В области документов присутствует четкая иерархия видов и их классификации. Деятельность хозяйствующих субъектов характерна своей цикличностью рабочих моментов, управленческих функций (документирование однотипных бумаг осуществляется по единым нормам).
Объединение в систему и применение метода унификации повышает качество документации, значительно сокращает время при их оформлении.
Что такое документ?
В соответствии с классическим определением документ является материальным носителем информации.
Иными словами, книга, художественный фильм, скульптура — документы, рассказывающие об обычаях, людях и событиях. Его смысл заключается в сохранении и передаче данных во времени и пространстве.
Сейчас не любой носитель информации является документальным, требуется его соответствующее оформление (наличие необходимых реквизитов).
Документ – это сведения, сохраняемые физическими лицами и предприятиями в качестве доказательств деятельности или обязательств.
Все определения данного термина подчеркивают его информационную сущность.
В законодательном акте об «Информации, информационных технологиях» сказано, что информацией являются предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их передачи. Отображая их в документе, они сохраняются и передаются другим лицам, при необходимости используются повторно.
Виды документации в делопроизводстве
Современное делопроизводство различает множество документов разных видов. Они требуют точного оформления, хранения и обработку. Для этого их необходимо классифицировать, то есть разделить служебные бумаги на виды, группируя по схожим признакам и разделяя их. Все эти мероприятия способствуют выявлению оптимальных методов работы.
Главная цель классификации и деления на группы — повышение оперативности и эффективности деятельности администрации компании. Также процесс упорядочивает документацию и облегчает поиск нужно бланка в общем массиве, ускоряет исполнение поручений, распоряжений.
Многообразие документов в сфере управления классифицируются по различным основаниям. Данная классификация является наиболее распространенной.
Документы делятся на группы в зависимости от:
- способа документирования (рукописные, электронные, графические, фотодокументы);
- сферы применения (организационно-распорядительные, научно-технические, бухгалтерские, статистические, по охране труда);
- наименования;
- содержания (простые, посвященные одному вопросу, и сложные);
- характера содержания (первичные с исходной информацией и вторичные, обобщающие данные);
- места составления (внутренние, входящие, исходящие);
- ограниченности доступа (открытые, секретные);
- происхождения (служебные или личные);
- юридической силы (оригиналы или подлинники, копии и их заверенные варианты, выписки, дубликаты);
- формы изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные);
- срока исполнения (срочные и не срочные);
- срока хранения (временные до 10 лет, долговременные свыше 10 лет, постоянные);
- степени обязательности (информационные и директивные, обязательные для исполнения).
На предприятии документация чаще разделяются на блоки:
- организационный — устав, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;
- распорядительный — приказы, распоряжения, решения, указания;
- информационно-справочный — письма, докладные записки, справки.
Секретные документы могут быть предназначены только для служебного пользования или представлять сведения с ограниченным доступом в соответствии с законодательством РФ, а также государственную тайну.
Каждая классификация связана с функциональным и целевым назначением документации.
Очень важно оформляя договор, сделку на покупку недвижимости или иной ситуации необходимо точно понимать какой форме отдается предпочтение для придания документу юридической силы.
Правила оформления и основные реквизиты
Любая служебная бумага наделена несколькими внешними признаками, позволяющими однозначно отнести ее к тому или иному виду. К ним могут относится форма, тип носителя информации, метод фиксации данных.
При выборе способа оформления данных в делопроизводстве используется рукописное написание, печатание при помощи компьютера, графическое изображение, аудио и видеозапись.
Элементами (реквизитами) любого документа являются:
- название,
- адресат,
- дата,
- место составления или издания,
- государственный герб,
- код формы документа,
- автор,
- текстовая часть,
- автограф должностного лица,
- гриф согласования (утверждения),
- оттиск печати,
- идентификатор электронной копии.
В соответствии с государственным стандартом делопроизводства 7.0.8-2013 эти составляющие являются обязательными элементами официальных бумаг.
Цель создания документа определяет число необходимых реквизитов, их состав.
От грамотного оформления с соблюдением всех норм зависит юридический статус бумаги, этим свойством она наделена на уровне законодательства.
Отсутствие обязательного реквизита лишает документ значимости, а оформленная на его основании сделка считается ничтожной, информация недостоверной.
Документация подтверждает правовые обязательства (деловую деятельность) предприятия в случае соблюдения утвержденного порядка оформления.
Совокупностью реквизитов называется формуляр.
Бланки бывают угловые и продольные (в зависимости от расположения реквизитов).
На практике достаточно часто встречается типовые формы того или иного вида документа (приказ, счет-фактура, накладная, платежная ведомость) и обязательные реквизиты для их заполнения определяется ГОСТом.
Разновидности документов в делопроизводстве наделены персональной информационной сущностью. На любом предприятии, ведущем хозяйственную деятельность, деловые бумаги служат обязательным звеном внутренней деятельности и обеспечивают взаимодействие между отделами.
Базой при принятии руководителем управленческих решений является актуальные и правдивые сведения.
Различные виды документации одновременно исполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.