Что такое документационное обеспечение управления — понятие простыми словами



Гарантией стабильной внешней и внутренней деятельности управленческого аппарата, высокой конкурентоспособности предприятия является организация документационного обеспечения управления.

В условиях современного технологического прогресса наиболее эффективной системой служит электронный документооборот.

Что такое документационное обеспечение управления (ДОУ)



Важнейшим товаром в условиях рыночных отношений является информация.

Конкуренция способствует постоянному отслеживанию новинок в области техники, технологии.

Консолидация сведений во времени называется документами, а деятельность по их формированию — документационное обеспечение управления.

Цель и задачи ДОУ

Целью документационного обеспечения является информирование администрации компании о текущем состоянии дел, принятие обоснованных решений.

Делопроизводство в организации способствует правильному учету, хранению документации, ее систематизации. Для определения главных правил оформления, контроля исполнения и организации работы с деловыми бумагами на предприятии готовят специальную инструкцию. Некоторые компании утверждают единую систему документирования обязательную для всего персонала. Юридической слой наделяется документ при совокупности обязательных элементов.

Объектом являются документы по отдельности, а также вся система, предметом — оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТа.

Задачами данного направления служит отражение управленческой, производственной деятельности компании в соответствующей документации, их рациональное применение на практике.

Отработанный порядок с документами не будет отвлекать специалистов от основных профессиональных задач.

Существует несколько типов организации делопроизводства, каждый хозяйствующий субъект самостоятельно ее выбирает:

  • централизованный — все документы обрабатываются в канцелярии, общем отделе;
  • децентрализованный — делопроизводственные операции делятся между отделами;
  • смешанный — прием и регистрация документов выполняется в одном месте, а хранение и формирование дел — децентрализовано.

Формат делопроизводства выбирается с учетом величины компании, небольшие коммерческие фирмы, как правило, применяют первый тип.

Основные правила и порядок ДОУ



Процесс документационного обеспечения решений руководства состоит из 3-х этапов:

  • обеспечение достоверной информации;
  • создание распорядительной бумаги;
  • контроль за сроками исполнения.

Основные требования по организации документооборота:

  • незамедлительное движение документов, их целенаправленное регулирование;
  • процесс обработки однотипной документации должен быть максимально однообразным;
  • исключение неоправданных перемещений бумаг;
  • однократность операций целевого назначения.

Принятие управленческого решения начинается с получения сведений, их обработки и дифференциации. Эти составные элементы тесно связываются с документационным обеспечением управления.

Полученные данные, а также их количество и продуктивность влияет на получение экономического эффекта.

На предприятиях, где не отлажено направление работы с деловыми бумагами, значительно ухудшается управленческая деятельность, она напрямую зависит от результативности и достоверности приема-передачи данных, грамотного и быстрого поиска, хранения и применения документов.

Когда руководство предприятий осознает необходимость и важность процесса совершенствования ДОУ часто совершают ошибки при попытке его автоматизирования. В такой ситуации выбор способов автоматизации является центральной проблемой.

Самое распространенное направление при решении данного вопроса является автоматизация рабочих мест (отдельных) специалистов: делопроизводителя, секретаря, директора, главного бухгалтера, топ менеджера. При этом методе уязвимым местом в системе является отсутствие электронного взаимодействия (обмена информацией) между специалистами.

Если директором юридического лица поставлена задача по созданию эффективной среды по обработке данных и улучшения качества управления, то необходимо придерживаться позиций:

  • совершенствование направления при подготовке и обработке документных сведений путем создания системы документационного обеспечения предприятия;
  • выбор продуманной стратегии автоматизации, включая правильный отбор  программных комплексов.

Нормативные акты



Координация всей системы делопроизводства и ее методическое сопровождение регламентирована Федеральным архивным агентством.

Разработка формуляров находится в ведомстве Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт), в компетенции организации ВНИИДАД — научно-исследовательская работа в части документоведения и архивного дела.

Специалистам делопроизводства необходимо обратить внимание на положения законов и подзаконных актов:

Методические рекомендации по оформлении инструкций делопроизводства также предлагаются Росархивом.

При анализе и оценке практики делопроизводства в России, сложившейся за прошлый период, можно отметить отсутствие единого органа, несущего всестороннюю юридическую ответственность за оформляемую и применяемую документацию в хозяйственной и управленческой деятельности юридических лиц. И как следствие несостоятельность единообразного подхода в данном вопросе. Иногда работа с документацией регламентирована высшими органами государственной власти и управления.

Основополагающее воздействие на регулирование делопроизводства оказывается министерствами и ведомствами, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе РФ.

Оцените статью
Документы и формы