Подавляющее количество деловой документации, создаваемой на предприятии или поступающей в нее, содержат сведения о состоянии внутренних (внешних) дел юридических лиц.
Роль информационн-справочных документов — вспомогательная, исполнение таких писем не является обязательным. В статье даются пояснения, что относится к данной группе документации и приводятся конкретные примеры и образцы.
Что такое информационно-справочные документы?
Подобные документы предназначаются для передачи сведений от одного адресата другому или для фиксирования информации.
В случае одобрения содержания документа проставляется резолюция руководителя, что служит основанием для принятия решений при выборе способа управленческого воздействия.
В информационно-справочных документах не содержатся поручения, нет обязательств по их выполнению. Особенность заключается в том, что они движутся снизу вверх по управленческой системе: от сотрудника к начальнику отдела, от руководителя отдела до главы компании, от подведомственного учреждения в вышестоящее.
Рекомендуем ознакомиться с информацией о других видах документов:
Какие бывают — виды
Информационно-справочные документы объединяются назначением (вспомогательная направленность) и общим способом регистрации: отсутствует централизованная регистрация. Отдельные бумаги не регистрируются совсем, в остальных моментах за регистрацию отвечают авторы документов.
Вся документация информационно-справочного характера делится на составляющие части:
- входящие — письма, отчеты от головных предприятий, обособленных подразделений, обращения граждан;
- исходящие — отчеты о выполнении входящих запросов, инициативные и информационные письма, оформленные организацией;
- внутренние — служебные записки, отчеты, протоколы, подтверждающие деятельность компании.
В документооборот юридических лиц входят несколько видов информационно-справочных документов, различающихся своим назначением:
- докладная записка — составляется на имя директора (внутренняя), содержит факты, сведения, предложения по принятию управленческого решения, если направляется за пределы компании, считается внешней документацией;
- служебная записка — документ используется для передачи информации между структурными подразделениями (отделами);
- предложение — письменная инициатива сотрудников, направленная на внесение в действующий трудовой процесс предложений по его совершенствованию;
- объяснительная записка — адресуется руководителю учреждения и пишется от руки с подробным описанием проступка, внештатных ситуаций, нарушений трудовой дисциплины или служит приложением к главному документу, поясняющим отдельные пункты;
- заявление — личная просьба сотрудника или ходатайство о выявленных нарушениях должностных лиц (направляются на имя директора);
- представление — инициативно направленный документ по вопросам кадровых перестановок, награждения, материального стимулирования персонала;
- справка — подтверждает какие-либо факты служебного характера или события, удостоверяющие юридический факт (с места учебы, работы, о заработной плате, месте проживания);
- протокол — содержит последовательную запись процесса обсуждения насущных вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, заседаниях постоянно действующих и временных коллегиальных органов;
- акт — составляется чаще комиссией (постоянно действующей или специально назначенной) и подтверждает установленное ее членами действие, отличается широким разнообразием по назначению и содержанию, иногда акт составляется одним или несколькими специалистами;
- расписка — подтверждает совершенное действие, как правило, получение денежных средств или материальных ценностей;
- доверенность — наделение полномочиями в письменном виде, выдаваемое руководителем специалисту для представления организации перед третьими лицами.
В организации могут возникать и иные виды информационно-справочной документации, главное, чтобы они отвечали основным требованиям: оперативное движение и их целенаправленное регулирование, однократность операций целевого значения, исключение лишних инстанций прохождения (все перемещения должны оправдываться деловой необходимостью).
Основные правила оформления и реквизиты
Главными моментами составления информационной или справочной документации являются:
- регистрация каждого документа с указанием даты и порядкового номера,
- обозначение автора документа (структурное подразделение, специалист),
- проставление визы руководства и подписи (в докладных и объяснительных записках автор и подписи аналогичны), иногда ставится печать.
Все указанные пункты влияют на силу документа с юридической точки зрения и государственного стандарта, обеспечивают его официальность и бесспорность.
На предприятиях внутренние документы печатаются на бланке с обозначением структурного подразделения (для служебной переписки). Бланки изготавливаются на листах формата А4.
Бланки используются строго по назначению и без подписи директора или его уполномоченного представителя не могут передаваться иным предприятиям, лицам.
При подготовке справочно-информационного документа должны соблюдаться принципы:
- структурирование текста (введение, изложение, заключение);
- краткость изложения при полноте информации;
- объективные и достоверные сведения.
Стиль служебных документов не допускает повторов и излишних подробностей, нейтрального тона повествования. В бумагах употребляется специальные термины, безличный характер изложения, исключаются заимствованные слова, имеющие аналог в русском языке.
Если в тексте используются наименования юридических лиц (полные или сокращенные), то они пишутся в строгом соответствии с учредительными документами.
Процедура принятия управленческих решений основана на обработке и сборе сведений о фактическом состоянии дел в системе управления в разных источниках/
В отличие от распорядительных справочно-информационные документы не требуют исполнения. Информация, содержащаяся в них, способна побудить к действию или только принята к сведению. Подобные бумаги являются основой для издания распоряжений по личному составу.
Скачать образцы
Пример информационно-справочных документов: