалистов: делопроизводителя, секретаря, директора, главного бухгалтера, топ менеджера. При этом методе уязвимым местом в системе является отсутствие электронного взаимодействия (обмена информацией) между специалистами.
Если директором юридического лица поставлена задача по созданию эффективной среды по обработке данных и улучшения качества управления, то необходимо придерживаться позиций:
- совершенствование направления при подготовке и обработке документных сведений путем создания системы документационного обеспечения предприятия;
- выбор продуманной стратегии автоматизации, включая правильный отбор программных комплексов.
Нормативные акты
Координация всей системы делопроизводства и ее методическое сопровождение регламентирована Федеральным архивным агентством.
Разработка формуляров находится в ведомстве Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт), в компетенции организации ВНИИДАД — научно-исследовательская работа в части документоведения и архивного дела.
Специалистам делопроизводства необходимо обратить внимание на положения законов и подзаконных актов:
- Постановление Госкомстата России № 1 от 05 января 2004г.;
- ФЗ №125 от 22 октября 2004 г.;
- приказ Минкультуры №526 от 31 марта 2015 г.;
- ГОСТы Р 7.0.97-2016 и 6.10.5-87.
Методические рекомендации по оформлении инструкций делопроизводства также предлагаются Росархивом.
При анализе и оценке практики делопроизводства в России, сложившейся за прошлый период, можно отметить отсутствие единого органа, несущего всестороннюю юридическую ответственность за оформляемую и применяемую документацию в хозяйственной и управленческой деятельности юридических лиц. И как следствие несостоятельность единообразного подхода в данном вопросе. Иногда работа с документацией регламентирована высшими органами государственной власти и управления.
Основополагающее воздействие на регулирование делопроизводства оказывается министерствами и ведомствами, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе РФ.