Лист согласования является дополнительным элементом делопроизводства и необходим при работе с локальными нормативными актами предприятия, преимущественно имеющими организационно-распорядительный характер.
Все замечания, сноски, пометки выносятся на отдельный лист, который в практике современного документооборота и называется листком согласования. Он имеет вид бланка и используется почти повсеместно. Внизу статьи предлагаем скачать образец составления при согласовании договора.
Что такое лист согласования договора
В зависимости от разновидности листки согласования могут выполнять различные функции.
Обобщенно назначение таково:
- заверение юридической силы договора между двумя сторонами сделки;
- внесение оперативных корректировок в момент заключения (если типовая форма не удовлетворяет одну их сторон);
- регулирование разногласий и/или точности формулировок, когда договор уже был принят;
- формирование «черновика» договора, который пока не подтвержден и находится в разработке представителей от обеих сторон.
Лист как часть совершенствования договора характерен не только для соглашений между контрагентами, но и при заключении коллективных договоров на предприятии, формировании локальных нормативных актов в компании, деятельности профсоюзных организаций.
Основная задача листа согласований – минимизация рисков при заключении любого договора и документа с аналогичной юридической силой.
Лист можно назвать «охранной грамотой», потому что он позволяет принять соглашение в таком виде, чтобы он соответствовал политике обеих сторон сделок. В случае профсоюзов и других выборных организаций листок согласования должен защищать интересы работников.
Виды
Листы согласования подразделяются на несколько групп. Документы одинаковы для всех сфер деятельности, однако подразделяются с учетом предмета документов.
Листы согласования бывают:
- универсальными – когда форма, структура и назначение документов одинаковы для всех документов, заключаемых в организации;
- индивидуальными – когда новый бланк составляется для каждого документа и максимально полно учитывает его особенности для отображения в итоговой форме листа.
Индивидуальные листы могут включать штатных и приглашенных специалистов, являющихся экспертами в обсуждаемом вопросе, тогда как в универсальные стандартно вносят правки те работники, в чьи должностные обязанности входит процесс утверждения листов согласования документов.
Независимо от типа может оформляться на бумаге или в цифровом виде – как файл системы электронного документооборота (СЭД).
Также лист любого типа должны согласовать ряд лиц:
- составитель (автор);
- начальник подразделения, ответственный за разработку проекта;
- заместитель руководителя предприятия, координирующий отдел разработки;
- руководители отделов или организаций, заинтересованные в принятии решений.
Все участники процесса должны быть перечислены в листе и заверить свое согласие с окончательной формой документа, поставив личную подпись.
Как оформить
Как правило, автором zвляется сотрудник юридического отдела или иной работник организации под руководством приглашенного юридического консультанта. Типовой формы не предусмотрено, поэтому установить локальные нормы можно путем создания отдельного акта на предприятии.
Документ должен отражать всю необходимую информацию, соответствовать нормативам официально-делового стиля и унифицированным правилам делопроизводства.
Структура составления для целей согласования договора такова:
- После названия перечисляются стороны-участники (с наименованиями и кодами деятельности). Здесь же приводится предмет договора.
- Основная часть оформляется в виде таблицы, столбцы которых содержат данные о порядковом номере пункта, наименовании подразделения, должности ответственного работника с личной подписью с расшифровкой, дате согласования и замечаний или предложений.
- Ниже за пределами таблицы оговаривается общая сумма договора, если он решал финансовые вопросы. Здесь же прописываются ФИО и должность контрагента и телефона исполнителя. Строчкой ниже указываются ФИО контрагента, взявшего договор на подписание и дату, когда это было осуществлено.
Штампы и печати использовать не обязательно, но желательно. Лист подготавливается в единственном экземпляре, но при необходимости с него можно снимать копии. Срок согласования не фиксирован, но, как правило, не превышает одного календарного месяца.
С договором и листом согласования к нему обязаны ознакомиться:
- начальник структурного подразделения, занимающегося подготовкой;
- юридический консультант;
- главный бухгалтер;
- специалист отдела кадров или службы охраны труда
- руководитель предприятия или его заместитель.
Храниться должен вместе с договором, условия которого он заверяет. Минимальный срок хранения равен 5 годам.
Скачать образец
Выводы
Лист согласования документов нужен для корректировки и заверки условий договором между контрагентами, профсоюзом/работодателем и другими организациями.
Создается юристом и включает табличную часть. Заверять документ должны все лица, упомянутые в тексте. Желательно ставить печати или штампы. Хранится вместе с договором не менее 5 лет.