Работник обязан четко соблюдать все требования, прописанные в его трудовом договоре. Сотрудники должны выполнять возложенные на них функции в течении определенного времени, который оценивается как рабочий день и четко отражается в локальной документации предприятия.
Для учета рабочего времени оформляется специальный график, образец которого предлагаем скачать ниже.
Что такое график учета рабочего времени и для чего он нужен?
Рабочий график – это универсальный инструмент, позволяющий организации любой формы собственности оптимизировать трудовой процесс.
Рабочий график может быть нормированным, ненормированным, сменным, гибким и вахтовым. Помимо регуляции временных отрезков работы, он помогает рассчитывать заработную плату и стимулирующие выплаты и определять трудовой стаж. Его разрабатывают работники отдела кадров по приказу руководителя организации или совета акционеров.
Также важно вести график учета рабочего времени (табель), который показывает, сколько тот или иной сотрудник конкретно отработал за отчетный период.
График может разрабатываться по различным принципам:
- Если опираться на временные интервалы, то период, на который утверждается график, может быть установлен на неделю, месяц, квартал или год.
- Если же учитывать объем штата, то он может быть составлен для всего персонала, работников определенного подразделения, подчиненных одной группы (например, должности). Иногда конкретизация проводится до одного сотрудника.
Если сотрудники всегда должны выполнять трудовые обязанности в определенные дни и фиксированные временные интервалы, то прописать эти условия можно в трудовом договоре, а после не делать дополнительных напоминаний и не разрабатывать отдельный график.
Форму учета времени называют табелем. В ней делаются отметки о времени, в которое сотрудник работал или не работал по определенным причинам.
Табель рабочего времени является первичной формой учета и его ведение подчиняется правилам, указанным в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Как правильно составить?
Для составления табеля учета рабочего времени и оплаты труда используется унифицированная форма № Т-12, закрепленная в Постановлении Госкомстата №1. Если типичная структура не устраивает конкретного работодателя, он имеет право видоизменить структуру, издав локальный нормативный акт на предприятии, но табель все равно должен содержать установленный набор информации, перечисленной в части 2 стати 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Заполнение данного графика входит в обязанности работника отдела кадров или иного сотрудника организации, если он получил такие полномочия с разрешения дирекции.
Согласно Поставления Госкомстата, табельщик при заполнении документа должен опираться на установленные условные обозначения. Например, восьмерки обозначают полный рабочий день, а аббревиатура ОНД – оплачиваемый нерабочий день.
При заполнении табеля должны соблюдаться следующие условия:
- Табельщик обязан отражать все сведения, происходящие в трудовой деятельности работника.
- Форма учета рабочего времени должна заполняться и направляться начальнику отдела кадров.
- Итоговый процесс – начисление заработной платы, премий и стимулирующих в зависимости от отработанного времени.
Бухгалтерия и руководитель организации могут предложить одну из двух стратегий заполнения табеля: сплошную и учитывающую отклонения.
Типология такова:
- При сплошной регистрации табельщик должен фиксировать все сведения: все явки и неявки работника на предприятие.
- При оценке отклонений принимается, что в норме сотрудник должен соблюдать рабочий график, а вот отклонения от него (неявку, опоздание, сверхурочно отработанное время) уже следует заносить в табель.
Рекомендуем: Как сделать выписку из табеля учета рабочего времени?
На практике дифференциация методик заполнения зависит от размера штата в организации. В крупных компаниях нецелесообразно отмечать все посещения сотрудников, а вот отклонения необходимы для пересчета выплат. На небольших предприятиях для лучшего контроля производства рекомендуется отображать в табеле все выходы на работу в сплошном порядке.
По суммированному отработанному времени бухгалтерия рассчитывает заработную плату с учетом должностного оклада. Если у работодателя нет материальных ресурсов на компенсацию переработок сотрудника в денежном эквиваленте, он обязан назначить ему отгул или иным образом сократить время работы на аналогичное количество часов. Также существует правило о выходных – кроме вахтовиков, все работники должны иметь в неделю минимум 42 часа непрерывного отдыха.
Скачать бланк
Выводы
Для оптимизации трудового процесса создан одноименный график учета рабочего времени: он бывает нормированным, ненормированным, гибким, вахтовым и сменным.
Для учета фактически отработанного времени работник отдела кадров должен вести первичную форму – табель типовой формы № Т-12. Табель может быть рассчитан на сплошное выставление отметок или учет только отклонений. По отработанному времени сотрудникам начисляют выплаты.