Что относится к документам по личному составу — скачать бланк и образцы



К документам по личному составу относится большая часть объектов делопроизводства, прежде всего кадровые и организационно-распорядительные.

Документация этой категории отличаются большим «весом» на предприятии, поэтому правильности и точности работы с ними должно уделяться особое внимание. Как правило, для организации «жизнедеятельности» документации создаются специальные отделы (даже в небольших компаниях или у ИП).

В статье представлен перечень документов этой группы, а также даны ссылки на скачивание бланков и образцов..

Что такое документы по личному составу



В группу документов по личному составу законодательно объединяют ряд объектов, которые (в бумажном виде или электронном варианте) являются гарантом социальной защиты работников: это официальные подтверждения трудового стажа работников, размера оплаты их труда, наличие льготных прав и иной документации, образующейся в процессе основной и побочной деятельности предприятия.

К данной категории относятся архивные документы, отображающие факт трудовых отношений между работодателем и подчиненными (это закреплено в пункте 3 статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Условно их можно разделить по объектам их рассмотрения: экономическим, кадровым, социальным и профессиональным. Это будет подробнее описано ниже.

Что относится — перечень

Согласно действующим нормативам, документы по личному составу разделяют на четыре большие группы.

К ним относятся:

  1. Свидетельства трудовой деятельности работников (в том числе на предприятиях с вредными и/или опасными условиями труда) – бумаги о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнениях, отпусках, присвоении званий, иные документы. Примерами наиболее известных объектов являются организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, трудовые договоры, служебные контракты, распоряжения).
  2. Кадровая документация – трудовые книжки, личные дела, личные карточки работников, журналы учета, персональные документы. Личные карточки относятся к этой категории только в том случае, если они составлены по унифицированным правилам – форме Т-2,Т-2ГС (МС) и Т-4.
  3. Документы по охране труда и смежным направлениям – списки на льготы, сертификаты о прохождении курсов обеспечения промышленной безопасности, путевые листки, акты или заключения о вредности/опасности факторов, расследования несчастных случаев и прочее.
  4. Документы по расчетам заработной платы, премий, пособий и иных выплат – лицевые счета, расчетно-платежные или расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, акты выполненных работ и многое другое.

Поскольку список документация включает широкий спектр: от анкет на получение льготной пенсии до квалификационных листов и сертификатов, для нормализации документооборота, в первую очередь, учитывается именно категория – без углубления в детали, если это не требуется в настоящий момент.

Порядок и сроки хранения



Все условия документооборота по личному составу отображены в Федеральном законе №125-ФЗ. Сроки хранения подробно описаны в статье 22.1 настоящего закона.

Нормативы хранения таковы:

  • документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет;
  • законченные после 1 января 2003 – сохраняются 50 лет.

По истечении срока документы должны проходить повторную экспертизу ценности, после чего их либо отправляют на утилизацию, либо повторно направляют на хранение (на срок не менее 50 лет).

Однако есть нюансы:

  1. Документы по личному составу, связанные с прохождением государственной службы лиц, но при этом не являющиеся гостайной, должны храниться минимум 75 лет.
  2. Журналы регистрации несчастных случаев необходимо хранить 45 лет.
  3. Документы третьей степени важности (расчетные листы на выдачу зарплаты, журналы учета отпусков, приказы о дисциплинарных взысканиях) должны храниться в течение 5 лет.

Порядок хранения подразумевает наличие специального места – локального архива компании, обустроенного по закону №125-ФЗ.

Документы передают в архив в строго установленные строки: для документации по личному составу он определяется периодом не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства.

Формировать дело для архива нужно таким образом:

  • освободить листы от файлов, скрепок, скоб, а также пронумеровать листы карандашом в правом верхнем углу;
  • расположить документы в хронологическом порядке (вначале – более старый документ);
  • подготовить титульный лист, внутреннюю опись и лист-заверитель.

Если в дело идут оригиналы крупных объектов (например, военный билет или трудовая книжка), их нужно прикладывать вместе с пронумерованным конвертом.

Скачать бланки и образцы



Скачать бланки и образцы документов по личному составу можно в данном разделе.

Выводы

К документам по личному делу относятся кадровые, расчетные бумаги, свидетельства трудовой деятельности и охраны труда.

Полный перечень, условия и сроки их хранения приведены в Федеральном законе от 22 октября 2004 №125-ФЗ.

Согласно этому закону, первостепенные документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет.

Журналы учета отпусков, расчетные листки, приказы о дисциплинарных взысканиях можно хранить всего 5 лет.

Оцените статью
Документы и формы