Чтобы регламентировать работу предприятия, его учредители (руководители) оформляют надлежащи организационные документы. Такие бумаги считаются внутренними (локальными) нормативными актами, действующими исключительно в рамках конкретной организации.
Какие бывают организационные документы, как они составляются, какие реквизиты должны включаться в содержание — об этом читайте в статье ниже. Кроме того, приведены образцы оформления наиболее попопулярных бланков указанного характера.
Что такое организационные документы?
Любая организация – как крупная, так и мелкая – не сможет функционировать без своей внутренней структуры. Деятельность компании (учреждения) нужно регулярно систематизировать, обеспечивая должный порядок.
Чтобы создать необходимые предпосылки для нормального осуществления всех процессов, собственники и руководители предприятия регламентируют его работу путем оформления и утверждения так называемых организационных документов.
Организационной документацией подробно описывается структура компании, детализируются ключевые принципы её функционирования, предписываются правила выполнения тех или иных процессов, относящихся к её деятельности.
Организационные документы предприятия корректируются достаточно редко. После надлежащего утверждения они приобретают статус нормативных актов, постоянно действующих в конкретной организации.
Большая часть подобных актов составляется ещё на этапе создания предприятия. Впоследствии организационные документы регулируют деятельность компании, придавая её работе целенаправленность и упорядоченность.
Какие бывают — виды
На предприятии должны быть все типичные разновидности организационных документов, регламентирующих ключевые направления его деятельности. К такой документации относятся следующие акты компании:
- Устав. Это основной организационный документ юридического лица. Его содержанием регламентируются порядок создания предприятия, его функции, ключевые характеристики, главные цели, важные задачи и определяющие принципы работы. Уставы бывают типовые (включают стандартные реквизиты) или индивидуальные (базируются на типовых). Общий порядок составления уставов определен законодательно (статьей 52 Гражданского кодекса РФ).
- Положение. Различают общие положения, которые включают главные сведения об организации (отделе, цехе), а также типовые положения (они составляются для определенных отраслей, сфер) и индивидуальные положения (базируются на типовых, регламентируют деятельность определенного органа управления компании или конкретной должности). Распространенные примеры – Положение о структурном подразделении (для каждого подразделения предприятия составляется свое отдельное Положение), Положение о ведении бухучета и прочие.
- Инструкция. Это специальный документ методологического характера, который регламентирует порядок действий для определенных ситуаций. С помощью инструкций регулируются алгоритмы решения различных вопросов (операционных, технологических, юридических, финансовых, научных и прочих). Характерный пример – Должностная инструкция (она регламентирует права, обязанности, ответственность и полномочия конкретного должностного лица или специалиста в компании).
- Штатное расписание. Оно составляется в характерной табличной форме. Содержит сведения об имеющихся должностях, числе сотрудников для каждой должности, системах и размерах оплаты их труда. Документ не считается обязательным, но применяется повсеместно.
- Структура компании и её штатная численность. Включает информацию о составе всех структурных подразделений юрлица и числе сотрудников в каждом таком подразделении (отделе/цехе).
- Правила внутреннего трудового распорядка. Документ формируется в соответствии с требованиями статей 189-190 Трудового кодекса РФ. Эти Правила утверждаются директором компании. Они должны быть как у юрлица, так и у предпринимателя-физлица (ИП).
Рекомендуем: Другие виды документов на предприятии:
Как оформляются — основные реквизиты
Каждый из вышеперечисленных организационных документов оформляется в соответствии с определенными правилами и включает конкретные реквизиты.
Устав
Устав юридического лица включает следующие сведения:
- Общие положения о данной организации.
- Главные функции компании.
- Права, обязанности в организации.
- Менеджмент юридического лица.
- Контакты и взаимоотношения.
- Операционная и коммерческая деятельность.
- Активы компании, её основные средства и иное имущество.
- Контрольно-ревизионные процедуры.
- Правила реорганизации/ликвидации.
- Порядок и принципы образования уставного капитала (эмиссии акций).
- Порядок распределения (использования) полученной прибыли.
- Порядок формирования организации, а также осуществления и прекращения ее работы.
- Внутренняя организационно-управленческая структура.
Положение
Принципиальная структура Положения выглядит следующим образом:
- Главные цели и ключевые задачи деятельности компании (подразделения).
- Структура подразделений.
- Выполняемые функции, имеющиеся права, возложенные обязанности.
- Ответственность лиц, выполняющих поставленные цели (назначенные задачи).
- Менеджмент, контроль, ревизионные процедуры.
- Реорганизация/ликвидация юрлица (подразделения юрлица).
Инструкция
Должностная инструкция характеризуется наличием таких реквизитов:
- Общие положения о должности.
- Основные функции, ключевые обязанности, имеющиеся права, а также ответственность должностного лица.
- Контакты должностного лица с иными должностями и подразделениями в компании.
- Оценка выполняемой работы.
Штатное расписание
Как правило, штатное расписание содержит следующие сведения (в табличной форме):
- Перечень имеющихся должностей/позиций/специальностей.
- Число сотрудников по каждой должности/позиции/специальности.
- Оплата труда (система, размеры) по каждой должности / специальности / позиции.
Структура и штатная численность
Данный документ обычно включает такую информацию (в табличной форме):
- Наименование конкретного подразделения (отдела/цеха).
- Код конкретного подразделения (отдела/цеха).
- Число сотрудников в конкретном подразделении (отделе/цехе).
Правила внутреннего трудового распорядка
Данный организационный документ содержит следующие главные реквизиты:
- Порядок и ключевые принципы найма/увольнения работников.
- Действующий распорядок трудового дня.
- Применяемый режим труда/отдыха.
- Установленные права/обязанности трудящихся.
- Правила и ключевые принципы поощрения/наказания персонала.
Корректное оформление вышеперечисленной организационной документации считается важным условием её легитимности для конкретной компании.
Выводы
Организационные документы предприятия – это регламенты, которые утверждаются его собственниками (руководителями). Они считаются обязательными в пределах конкретной организации.
Рассматриваются как юридические (правовые) акты, которые издаются владельцами компании (или её руководством) для всестороннего регулирования её деятельности.
Зачастую данными регламентами затрагиваются вопросы управления, кадровой работы, документооборота, учета, а также операционной и прочей деятельности.