Как ставится гриф утверждения документа — образец оформления




Гриф утверждения документа является неотъемлемой частью большинства бумаг нормативного характера. Данный элемент позволяет придать документации легитимность и юридическую силу.

Оформление грифа должно соответствовать всем требованиям действующего трудового законодательства РФ.


Что такое гриф утверждения документа и его назначение?



Деятельность каждой компании подразумевает собой оформление множества документов. Каждая бумага несет в себе определенный смысл, делающий ее распорядительной, управленческой, инструктивной или информационной. Вся документация подобного характера должна иметь юридическую силу.

Организационно-распорядительная документация должна оформляться согласно требованиям, установленным на государственном уровне. Статус фирмы, ее организационно-правовая форма, значения в данном случае не имеет. Правила оформления документации упомянутого типа едины для всех организаций.

В делопроизводстве имеют важную роль следующие регламенты:

  • государственная система обеспечения управления – ГСДОУ;
  • ГОСТ от 2016 года – Р 7.097-2016;
  • ГОСТ от 2013 года – Р 7.0.8-2013.

Оформление документов в едином виде позволяет добиться следующих результатов:

  • приобретение бумагами юридического статуса;
  • возможность оперативного ведения документооборота в организации;
  • быстрая идентификация и поиск необходимых документов;
  • автоматизация процесса оформления бумаг.

Гриф утверждения является обязательным элементом некоторых бумаг. В ГОСТе данному реквизиту присвоен порядковый номер 16. Описание данного элемента, информация о его необходимости и технология оформления также присутствует в регламенте.

В каждой организации должен быть список документов, подлежащих обязательному утверждению. На бумагах из этого списка должен присутствовать гриф.

Перечень документации, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству. При его составлении необходимо руководствоваться отраслевыми нормативами и соответствующими требованиями.

Точного перечня документов, подлежащих обязательному утверждению, в трудовой документации, действующей на территории РФ, нет. Поэтому в каждом компании данный список определяется в зависимости от необходимости.

Следует отметить, что документы, имеющие распорядительный характер, в большинстве случаев не утверждают. Следовательно, грифа на них быть не должно. Связано это с тем, что приказы и распоряжения подписывают главные руководители фирмы. Их подписи и выступают в качестве утверждения.

Основное назначение грифа утверждения – придание документу юридической силы. Бумаги могут утверждаться двумя способами – должностным лицом или соответствующим распорядительным актом.

Чаще всего гриф проставляется на следующих бумагах:

  • должностные инструкции и другие материалы инструктивной направленности – по охране труда, технике безопасности и т.п.;
  • отчеты – командировочные, по НИОКР, техническим испытаниям;
  • локальная нормативная документация;
  • штатное расписание, численность сотрудников;
  • организационная структура компании;
  • сметы, в том числе по расходам;
  • перечни и регламенты различного характера.

Где и как ставится?



Информация о расположении грифа утверждения отражена в правилах оформления организационно-правовой документации.

В соответствии с регламентом, место для размещения элемента располагается в правой верхней части титульного листа.

Действующим ГОСТом установлено содержание грифа.

В ситуации, когда документация утверждается одним должностным лицом, он подразумевает собой 4 строки. каждая из них несет определенный смысл и информацию:

  1. Слово «УТВЕРЖДАЮ».
  2. Полное наименование должности лица, утверждающего документ.
  3. Личная подпись утверждающего лица с расшифровкой.
  4. Дата проставления записи об утверждении.

Образец



Как ставится гриф утверждения документа - образец оформления

Выводы

Гриф утверждения – обязательный реквизит некоторых документов. Благодаря данному элементу бумаги приобретают юридическую силу. В связи с этим подойти к организации процесса его оформления необходимо с особой важностью.

Согласно ГОСТу, данный реквизит должен располагаться в правой верхней части титульного листа. В стандартном случае элемент имеет 4 строки. При необходимости они могут смещаться к центру листа.

Оцените статью
Документы и формы
Добавить комментарий