Как сделать выписку из табеля учета рабочего времени — образец оформления

В любой организации должен вестись строгий учет часов и дней, фактически отработанных сотрудниками, поскольку эта информация является первичной для расчета заработной платы, премий, стимулирующих выплат, распределения нагрузки между подчиненными и подсчетом страхового стажа.

Для учета рабочего времени ведется специальной документ – табель по форме Т-12, из которого при необходимости можно делать разнообразные выписки и ссылки. Заниматься этими процедурами обязаны специалисты отдела кадров.

Для чего нужна выписка из табеля учета рабочего времени?

Трудовой кодекс РФ регламентирует ряд случаев, когда получение выписки из табеля необходимо. Она является официальным документом, поэтому может предоставляться в любые организации.

Наиболее часто встречающиеся на практике случаи, когда предъявление частичной информации из табеля учета рабочего времени необходимо:

1. Для подтверждения места трудоустройства – может потребоваться для банков или иных кредитных организаций, когда при гибком или вахтовом графике работника трудовой договор не является гарантом стабильных денежных начислений.
2. Для сбора пакета документов для налоговых служб, прокуратуру, ФНС и иные государственные организации.
3. При получении ряда социальных выплат, например, при выходе в декрет.
4. При смете работодателя может служить доказательством, что у работника есть необходимый опыт для выполнения должностных обязанностей на новом месте работы.
5. В исключительных случаях может предоставляться как «алиби».

Копию выписки из табеля могут потребовать любые организации, поскольку такая информация не относится к категории ограниченного доступа и предоставляется по желанию работника после согласования с работодателем.

Как оформляется?

Сделать выписку для работника может только организация-работодатель, потому что оформления документации подтверждается печатью и другими атрибутами компании.

Для получения справки сотрудник должен направиться в отдел кадров или в бухгалтерию. В идеале лучше это делать после согласования с непосредственным начальником (например, руководителем подразделения).

Форма обращения в отдел кадров быть устной или письменной. Специфику нужно учитывать после анализа особенностей каждой организации. Устное обращение носит полуформальный характер, поэтому не всегда подходит даже для небольших компаний, когда работнику выписка нужна срочно и/или к определенной дате. Для четкого определения периода получения выписки лучше использовать письменное обращение – в нем можно четко сформулировать цель и потребовать оформление документа за определенный срок.

Заявление на получение выписки об учете рабочего времени рекомендуется подавать через непосредственного руководителя или лично, но предварительно заверив у секретаря. В этом случае повышается вероятность, что заявление будет рассмотрено в кратчайшие сроки.

Оформление выписок входит в обязанности опытных сотрудников отдела кадров, потому что сведения должны быть переданы максимально полно.

Форма соответствует структуре табеля, однако каждой отметке нужно уделять особое внимание. Любые ошибки недопустимы – их нельзя даже исправлять по правилам ГОСТ, придется переделывать заново.

Изготовлять выписку необходимо по такому плану:

1. В верхней части указывается наименование организации, ее юридический статус, подразделение, где трудоустроен работник, иногда требуется и адреса организации (юридический и фактический, если они не совпадают).
2. После идет порядковый номер. Чуть ниже выставляется дата оформления и период действия самого табеля рабочего времени формы № Т-12 или Т-13.
3. Ниже приводятся ФИО, должность работника, его табельный номер.
4. Затем следует основная часть – таблица (как в табеле), по которой указываются все часы, отработанные в норме или сверхурочно, а также пропущенные по различным причинам, в том числе опоздания. Таблица должна быть оформлена с использованием всех сокращений и условных обозначений, которые используются для составления табеля, утвержденных Поставлением Госкомстата №1 или его видоизменениями в локальных актах организации.
5. После производится суммарный подсчет времени, отработанного сотрудником за отчетный период (неделю, месяц, квартал).

Заверить выписку должен руководитель организации, поставив личную подпись и печать, если ее использование закреплено в уставе организации.

Работник тоже должен поставить подпись, что он ознакомлен с документом и подтверждает всю информацию, в нем указанную. Только после этого выписка считается действительной.

Скачать образец

Скачать образец выписки из табеля учета рабочего времени.

Выводы

Выписки из табеля об отработанном времени могут потребоваться для различных организаций и изготавливаются по волеизъявлению работника (устному или письменному).

Бланк имеет структуру, подобную самому табелю, изготавливаемому по типовой форме № Т-12 или Т-13.

Работники отдела кадров (очень редко – бухгалтерии) подготавливают документ и передают руководителю предприятия, чтобы он поставил подпись и печать.

Работнику выдают выписку под роспись, после чего она может быть использована для различных целей.