Юрист бесплатно:
+8(800)350-51-83 (регионы) +7(499)938-59-45 (Москва)

Что такое гриф ограничения доступа к документу и когда он проставляется




Управление предприятием, нацеленное на достижения эффекта, базируется на потоке упорядоченной информации. От качества организации работы с ней зависит качество принятых управленческих решений. В современной действительности информация окружает  повсюду.

Для ограничения распространения данных на документе проставляется гриф ограничения доступа — что это такое и как обозначается?


Что такое гриф ограничения доступа к документа



Грифом ограничения доступа называют атрибут делового документа, ограничивающий распространения данных. Применяется он когда оформляется приватный документ, именно это является отличительным знаком от обычной деловой бумаги.

Нормы применения ограничения доступа существуют и меняются они при введении новых, изменение существующих нормативных актов. Виды информации градируются в зависимости от оснований (порядка распространения, предоставления, содержания, автора).

Функционирование системы защиты конфиденциальности информации не должно сопровождаться с одновременным ее нанесением на лист бумаги будущего документа, все мероприятия по защите должны осуществляться заблаговременно.

Изучив нормативные документы, работодатель решает какой гриф ограничения доступа используется на предприятии если существует такая необходимость. Затем в локальной документации предприятия закрепляется регламент работы с конфиденциальными данными. Весь персонал компании знакомится с положениями акта для дальнейшего понимания работы с подобного рода документами.

Где и как проставляется



Присвоение деловой бумаге грифа конфиденциальности должно основываться на ценных и секретных документов компании.

Директор предприятия (руководитель отделов, филиалов) могут присваивать гриф конфиденциальности иному документу, не включенному в перечень, если это не противоречит действующим нормам РФ.

Система ограничения доступа к деловым бумагам не обеспечивает сохранность сведений, но четко организует работу с документацией, формирует систему доступа специалистов к документации.

Гриф ограничения проставляется на самом документе и сопроводительном письме. Реквизит ограничения ставится на всех экземплярах деловой бумаги (отчетная форма, черновик, копия). Он отображается в верхнем углу (правом) на первом листе.

Информация, с ограниченным доступом, разделяется на сведения государственной тайны и иные конфиденциальные данные. Отдельные нормативные документы содержат определение конфиденциальной информации. Данный термин надолго вошел в обиход в связи с принятием закона о защите информации.

Информация, относящаяся к коммерческой тайне, имеет несколько уровней защищенности.

К первому, массовому грифу относится уровень «конфиденциально», ко второму — «строго конфиденциально» (присваивается или изменяется руководителем).

Реквизит ограниченности доступа не фиксируется в сокращенном виде. Под его обозначением проставляется номер экземпляра документа, период действия ограничения, условия его снятия.

Если документ создан в электронном виде, то гриф проставляется на всех страницах. Ниже пометки о доступе прописываются фразы: «лично в руки», только адресату», «лично».

Документы, конфиденциальные в своей массе (безопасность деятельности, профессиональная тайна), обычно не маркируются, потому что без этого наделены ограничением доступа к ним персонала.

Такие метки, как «информация особого внимания», «копии не снимать» предполагают особое внимание по сохранности подобной документации.

Также ставится штамп о том, что сведения без согласия руководителя компании не могут использоваться в коммерческих целях и после отсутствия надобности в них, должны быть возвращены собственнику.

Гриф ограниченности доступа  присваивается:

  • автором документа при составлении проекта;
  • руководителем отдела или компании при согласовании;
  • работником кадровой службы при первичном поступлении.

Основаниями для снятие грифа конфиденциальности являются:

  • корректировка списка конфиденциальных данных;
  • истечение срока действия ограничения;
  • наступление события, способствующее снятию грифа (опубликование новых норм, получение патента на изобретение);
  • обнаружение ошибки по проставлению грифа.

Каждый руководитель, начиная от первого человека предприятия до начальника отдела, и исполнители отвечают персонально за правильное и своевременное установление ограничения доступа к документу, его снятие. По факту все мероприятия, связанные с конфиденциальностью, осуществляются должностным лицом его подписавшим.

Своевременное обозначение реквизита конфиденциальности данных, подлежащих включению в проект будущего документа, является одним из главных элементов защиты документированных данных, обеспечивающим относительно надежную безопасность тайны компании.

Образец



Что такое гриф ограничения доступа к документу и когда он проставляется Что такое гриф ограничения доступа к документу и когда он проставляется
Оцените статью
Документы и формы
Добавить комментарий