Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года — таблица изменений

С 1 сентября 2021 начинают действовать новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда №320н от 19.05.2021.

Согласно новому порядку, вносить записи можно будет не вручную, а оттиском штампа, подпись работника под уволнительной записи больше не потребуется, вносить данные в книжку нужно не позднее 5-ти рабочих дней, а при прекращении трудовых отношений — в последний рабочий день. Дубликаты нужно будет выдавать по новым бланкам.

Работодателям по-прежнему нужно вести учет бумажных книжек работников, а также их чистых бланков, но допускается применять для этого можно самостоятельно разработанную форму.

В статье мы собрали в одну таблицу все изменения и нововведения, которые вступают в силу с 01.09.2021 в соответствии с Приказом №320н.

Таблица изменений в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021 года



С 1 сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и заполнения бумажных трудовых книжек работников, актуальные правила представлены в Приказе №320 от 19.05.2021, который утвердило Министерство труда и соцзащиты РФ. Обновленные правила будут действовать до 1 сентября 2027 года.

На фоне введения новых правил отменяются следующие нормативные акты, принятые ранее Минтруда РФ:

С 01.09.2021 на смену указанных законодательных актов приходит Приказ №320н, который содержит в своих приложениях новый бланк книжки и вкладыша, а также порядок их ведения и хранения.

Таблица изменений с 1 сентября 2021 года:

Изменение

Пояснения

Пункт Порядка ведения и хранения трудовых книжек 

Вводится новый бланк трудовой книжки и вкладыша

(Приложение №1 к Приказу 320н)

Будет выдаваться сотрудникам в случае утери или порче ранее действующего документа — в течение 15-ти рабочих дней с момента подачи заявления работником о выдаче дубликата.

Новый бланк отличается количество листов, отведенных для отражения сведений о работе и о награждении. Если раньше на каждый раздел отводилось по 10 листов, после чего добавлялся вкладыш, то в новых документах на указание данных о работе отводится 14 листов, о награждении — 7 листов.

Внешний вид страниц не меняется, сохраняется титульный лист в том же виде и внутренние листы с графами для указания сведений о трудовой деятельности.

Раздел V

Срок для внесения записей Для увольнения – запись вносится в последний рабочий день.

Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) – 5 рабочих дней.

Взыскания в книжку не вносятся.

П. 9 Раздела III

Для дистанционных работников Уточняется, что сведения вносятся по желанию удаленного сотрудника при предоставлении им бумажной книжки лично или почтой.

П. 2 Раздела I

Для совместителей Записи вносятся основным работодателем по желанию совместителей при предоставлении подтверждения о совместительстве (выписка из приказа).

Если нет возможности обратиться к основному работодателю, то запись может внести работодатель по месту совместительства.

П. 11 Раздела III

Формат записи Можно по-прежнему вносить ручкой с пастой черного или синего оттенка без сокращений.

Можно использоваться специальные штампы и печати, которые будут полностью или частично заменять ручные записи.

П. 3 Раздела I

Подпись работника под увольнительной записью С 1 сентября 2021 года не нужно требовать подпись работника на записи об увольнении.

Заверяет ее только работодатель своей подписью и печатью.

П. 36 Раздела VII

Вкладыш Если листы в бумажной книжке заканчиваются она дополняется вкладышем, при этом на титульном листе трудовой ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его номера и серии (либо на титульном листе первого вкладыша, если места для штампа на первой странице книжки отсутствует)

П. 33 Раздела VI

Срок выдачу бумажной книжки работнику Выдается на руки в течение 3-х рабочих дней после:
  • получения от работника заявления о выдаче;
  • получения заявления о переходе на электронные трудовые.

При увольнении выдается на руки в последний рабочий день.

Пп. 34-36 Раздела VII

Новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее



Новый бланк трудовой книжки выдается при выдаче дубликата в связи с утерей или порчей исходного документа и выглядит следующим образом:

Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года - таблица изменений

Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года - таблица изменений

Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года - таблица изменений

 

Для каких работников нужно вести учет в бумажном виде?

Трудовые книжки в бумажном виде по правилам ст. 66 ТК РФ в 2021 году ведутся для следующих категорий работников:

  • подавших заявление о сохранении бумажного учета до конца 2020 года;
  • не подавших заявление о выборе способа учета трудовой деятельности до конца 2020 года и при этом осуществляющих трудовую деятельность на 31.12.2021.

Для указанных выше категорий работодатель вносит записи о кадровых мероприятиях в бумажных трудовые, а также дублирует информацию для Пенсионного фонда, который вносит записи в электронный учет для начисления пенсии. Если такой работник увольняется и устраивается в другую организацию, то новый работодатель по-прежнему обязан вести бумажный учет трудовой деятельности, а также передавать сведения в ПФР.

При желании граждане, кто подавал заявление о сохранении бумажных книжек, в 2021 году могут отказаться от ранее принятого решения и перейти только на электронный учет. Для этого нужно подать соответствующее заявление работодателю, при этом бумажная трудовая будет выдана человеку на руки.

Также подать заявление о переходе на электронные трудовые книжки, согласно ст. 66.1 ТК РФ, в 2021 году могут те работники, кто не подал заявление в связи с тем, что не работал в 2020 году, болел, находился в отпуске, был отстранен от работы с сохранением рабочего места.

Не могут перейти на ведение книжек в электронном виде те работнике, кто не подал заявление до 31.12.2021 о выборе способа учета сведений о работе. Для таких сотрудников работодатели будут вносить записи в бумажные трудовые.

Указанные правила прописаны в ст. 2 Закона №439-ФЗ от 16.12.2019.

Бумажные трудовые книжки не ведутся в 2021 года для работников, которые:

  • впервые устраиваются на работу в 2021 году (для таких сотрудников учет ведется только в электронном виде, бумажные документы не заводятся);
  • до конца 2020 года подали заявление о переходе на электронный учет (бумажные трудовые им выданы на руки).

Новый порядок ведения журналов учета



В новых правилах, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года, также уточняется порядок учета и хранения трудовых книжек.

Работодателю нужно организовать учет:

  • чистых бланков книжек и вкладышей в них (они хранятся у работодателя в качестве БСО);
  • трудовых книжек работников и вкладышей в них (также хранятся у работодателя на тех сотрудников, которые сохранили бумажный учет).

То есть нужно иметь два отдельных журнала учета, в первом будет отражаться выдача чистых бланков работникам, во втором — учет книжек, принятых от сотрудников.

Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью.

Рекомендуем: Как правильно прошить журналы — схемы в 3 и 4 прокола.

Оцените статью
Документы и формы