Любые документы хранятся «не просто так» – период создания, условия, секретность и прочие параметры определяются и учитываются заранее, чтобы не происходило утечки информации, потери конфиденциальности, а также не нарушались унифицированные правила документооборота.
Для определения срока хранения и многих других процессов проводится экспертиза ценности документов, все этапы которой строго регламентированы и должны осуществляться специальными лицами и/или организациями.
Что такое экспертиза ценности документов и для чего она нужна
Ценность любого документа – интегральный показатель, включающий информационный потенциал, авторство, причины создания, место и время подписания, возможность ведения управляющей деятельности и многое другое.
Все документы должны сортироваться, оцениваться и направляться на хранение или уничтожение исходя из их ранее определенной ценности.
Функции экспертизы ценности таковы:
- отфильтровать такие данные, сохранность которых должна непрерывно обеспечиваться;
- определять, какие документы необходимо сохранять, а какие разрешено уничтожить;
- определить изменение временных границ сохранности текстовых данных;
- условий хранения (необходимости ставить гриф секретности и прочее).
На сроки хранения оказывает прямое влияние практическая применимость сведений, имеющихся в документации. Именно этот показатель определяет срок хранения.
Так, по срокам документы бывают:
- краткосрочного хранения (менее 10 лет);
- долгосрочного (более 10 лет);
- постоянного (бессрочно).
Сроки определяются в соответствии с Перечнем, установленным Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года №236.
Оценка ценности должна проводиться несколько раз: как минимум при проектировании «чернового варианта» документа и после его использования, когда решается вопрос с отправкой экземпляра на хранение в архив.
Всего выделяют 4 категории документации, которые нужно выделить при проведении экспертизы ценности:
- первая категория – документы, не завершенные делопроизводством;
- вторая – завершенные делопроизводством в текущем году;
- третья – завершенные делопроизводством в прошлом году и ранее, сроки хранения которых не истекли;
- четвертая – аналогичны предыдущей категории, но сроки хранения уже истекли.
Перечень разрешено нарушать в том случае, если организация решит, что объект обязателен для хранения – тогда этот документ можно отправлять в архив, даже если в списке его нет.
Как проводится
Для проведения экспертизы можно либо приглашать специалистов со стороны, либо собирать комиссию из работников самого предприятия. Второй вариант более распространен на практике, так как только сама организация знает все нюансы области и процессов работы.
Экспертная комиссия собирается из таких членов:
- представитель дирекции (заместитель руководителя или даже сам руководитель);
- начальник отдела кадров или делопроизводства;
- сотрудник архива;
- отраслевые специалисты (не менее 3);
- главный бухгалтер;
- юридический консультант.
Обязательный пункт – нечетное количество человек в комиссии, чтобы при решении любого вопроса последний голос оказывался решающим.
Комиссия, помимо прочего, решает вопросы правильности всего документооборота, согласовывает проекты номенклатуры досье и оказывает всему коллективу делопроизводителей посильную помощь в методической работе по формированию номенклатур досье.
Комиссия собирается как результат приказа, изданного руководителем предприятия. Приказ о проведении экспертизы ценности документов составляется в свободной форме или регламентируется локальными актами организации.
Этапы проведения экспертизы:
- Перебрать все документы, которые следует отправить на утилизацию.
- Особые документы (содержащие коммерческую и государственную тайну) направить в специализированный архив.
- Отобрать бумаги, хранящиеся на временной основе, которые не имеют ни исторической, ни политической, ни хозяйственной ценности.
- Отобрать экземпляры, которые подлежать утилизации как вторсырье.
- Оценить оставшиеся документы, при необходимости скорректировав сроки их хранения.
Экспертиза проводится по критериям, перечисленным в Перечне из приказа Росархива №236.
Из документов, которые должны храниться постоянно, при проведении экспертизы извлекают дубликаты, копии, черновики и иные маловажные элементы.
Результатом проведения экспертизы является подготовка описи каждого сформированного дела и акты о выделении дел, направляемых на утилизацию.
Выводы
Экспертиза ценности документов проводится по различным причинам.
В первую очередь, для определения сроков хранения и выделения маловажных объектов, которые можно отправить на утилизацию.
Для проведения экспертизы собирается специальная комиссия, результатом работы которой являются утвержденные списки документов, направляемых на утилизацию или в архив.
Сроки хранения определяются по правилам Перечня из Приказа Федерального архивного агентства №236 от 20.12.19.