Работник после командировки должен отчитаться о выполненном служебном задании с помощью предоставления отчета. В статье предлагаем скачать примеры оформления данного документа, а также даны рекомендации, в какие сроки его нужно составлять и как правильно оформить.
Ссылка на скачивание образца представлена в конце статьи.
Обязателен или нет отчет о командировке
По факту своего возвращения из служебной поездки наемный работник отчитывается перед работодателем о выполнении командировочного задания. С этой целью сотрудник должен оформить соответствующий документ – отчет о командировке – и представить его руководству компании.
Подобная отчетность является необходимой не только для работодателя, отправившего работника в служебную поездку, но и для самого командированного лица.
Работодатели нередко отправляют своих работников в различные служебные поездки. При этом каждая командировка подразумевает выполнение наемным сотрудником конкретных рабочих заданий. Так, целями чаще всего являются:
- Деловые переговоры с действующими или возможными партнерами.
- Подписание договоров, заключение сделок/контрактов.
- Обеспечение работы удаленного структурного подразделения (филиала, представительства), расположенного и действующего в другом городе (как вариант, в другой стране).
- Покупка или продажа оборудования, товарно-материальных ценностей, иных активов.
- Участие в каких-либо публичных мероприятиях, собраниях, семинарах, тренингах, прочих событиях, имеющих значения для работодателя.
Вернувшись из служебной поездки, сотрудник в определенные сроки пишет отчет и представляет его своему работодателю. Данное правило применяется независимо от конкретных целей (задач) командировки.
Важно: командировкой считается только та служебная поездка, которая предусматривает временное отсутствие работника на месте его постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса РФ).
Отчет необходим обеим сторонам трудовых отношений – как работодателю, так и сотруднику, побывавшему в поездке:
- На основании отчетного документа работодатель сможет оценить успешность состоявшейся поездки. Он сможет получить представление о том, справился ли командированный с порученными служебными задачами.
- Подав работодателю письменный отчет о состоявшейся командировке, наемный сотрудник демонстрирует ответственное отношение к делу и тем самым избегает дополнительных вопросов, нередко возникающих у руководства.
В отчете работник указывает действия, совершенные за время данной поездки и имеющие прямое отношение к выполнению задач, поставленных работодателем.
Изучив такой документ и сопоставив его с реальной ситуацией, директор компании-работодателя сможет принять решение либо о поощрении командированного сотрудника, либо о применении в отношении этого работника дисциплинарных санкций, разрешенных законодательством.
Рекомендуем:
Сроки предоставления
Сотрудник, который вернулся из командировки, должен представить работодателю соответствующий отчет. Конкретный срок для его составления и подачи не установлен нормативно-правовыми актами, поэтому он не считается критичным.
Как правило, работодатель требует, чтобы работник отчитался о своей состоявшейся командировке не позднее 3 (трех) дней с момента возвращения из служебной поездки. Однако на практике данный срок может различаться, учитывая особенности ситуации.
Назначенный срок подачи отчета может быть скорректирован по соглашению обеих сторон. При этом с инициативой о продлении/сокращении может выступить как сотрудник, который побывал в командировке, так и директор компании-работодателя.
Как оформить
Строгий шаблон для формирования и представления отчета не регламентируется нормами законодательства. Это значит, что трудящийся гражданин вправе составить данный документ в произвольной форме. Однако работодатель может попросить, чтобы работник заполнил этот документ по определенному образцу.
Желательно, чтобы шаблон был утвержден локальными (внутренними) актами руководства компании. Если сотрудник заранее ознакомился с данными актами и подтвердил своё согласие с ними, проставив собственную подпись, отчет о командировке будет заполняться в соответствии с утвержденным бланком работодателя.
В отчете о состоявшейся поездке работник должен отразить следующие сведения:
- Сведения о компании-работодателе – название, регистрационные коды, адрес, контакты, прочая идентифицирующая информация.
- Сведения о командированном наемном сотруднике. Указываются его ФИО, занимаемая должность, отдел/цех в этой компании, а также адрес проживания, информация для связи, табельный номер (если есть).
- Название бланка. Оно должно отражать предназначение и смысл.
- Продолжительность командировки, а также даты её начала/окончания.
- Цели/задачи, поставленные работодателем.
- Детальное описание результатов поездки. Внимание акцентируется на степени достижения порученных целей/задач. Если они не были достигнуты надлежащим образом, нужно объяснить причины.
- Расшифрованная подпись сотрудника-составителя, дата оформления.
Составленный отчет передается директору компании в согласованные сроки.