Каждый первичный документ имеет определенные реквизиты, которые в обязательном порядке включаются в бланк для придания ему юридической силы.
Не имеет значения – унифицирован ли образец бумаги, или разработан самостоятельными силами руководства компании. В статье приведен список тех реквизитов, которые нужно включать в бланк во избежание нарушения законодательства.
Что такое первичные документы?
Первичные документы, часто именуемые «первичкой», знакомы каждому бухгалтеру и имеются в каждой организации. Точного списка, какие бумаги относятся к таковым, не существует. Разобраться в этом вопросе не всегда под силу даже опытному профессионалу.
В бухгалтерском учете под первичной документацией принято понимать документы, которые подтверждают сделку налогового плательщика. Данная тема касается операций, связанных с хозяйственной деятельностью предприятия и имеющий экономический смысл.
Более подробная информация по указанным видам бумаг отражена в ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете». Документация подобного характера должна оформляться в соответствии с указаниями и требованиями, присутствующими в нормативном акте.
Список документации, являющейся первичной, в каждой компании может быть разным. Все зависит от особенностей деятельности организации и действий, в ней осуществляющихся. Оформление первичной бумаги, как правило, происходит в момент совершения хозяйственной операции. Документ является ее подтверждением.
С особым вниманием необходимо подойти к оформлению первички на сделках, где сторона компании является покупателем. В данном случае организация несет расходы, следовательно, должна быть заинтересована в правильности составления бумаг. Первичные документы, оформленные неправильным образом или с наличием ошибок, не принимаются налоговыми органами.
Документация, речь о которой идет в данной статье, имеет определенный срок хранения. Он, согласно установленным правилам действующего на территории РФ законодательства, должен быть не менее 5 лет. В течение данного периода ФНС при необходимости может сделать запрос для какой-либо проверки или других целей.
При отсутствии запрашиваемого документа руководству компании грозят штрафные санкции. Их размер может варьироваться в пределах от 10 до 30 тысяч рублей.
Первичка может храниться как в обычном, так и электронном архиве. Допускается использование любого из вариантов хранения документации.
Первичная документация разделена на 2 классификации – внутреннюю и внешнюю. Первая предполагает описание операций, совершенных внутри компании, составившей документ. Вторая – для фиксации сделок между несколькими агентами (организациями).
Внутренняя первичка включает в себя следующие виды бумаг:
- распорядительные – приказы, распоряжения;
- исполнительные – для документального оформления операций, совершенных в текущем периоде;
- бухгалтерские – различные журналы и книги учета.
Любой первичный документ бухгалтерского учета должен иметь набор реквизитов, перечень которых определен в ст. 9 Закона №402-ФЗ.
Перечень обязательных реквизитов
Бланки для оформления первички могут быть как унифицированными, так и разработанными на предприятии образцами. При этом важно учесть, что на законодательном уровне определен перечень бумаг, заполнение которых в обязательном порядке должно осуществляться исключительно при использовании типовых форм. Менять структуру и содержание таких бланков самостоятельно нельзя. Типичным примером такового является кассовая первичка – ордеры расходного и приходного характера, кассовые книги и т.п..
Образцы документов, утвержденные в компании, закрепляются локальным актом. В процессе разработки неунифицированных форм необходимо руководствоваться спецификой трудовой деятельности компании.
Ранее первичные документы должны были оформляться только по унифицированным формам, разработанным Госкомстатом. С 2013 года у коммерческих предприятий появилась возможность внедрения собственных образцов. Несмотря на это, некоторые требования подлежат соблюдению во всех случаях. Таковыми являются обязательные реквизиты.
Даже на формах для оформления первичных документов, разработанных самостоятельно в компании, должны присутствовать следующие реквизиты:
- название бланка;
- дата оформления документа;
- полное наименование организации, от имени которой составляется бланк;
- основная часть с содержанием факта совершения хозяйственной операции;
- единицы измерения в натуральном выражении. К примеру, штуки или рубли;
- наименование и инициалы должностных лиц, на которых возлагается ответственность за совершение хозяйственной операции и правильность оформления первичного документа;
- подписи ответственных с расшифровками.
Информация об обязательных реквизитах первичной документации отражена в ФЗ №402. Для некоторых бланков могут устанавливаться другие реквизиты, обязательные к отражению.
Первичные документы, оформляемые в процессе профессиональной деятельности компании, должны быть закреплены в нормативных актах фирмы и ее учетной политике. Как правило, минимальный срок действия таковой, до ее обновления – 1 год.
Первичная документация – это бумаги, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и придающие данному процессу экономический смысл. Для оформления подобных документов предусмотрены обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в нем вне зависимости от того, какой используется образец – унифицированный или разработанный в компании.
Первичка может оформляться как в бумажном, так и электронном виде – действующим законодательством допустимы оба варианта. Главное при этом – соблюдать все установленные требования.
При использовании бумажных документов на них обязательно должны присутствовать личные подписи ответственных лиц. При электронном виде оформления документа ставится подпись соответствующего вида.