Лист-заверитель является учетным документом и содержит информацию о деле, к которому он относится. В статье представлен образец заполнения данного бланка в качестве примера.
Правильным образом составленные документы позволяют поддерживать порядок в кадровых бумагах, а также избежать проблем и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
Что такое лист-заверитель дела
Представляет собой документ, содержащий информацию о деле, к которому он относится. На момент его оформления дело должно быть пронумеровано и сшито. Заверительный лист составляется в момент его передачи для хранения в архив. Данный бланк имеет второе название – его часто именуют заверительной надписью дела.
Указанный документ относится к категории учетных. Объясняется это тем, что он включает в себя данные об особенностях содержания дела, а также специфике формирования документа.
В заверителе отображаются сведения об общем числе листов, фиксируются нестандартные моменты в нумерации документации, если таковые имеются.
В целом, это отдельная страница, после оформления которой специалист, несущий ответственность за данную функцию, подшивает ее к соответствующему делу.
Как оформить
Для ряда документов, представляющих собой особую важность, действующим на территории РФ законодательством установлены образцы, которыми необходимо руководствоваться при их оформлении. Лист-заверитель является одним из таковых.
Приказом Минкультуры РФ №526 установлено, что, процедура заполнения заверительной надписи считается составной частью процедуры оформления различных дел. По этой причине был разработан образец бланка листа-заявителя. Для того чтобы его найти, достаточно ознакомиться с Приложением 8 правил архивного дела — скачать его пустой бланк и образец заполнения можно в статье ниже в формате ворд.
При необходимости на предприятии может использоваться собственный вариант оформления заверительной надписи дела. Использование унифицированного образца не является строгим обязательным правилом.
Среди реквизитов листа-заверителя должна присутствовать информация стандартного характера:
- наименование документа;
- инициалы и должность лица, оформляющего бумагу;
- личная подпись ответственного с расшифровкой;
- дата создания.
В самом листе должны присутствовать следующие данные о личном деле гражданина:
- номер дела;
- общее итоговое число листов – указывается в цифровом и письменном выражении;
- пропущенные номера;
- литерные номера. Под таковыми номерами подразумевают цифры с дополнительным буквенным обозначением, к примеру, 1а (при наличии таковых). Внутренняя опись в подсчете не участвует;
- количество листов внутренней описи;
- характеристика физического состояния дела, в том числе особенности его оформления и ведения.
Если в деле присутствуют так называемые «особенные» листы, факт их наличия отражается в листе-заверителе. Страницами с особенностями могут считаться следующие:
- с наклеенными фотографиями или другими изображениями;
- имеющие нестандартные формат;
- с нестандартными повреждениями – к примеру, порванные или плохо читаемые страницы вследствие пролитых на них жидкости.
Заверительная надпись оформляется на чистом листе формата А4. Ошибок и исправлений не допускается. Заполняется в момент, когда папку с документами готовят для передачи на хранение в архив компании.
Заверитель оформляется для всех дел без исключения. Необходимость его наличия установлена на законодательном уровне.
Согласно действующим на территории РФ нормам ведения документооборота, дело, подготавливаемое для передачи на хранение в архив организации по окончанию календарного года, обязательно должно иметь лист-заверитель.
Оформленный соответствующим образом документ прикрепляется в конец папки с документами. При этом он не должен располагаться на титульнике или обороте последней страницы.
Скачать образец заполнения
Скачать бланк листа-заверителя дела word.
Выводы
Лист-заверитель – документация, оформляемая в процессе подготовки личного дела для передачи в архив предприятия. Для грамотного составления заверительной надписи разработаны специальные правила, использование которых является обязательным.
Представляет собой документ, в котором содержится основные данные о содержании дела и особенностях его заполнени. Отображаются сведения о количестве страниц, наличии листов с дефектами и т.д.
Занимается оформлением указанного документа, как правило, сотрудник, ответственный за ведение внутреннего документооборота – специалист отдела кадров.