Юрист бесплатно:
+8(800)350-51-83 (регионы) +7(499)938-59-45 (Москва)

Что нужно знать о документах в делопроизводстве — виды, классификация, реквизиты




В области документов присутствует четкая иерархия видов и их классификации. Деятельность хозяйствующих субъектов характерна своей цикличностью рабочих моментов,  управленческих функций (документирование однотипных бумаг осуществляется по единым нормам).

Объединение в систему и применение метода унификации повышает качество документации, значительно сокращает время при их оформлении.


Что такое документ?



В соответствии с классическим определением документ является материальным носителем информации.

Иными словами, книга, художественный фильм, скульптура — документы, рассказывающие об обычаях, людях и событиях. Его смысл заключается в сохранении и передаче данных во времени и пространстве.

Сейчас не любой носитель информации является документальным, требуется его соответствующее оформление (наличие необходимых реквизитов).

Документ – это сведения, сохраняемые физическими лицами и предприятиями в качестве доказательств деятельности или обязательств.

Все определения данного термина подчеркивают его информационную сущность.

В законодательном акте об «Информации, информационных технологиях» сказано, что информацией являются предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их передачи. Отображая их в документе, они сохраняются и передаются другим лицам, при необходимости используются повторно.

Виды документации в делопроизводстве



Современное делопроизводство различает множество документов разных видов. Они требуют точного оформления, хранения и обработку. Для этого их необходимо классифицировать, то есть разделить служебные бумаги на виды, группируя по схожим признакам и разделяя их. Все эти мероприятия способствуют выявлению оптимальных методов работы.

Главная цель классификации и деления на группы — повышение оперативности и эффективности деятельности администрации компании. Также процесс упорядочивает документацию и облегчает поиск нужно бланка в общем массиве, ускоряет исполнение поручений, распоряжений.

Многообразие документов в сфере управления классифицируются по различным основаниям. Данная классификация является наиболее распространенной.

Документы делятся на группы в зависимости от:

  • способа документирования (рукописные, электронные, графические, фотодокументы);
  • сферы применения (организационно-распорядительные, научно-технические, бухгалтерские, статистические, по охране труда);
  • наименования;
  • содержания (простые, посвященные одному вопросу, и сложные);
  • характера содержания (первичные с исходной информацией и вторичные, обобщающие данные);
  • места составления (внутренние, входящие, исходящие);
  • ограниченности доступа (открытые, секретные);
  • происхождения (служебные или личные);
  • юридической силы (оригиналы или подлинники, копии и их заверенные варианты, выписки, дубликаты);
  • формы изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные);
  • срока исполнения (срочные и не срочные);
  • срока хранения (временные до 10 лет, долговременные свыше 10 лет, постоянные);
  • степени обязательности (информационные и директивные, обязательные для исполнения).

На предприятии документация чаще разделяются на блоки:

Секретные документы могут быть предназначены только для служебного пользования или представлять сведения с ограниченным доступом в соответствии с законодательством РФ, а также государственную тайну.

Каждая классификация связана с функциональным и целевым назначением документации.

Очень важно оформляя договор, сделку на покупку недвижимости или иной ситуации необходимо точно понимать какой форме отдается предпочтение для придания документу юридической силы.

Правила оформления и основные реквизиты

Любая служебная бумага наделена несколькими внешними признаками, позволяющими однозначно отнести ее к тому или иному виду. К ним могут относится форма, тип носителя информации, метод фиксации данных.

При выборе способа оформления данных в делопроизводстве используется рукописное написание, печатание при помощи компьютера, графическое изображение, аудио и видеозапись.

Элементами (реквизитами) любого документа являются:

  • название,
  • адресат,
  • дата,
  • место составления или издания,
  • государственный герб,
  • код формы документа,
  • автор,
  • текстовая часть,
  • автограф должностного лица,
  • гриф согласования (утверждения),
  • оттиск печати,
  • идентификатор электронной копии.

В соответствии с государственным стандартом делопроизводства 7.0.8-2013 эти составляющие являются обязательными элементами официальных бумаг.

Цель создания документа определяет число необходимых реквизитов, их состав.

От грамотного оформления с соблюдением всех норм зависит юридический статус бумаги, этим свойством она наделена на уровне законодательства.

Отсутствие обязательного реквизита лишает документ значимости, а оформленная на его основании сделка считается ничтожной, информация недостоверной.

Документация подтверждает правовые обязательства (деловую деятельность) предприятия в случае соблюдения утвержденного порядка оформления.

Совокупностью реквизитов называется формуляр.

Бланки бывают угловые и продольные (в зависимости от расположения реквизитов).

На практике достаточно часто встречается типовые формы того или иного вида документа (приказ, счет-фактура, накладная, платежная ведомость) и обязательные реквизиты для их заполнения определяется ГОСТом.

Разновидности документов в делопроизводстве наделены персональной информационной сущностью. На любом предприятии, ведущем хозяйственную деятельность, деловые бумаги служат обязательным звеном внутренней деятельности и обеспечивают взаимодействие между отделами.

Базой при принятии руководителем управленческих решений является актуальные и правдивые сведения.

Различные виды документации одновременно исполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.

Оцените статью
Документы и формы
Добавить комментарий