Грамотно организованный документооборот в организации включает в том числе контроль исполнения документов. Что это такое и каким образом на предприятии контролировать факт выполнения распоряжений и поручений?
В статье разобраны виды контроля, а также основные этапы по организации данной процедуры в делопроизводстве.
Контроль исполнения документов в делопроизводстве — что это такое
Если какой-либо документ поступает в организацию, ему присваивается номер – входящий регистрационный номер – и назначается конкретный исполнитель.
При этом руководитель, который в организации распределяет ответственность за работу с документацией, либо назначает исполнителя для совершения необходимых процедур, либо добавляет к этому назначению дополнительное поручение, конкретизирующее задачу по обработке входящей документации.
Кроме того, руководитель, который поставил эту задачу перед исполнителем, должен соответствующим образом контролировать ход её выполнения.
Контроль исполнения документа, переданного в обработку на конкретном предприятии, сводится к решению следующих задач:
- Мониторинг самого процесса исполнения, предполагающий получение своевременной информации о том, как обрабатываются все деловые бумаги – не только внутренние, но и внешние (то есть входящие и исходящие). Проверка осуществляется и в отношении распоряжений и поручений, отданных руководителем устно.
- Систематизация и обобщение сведений, характеризующих результаты и сам процесс работы с конкретным документом в организации. Эта информация должна предоставляться руководству своевременно.
- Подготовка и формулировка конкретных рекомендаций, направленных на совершенствование работы с документацией (внутренней, входящей, исходящей) в данной организации. Большое внимание при этом нужно уделять укреплению дисциплины исполнителей.
Как вариант, контроль исполнения деловой (официальной, служебной) бумаги может осуществляться в организации с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.
Это практикуется, если сам документ обрабатывается в соответствующей системе электронного документооборота. Когда деловая бумага регистрируется в такой системе, сразу же фиксируются следующие сведения:
- Название и реквизиты.
- Дата регистрации на предприятии (в данной системе).
- Исполнители, которым поручена обработка.
- Суть задачи (поручения), подразумевающей обработку.
- Дата завершения процедур исполнения. К наступлению этой даты должен быть получен конкретный результат обработки.
Организация контроля осуществляется на следующих уровнях одновременно:
- Руководитель компании отслеживает работу ключевых подразделений, получая информацию от начальников этих подразделений.
- Начальник конкретного подразделения контролирует исполнителей, то есть своих подчиненных, работающих в данном подразделении.
- Служба делопроизводства, подотчетная руководителю компании, также проверяет ход исполнения, контролируя соблюдение предусмотренных сроков. Контроль осуществляется не только вручную, но и с помощью автоматических средств.
Руководитель, который контролирует исполнение документа, должен узнать, ответил ли исполнитель на данную деловую бумагу, в какие сроки обработан этот документ (уложились ли в регламентированные сроки), обработан ли он надлежащим образом (точность исполнения ).
Классификация и виды
В организации контроль исполнения документов имеет следующие ключевые разновидности:
- Контроль осуществляемых действий.
В практике документооборота он используется для процедур исполнения, в отношении которых имеются жесткие ограничения по времени. Лимиты могут устанавливаться как самой организацией (её руководством), так и для организации извне (внешними субъектами).
Такую разновидность контроля целесообразно практиковать, если в системе управления документацией деловая бумага регистрируется до её передачи конкретным исполнителям, получившим надлежащие поручения от руководства.
- Контроль местонахождения.
Этот способ проверки практикуется, если деловая (официальная) бумага выдается конкретным наемным сотрудникам для применения в рабочих целях, подлежит изъятию из системы документооборота для передачи на хранение в архив или для последующего уничтожения.
В процессе такого контроля фиксируются факты предоставления служебных бумаг соответствующим работникам, факты передачи этих документов между сотрудниками или разными отделами, а также даты перемещений бумаг и даты их возврата на установленное место нахождения (хранения).
Сложившаяся практика документооборота свидетельствует об одновременном использовании в организациях обоих видов контроля, рассмотренных выше.
Какие этапы включает
Контроль исполнения документов реализуется как последовательность таких стадий (процедур):
- Деловая бумага поступает на контроль в организации.
- Проверяется своевременность ее передачи определенным исполнителям.
- Предварительно контролируется процесс исполнения.
- Осуществляется надлежащее регулирование (корректировка) процесса.
- Документ снимается с контроля в установленном порядке.
- Исполненная (обработанная) деловая бумага направляется для хранения (как вариант, уничтожения).
- Итоги контроля учитываются, систематизируются, обобщаются, а затем изучаются и анализируются.
- Руководство получает информацию о процессе исполнения и его итогах.
Важное условие – контролировать нужно только те документы, которые были зарегистрированы в данной организации должным образом.