Опись вложения в письмо представляет собой дополнительную услугу, предлагаемую Почтой России и оформляется по типовому бланку ф 107, скачать который можно в word ниже.
Данной опцией пользуются клиенты, совершающие ценные почтовые отправления. Например, при отправке документов письмом.
Когда оформляется опись вложения?
Опись вложения – это задокументированный список содержимого почтового отправления. Она составляется отправителем письма по унифицированному шаблону Ф 107, разработанному и утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» № 114-п от 17.05.2012.
Соответственно, такая документальная форма применяется исключительно для ценных почтовых отправлений, высылаемых физлицами или юрлицами через Почту России в пределах территории РФ.
Заполняется бланк ф 107 самим отправителем ценного письма по определенным правилам в двух равнозначных экземплярах.
Как известно, ценным отправлением считается такая разновидность почтового отправления, в отношении которого отправителем указывается так называемая объявленная ценность, прописываемая в отдельной графе описи вложения для каждой позиции содержимого.
К ценным отправлениям, совершаемым через Почту России, относятся посылка, бандероль, а также ценное письмо.
Ценное письмо с прикреплением описи вложений обычно отправляется, когда необходимо переслать адресату какие-либо документы, представляющие особую важность и имеющую объявленную (названную) ценность. Например, если высылается налоговая отчетность или официальные бумаги, заверенные нотариусом.
Принимая у отправителя ценное письмо для его последующей пересылки указанному адресату, операционный сотрудник Почты России выполнит следующие действия:
- Проверит соответствие между содержимым отправления и представленной описью (отправитель передает сотруднику почты письмо с прикрепленной описью в открытом виде).
- Проставит на бланке ф 107 соответствующий штамп, содержащий текущую дату (то есть дату отправки), и личную подпись. Ее наличие позволяет отправителю избежать санкций, начисляемых за несвоевременное представление тех или иных документов. Например, при подаче налоговой отчетности, направляемой ценным письмом с описью вложения, дата его принятия Почтой России будет считаться датой представления налоговой отчетности в ФНС.
- Первый экземпляр подготовленной описи вкладывается операционным сотрудником почты в отправляемое письмо, а второй — сразу же возвращается отправителю с надлежащим штампом почты.
Следует также знать, что наличие описи вложения в ценном отправлении позволяет адресату – получателю – потребовать, чтобы сотрудник почты перед выдачей вскрыл данное письмо для проверки содержимого. Если вдруг выяснится, что содержимое пришло к адресату не в должном объеме, операционный сотрудник оформит необходимый акт и передаст его в вышестоящую структуру для расследования ситуации и выплаты отправителю (адресату) надлежащих компенсаций.
Что касается привычного заказного письма, то его не получится отправить с прикреплением описи, так как она прикладывается только к ценному отправлению.
Единственное отличие между этими двумя разновидностями писем, пересылаемыми с помощью Почты России, состоит в том, что ценное отправление предусматривает обязательное указание так называемой объявленной ценности, в то время как заказное — вовсе не подразумевает данной необходимости.
Как заполнить ф 107 при отправке письма Почтой России?
Бланк описи вложения, оформленный по шаблону Ф 107, можно взять в любом почтовом офисе абсолютно бесплатно. Как вариант, отправитель скачивает эту форму в интернете, а затем распечатывает её. Ниже дана ссылка, по которой можно скачать актуальный бланк ф 107 в формате word.
Бланк заполняется отправителем самостоятельно в двух равноценных экземплярах.
Шаблон описи вложения, используемой при отправке ценного отправления через Почту России, предусматривает указание следующих сведений:
- Таблица с перечнем содержимого. Для каждого вложенного предмета указываются порядковый номер, название, количество, а также объявленная ценность, которая исчисляется в рублях и определяется на усмотрение самого отправителя (например, в соответствии с рыночной ценой предмета). Чем больше объявленная (названная) ценность, тем дороже будет стоить его отправка.
- Общее количество отправляемых предметов (в штуках) – это суммарный итог по графе количества предметов (проставляется цифрами).
- Совокупная объявленная ценность (стоимость) письма в рублях – это суммарный итог (вносится цифрами)
- ФИО физлица-отправителя (или название юрлица-отправителя).
- Подпись физлица-отправителя (или уполномоченного представителя юрлица-отправителя).
- Операционный сотрудник почты отражает на этом бланке информацию о проверке, указав свои ФИО, должность и подпись. Здесь же – в нужной графе – проставляется штамп почты с датой приема и индексом офиса почты.
Корректировать внесенные сведения нельзя.
Если одного бланка не хватает для указания содержимого, отправитель может брать дополнительные, прописывая на каждом его номер по порядку и совокупное количество всех взятых бланков (например, «Лист 1 из 3»).
В незаполненных ячейках формы разрешается проставлять прочерки.
Скачать бланк и образец заполнения при отправке документов
Скачать бланк описи вложения ф 107 (Почта России).
Скачать образец заполнения описи при отправке документов ценным письмом.
Пример:
Выводы
Опись вложения прикрепляется к ценному письму или иному отправлению по почте, имеющему статус ценного.
Составляется она по стандартному шаблону Ф 107, введенному Почтой России.
В ней фиксируется список всего содержимого — отправляемых документов или иных предметов. При этом для каждого отправляемого предмета указывается так называемая объявленная (названная) ценность, а также количество.