Законодательством РФ оговорено, что в обязательном порядке личные дела нужно составлять только для госслужащих. Однако большинство российских работодателей также считают нужным оформлять их на всех своих сотрудников, что, конечно, требует определенных усилий, но приносит ощутимую пользу.
Обязательно ли работодателю заводить личные дела на своих работников, какие документы входят в его состав, как оформляется, ведется и хранится соответствующая документация.
Когда на работника нужно заводить личное дело?
Целым рядом нормативно-правовых актов РФ установлено, что личные дела необходимо заводить на граждан, трудящихся в государственных (муниципальных) официальных структурах.
Такая обязанность имеется у их работодателей. Соответствующие требования предусматриваются законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 (регулирует сферу архивного дела в РФ), законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 (регламентирует использование персональных данных), законом № 79-ФЗ от 27.07.2004 (устанавливает правила гражданской госслужбы РФ) и, конечно, отдельными нормами Трудового кодекса РФ.
Что касается организаций, относящихся к коммерческой (негосударственной) сфере, то они не обязаны заводить личные дела в отношении своих наемных работников.
Однако многие организации-работодатели, действующие на праве частной собственности, также считают нужным формировать личные дела сотрудников. Такая практика обеспечивает систематизацию кадрового делопроизводства, упрощает поиск нужных сведений о работниках, улучшает работу с персоналом и повышает эффективность управления человеческими ресурсами на предприятии.
Самому работнику также интересно, чтобы работодатель вел и хранил его личное дело. Это благоприятствует карьерному развитию сотрудника, его продвижению по служебной лестнице в организации.
В личном (персональном) деле трудящегося гражданина отражаются все важные сведения:
- Характеристика личности сотрудника.
- Трудовые заслуги данного работника.
- Информация о его карьере (смена видов деятельности, переводы в другие подразделения организации-работодателя, назначения на новые должности, повышения по службе, прочие сведения).
- Информация о поощрениях и санкциях (выговорах).
- Другие сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (как позитивные, так и негативные).
Примечательно, что в личном (персональном) деле трудящегося могут отражаться как положительные, так и отрицательные сведения о его работе. Данное обстоятельство дисциплинирует наемного сотрудника, мотивирует его регулярно улучшать свои трудовые показатели.
Личное дело открывается работодателем на работника при его трудоустройстве – после надлежащего оформления сторонами трудовых отношений.
В дальнейшем досье сотрудника пополняется новыми сведениями и дополнительными документами, если, конечно, возникает такая необходимость.
Какие документы входят в состав?
Список документов, обычно включаемых в личное дело госслужащего (или муниципального служащего), строго регулируется законодательством РФ. Для сотрудников негосударственных компаний указанный перечень может определяться внутренними актами самих работодателей.
В дело трудящегося гражданина могут входить следующие документы:
- Заявление физлица о трудоустройстве к данному работодателю.
- Копия гражданского паспорта трудящегося гражданина, которая содержит его личные сведения, информацию о месте жительства и семейном положении.
- Трудовой договор, заключенный сторонами (экземпляр, который остался у работодателя).
- Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве к данному работодателю.
- Трудовая книжка физлица-работника.
- Документация, доказывающая наличие у физлица образования.
- Справка из медучреждения о прохождении физлицом осмотра (плюс результаты этого медосмотра).
- Обязательное медицинское страхование наемного сотрудника (справка).
- Постановка физлица-налогоплательщика на учет в налоговой службе (справка).
- Сведения о постановке физлица на воинский учет (документ).
- Привлечение трудящегося к уголовной или административной ответственности (бумага, подтверждающая наличие/отсутствие соответствующих фактов).
- Наличие у трудящегося особых прав, относящихся к выполнению работы (документальные подтверждения). Например, это могут быть право вождения автотранспорта, работа со взрывоопасными веществами.
- Результаты проверки трудящегося лица, проведенной службой безопасности работодателя (акт такой проверки).
- Автобиография трудящегося.
- Налоговая декларация трудящегося (заполненный документ).
- Приказ директора компании о приеме данного гражданина на работу.
- Распоряжения руководства о переводе трудящегося лица на иные должности в этой же организации.
- Трудовые поощрения, награды, благодарности, выговоры и т.п.
- Личное фото трудящегося.
- Прочая информация, подтвержденная документами.
Документация для личного дела обычно передается работником в виде копий, подлежащих заверению. Все оригиналы представленных бумаг возвращаются сотруднику (после надлежащего подтверждения у работодателя).
Нельзя вносить в личное (персональное) дело работника документы, не относящиеся к его трудовой деятельности, имеющие противоправное содержание или несущие личные сведения физлица.
Порядок формирования и ведения
Формирование личного дела трудящегося гражданина осуществляется на предприятии в соответствии с приказом директора.
Обязанности по ведению и хранению такого досье возлагаются обычно на специалиста кадровой службы компании-работодателя (как вариант, бухгалтерского отдела организации).
За сохранность отвечает его работодатель (уполномоченный специалист работодателя).
Персональное дело сотрудника представляет собой комплект документов, скомпонованных в одной папке (или в одном файле). Оно ведется работодателем по следующим правилам:
- Папка имеет обложку – титульный лист, на котором отображаются номер папки (согласно номенклатуре, установленной работодателем), ФИО работника, название компании и место её нахождения (город), а также год, с которого началось ведение этого дела. Ошибки и неточности не допускаются.
- Все листы персонального дела обязательно нумеруются (в том числе обложка).
- Вкладываются листы (документы) в порядке, установленном по усмотрению лица, отвечающего за ведение дела. Как правило, сначала вкладывается анкета, собственноручно заполненная работником (это первый лист), а затем – все остальные бумаги. Рекомендуется следовать хронологическому порядку – от ранних к новым.
- Завершенное дело всегда прошивается шнуровкой, дополняется описью, а затем скрепляется подтверждающим документальным актом с подписью директора.
Предпочтительный подход к хранению дел – алфавитный порядок. Это облегчает поиск нужной папки.
Что делать при увольнении сотрудника?
Если сотрудник увольняется, его личное дело завершается кадровым специалистом предприятия-работодателя.
При этом нужно проверить наличие всех документов, убедиться в соблюдении хронологии листов, сверить нумерацию страниц.
После этого составляются опись листов дела, которая подшивается первой страницей, и так называемый лист-заверитель, который содержит описание данного дела и подшивается последней страницей.
На обложке – титульном листе – прописываются дата завершения данного дела (согласно приказу директора) и срок его дальнейшего хранения.
Порядок и сроки хранения
Персональное дело трудящегося хранится у его работодателя в особом месте. Таким местом может стать сейф или, как вариант, специально отведенное помещение, доступ в которое тщательно контролируется.
Если дело завершено до 01.01.2003, его следует хранить минимум 75 лет. Если дело завершено после 01.01.2003, оно хранится минимум 50 лет.
Выводы
Принимая сотрудника на работу, работодатель запрашивает у него определенные сведения. Достоверность и правдивость получаемой информации должны подтверждаться пакетом конкретных документов, в обязательном порядке предоставляемых трудоустраиваемым лицом.
Данные сведения нужны работодателю не только при трудоустройстве гражданина, но и на протяжении всего времени работы этого человека в организации.
По факту подписания трудового договора документация, предоставленная работодателю, передается в кадровую службу организации с целью оформления и хранения личного дела трудоустроенного работника.