Финансовую поддержку для решения многофакторных жизненных вопросов может оказывать государство через социальные фонды или адресную помощь и работодатель лично.
Выдача матпомощи является правом, а не обязанностью работодателя. Но если он решил оказывать работникам материальную помощь, он обязан отрегулировать процесс и подкрепить его документальной основой в виде положения, чтобы обеспечить сотрудникам гарантии и урегулировать процесс получения выплат.
Нужно ли на предприятии положение о материальной помощи работникам
Чтобы стандартизировать процесс оказания материальной помощи работникам на предприятии, должно быть подготовлено специальное положение. В нем нужно утверждать все этапы процесса и ответственного на каждом уровне взаимодействия между работниками и организацией.
Цели и функции положения:
- обеспечить социальную защиту сотрудникам;
- «отработать» процесс выдачи матпомощи, отрегулировав его для простоты проведения выплат (в том числе со стороны документооборота и формирования налоговой отчетности);
- унифицировать выдачу, поддерживая тем самым оптимальное отношение внутри коллектива.
Положение регулирует и нормы процесса. Так, принятие документа обязывает работодателя платить всем нуждающимся, если они подтверждают свое тяжелое состояние документально.
Нормы действуют одинаково на весь коллектив независимо от должности и карьерной ступени. Запрещено не давать материальную помощь одним сотрудникам, а поощрять отдельных любимчиков. Положение нужно в том числе и для того, чтобы таких неприятных ситуаций не возникало.
Выплачиваются средства работнику после издания приказа об оказании материальной помощи.
Как разработать и утвердить документ
Процесс утверждения положения о материальной помощи не имеет строгих правил. Каждый работодатель имеет право составлять документ в свободной форме и включать в него любое количество пунктов.
Поскольку данный локальный акт имеет важное значение для статуса и правильности функционирования всего предприятия, желательно, чтобы его разработка производилась коллегиальными органами. В любом случае утвердить документ имеет право только руководитель предприятия.
Стандартно процесс можно разделить на четыре ключевых этапа:
- Разработка концепции акта под руководством юридического консультанта.
- Отправление документа на доработку активу профсоюза и/или собранной комиссии (которая должна включать начальника отдела кадров, главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений).
- Утверждение норм руководителем организации.
- Использование документа на практике для начисления матпомощи сотрудникам (в том числе однократной и многократной).
В соответствии с частью 3 статьи 68 ТК РФ, с разработанным положением должны быть ознакомлены все сотрудники компании под роспись.
Содержание и условия
Структура положения разрабатывается работодателем индивидуально с учетом специфики работы и финансового состояния предприятия. На практике структура устанавливается в момент первого принятия акта, а после при его редактировании не изменяется (правке подлежат только некоторые пункты и/или формулировки).
Как правило, в содержании отражаются такие сведения:
- Общие положения документа – для чего он создан (с какой целью), объект и предметы документа, механизм работы положения.
- Источник выплаты материальной помощи – из каких средств будут направлены отчисления.
- Основания выплат и их размер – для каждого случая сумма определяется отдельно.
- Порядок предоставления матпомощи – необходимый пакет документов, подготовка заявлений/бланков и т.д.
- Порядок рассмотрения и согласования заявления (кем, как скоро, за какой период).
- Сроки предоставления материальной помощи и основания для отказа в ней.
Условия положения фиксированы, но отличаются в зависимости от причины получения матпомощи.
Так, работодатель имеет право прописать ограничения на периодичность получения матпомощи (например, не чаще двух раз в год), указать минимальный непрерывный стаж в компании для получения выплат, возможность корректировки сумм выплат и прочее. Однако важно, что условия не могут изменяться с течением времени – до того, как не будет создано и утверждено новое положение.
Рекомендуем: образцы заявления об оказании материальной помощи:
- в связи с рождением ребенка;
- в связи со смертью родственника;
- в связи с лечением;
- в связи с тяжелым финансовым положением;
- к отпуску.
Скачать образец
Выводы
Положение о выплате материальной помощи разрабатывается для обеспечения социальных гарантий работников и унификации процесса в целях упрощения делопроизводства.
В свободной форме разрабатывается профсоюзом или комиссией и утверждается руководителем предприятия. Документ регулирует процесс начисления выплат и действия лиц, ответственных за обеспечение процедуры.
С принятым (окончательным вариантом) положения все сотрудники компании-работодателя должны быть ознакомлены под роспись.