Обязательно ли составлять отчет о командировке — образец оформления



Работник после командировки должен отчитаться о выполненном служебном задании с помощью предоставления отчета. В статье предлагаем скачать примеры оформления данного документа, а также даны рекомендации, в какие сроки его нужно составлять и как правильно оформить.

Ссылка на скачивание образца представлена в конце статьи.

Обязателен или нет отчет о командировке



По факту своего возвращения из служебной поездки наемный работник отчитывается перед работодателем о выполнении командировочного задания. С этой целью сотрудник должен оформить соответствующий документ – отчет о командировке – и представить его руководству компании.

Подобная отчетность является необходимой не только для работодателя, отправившего работника в служебную поездку, но и для самого командированного лица.

Работодатели нередко отправляют своих работников в различные служебные поездки. При этом каждая командировка подразумевает выполнение наемным сотрудником конкретных рабочих заданий. Так, целями чаще всего являются:

  1. Деловые переговоры с действующими или возможными партнерами.
  2. Подписание договоров, заключение сделок/контрактов.
  3. Обеспечение работы удаленного структурного подразделения (филиала, представительства), расположенного и действующего в другом городе (как вариант, в другой стране).
  4. Покупка или продажа оборудования, товарно-материальных ценностей, иных активов.
  5. Участие в каких-либо публичных мероприятиях, собраниях, семинарах, тренингах, прочих событиях, имеющих значения для работодателя.

Вернувшись из служебной поездки, сотрудник в определенные сроки пишет отчет и представляет его своему работодателю. Данное правило применяется независимо от конкретных целей (задач) командировки.

Важно: командировкой считается только та служебная поездка, которая предусматривает временное отсутствие работника на месте его постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса РФ).

Отчет необходим обеим сторонам трудовых отношений – как работодателю, так и сотруднику, побывавшему в поездке:

  1. На основании отчетного документа работодатель сможет оценить успешность состоявшейся поездки. Он сможет получить представление о том, справился ли командированный с порученными служебными задачами.
  2. Подав работодателю письменный отчет о состоявшейся командировке, наемный сотрудник демонстрирует ответственное отношение к делу и тем самым избегает дополнительных вопросов, нередко возникающих у руководства.

В отчете работник указывает действия, совершенные за время данной поездки и имеющие прямое отношение к выполнению задач, поставленных работодателем.

Изучив такой документ и сопоставив его с реальной ситуацией, директор компании-работодателя сможет принять решение либо о поощрении командированного сотрудника, либо о применении в отношении этого работника дисциплинарных санкций, разрешенных законодательством.

Рекомендуем:

Сроки предоставления



Сотрудник, который вернулся из командировки, должен представить работодателю соответствующий отчет. Конкретный срок для его составления и подачи не установлен нормативно-правовыми актами, поэтому он не считается критичным.

Как правило, работодатель требует, чтобы работник отчитался о своей состоявшейся командировке не позднее 3 (трех) дней с момента возвращения из служебной поездки. Однако на практике данный срок может различаться, учитывая особенности ситуации.

Назначенный срок подачи отчета может быть скорректирован по соглашению обеих сторон. При этом с инициативой о продлении/сокращении может выступить как сотрудник, который побывал в командировке, так и директор компании-работодателя.

Как оформить

Строгий шаблон для формирования и представления отчета не регламентируется нормами законодательства. Это значит, что трудящийся гражданин вправе составить данный документ в произвольной форме. Однако работодатель может попросить, чтобы работник заполнил этот документ по определенному образцу.

Желательно, чтобы шаблон был утвержден локальными (внутренними) актами руководства компании. Если сотрудник заранее ознакомился с данными актами и подтвердил своё согласие с ними, проставив собственную подпись, отчет о командировке будет заполняться в соответствии с утвержденным бланком работодателя.

В отчете о состоявшейся поездке работник должен отразить следующие сведения:

  1. Сведения о компании-работодателе – название, регистрационные коды, адрес, контакты, прочая идентифицирующая информация.
  2. Сведения о командированном наемном сотруднике. Указываются его ФИО, занимаемая должность, отдел/цех в этой компании, а также адрес проживания, информация для связи, табельный номер (если есть).
  3. Название бланка. Оно должно отражать предназначение и смысл.
  4. Продолжительность командировки, а также даты её начала/окончания.
  5. Цели/задачи, поставленные работодателем.
  6. Детальное описание результатов поездки. Внимание акцентируется на степени достижения порученных целей/задач. Если они не были достигнуты надлежащим образом, нужно объяснить причины.
  7. Расшифрованная подпись сотрудника-составителя, дата оформления.

Составленный отчет передается директору компании в согласованные сроки.

Скачать образец



Скачать образец отчета о командировке работника.

Оцените статью
Документы и формы