С 1 сентября 2021 начинают действовать новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда №320н от 19.05.2021.
Согласно новому порядку, вносить записи можно будет не вручную, а оттиском штампа, подпись работника под уволнительной записи больше не потребуется, вносить данные в книжку нужно не позднее 5-ти рабочих дней, а при прекращении трудовых отношений — в последний рабочий день. Дубликаты нужно будет выдавать по новым бланкам.
Работодателям по-прежнему нужно вести учет бумажных книжек работников, а также их чистых бланков, но допускается применять для этого можно самостоятельно разработанную форму.
В статье мы собрали в одну таблицу все изменения и нововведения, которые вступают в силу с 01.09.2021 в соответствии с Приказом №320н.
Таблица изменений в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
С 1 сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и заполнения бумажных трудовых книжек работников, актуальные правила представлены в Приказе №320 от 19.05.2021, который утвердило Министерство труда и соцзащиты РФ. Обновленные правила будут действовать до 1 сентября 2027 года.
На фоне введения новых правил отменяются следующие нормативные акты, принятые ранее Минтруда РФ:
- Постановление №50 от 24.06.1994 — утверждало порядок расчета стажа при утрате документов при ЧС;
- Поставновление №69 от 10.10.2003 — содержало инструкцию по заполнению бумажных книжек;
- Приказ №588н от 31.10.2016 — вносило изменения в порядок ведения трудовых книжек.
С 01.09.2021 на смену указанных законодательных актов приходит Приказ №320н, который содержит в своих приложениях новый бланк книжки и вкладыша, а также порядок их ведения и хранения.
Таблица изменений с 1 сентября 2021 года:
|
Изменение |
Пояснения | |
| Вводится новый бланк трудовой книжки и вкладыша | Будет выдаваться сотрудникам в случае утери или порче ранее действующего документа — в течение 15-ти рабочих дней с момента подачи заявления работником о выдаче дубликата.
Новый бланк отличается количество листов, отведенных для отражения сведений о работе и о награждении. Если раньше на каждый раздел отводилось по 10 листов, после чего добавлялся вкладыш, то в новых документах на указание данных о работе отводится 14 листов, о награждении — 7 листов. Внешний вид страниц не меняется, сохраняется титульный лист в том же виде и внутренние листы с графами для указания сведений о трудовой деятельности. |
|
| Срок для внесения записей | Для увольнения – запись вносится в последний рабочий день.
Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) – 5 рабочих дней. Взыскания в книжку не вносятся. |
|
| Для дистанционных работников | Уточняется, что сведения вносятся по желанию удаленного сотрудника при предоставлении им бумажной книжки лично или почтой. | |
| Для совместителей | Записи вносятся основным работодателем по желанию совместителей при предоставлении подтверждения о совместительстве (выписка из приказа).
Если нет возможности обратиться к основному работодателю, то запись может внести работодатель по месту совместительства. |
|
| Формат записи | Можно по-прежнему вносить ручкой с пастой черного или синего оттенка без сокращений.
Можно использоваться специальные штампы и печати, которые будут полностью или частично заменять ручные записи. |
|
| Подпись работника под увольнительной записью | С 1 сентября 2021 года не нужно требовать подпись работника на записи об увольнении.
Заверяет ее только работодатель своей подписью и печатью. |
|
| Вкладыш | Если листы в бумажной книжке заканчиваются она дополняется вкладышем, при этом на титульном листе трудовой ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его номера и серии (либо на титульном листе первого вкладыша, если места для штампа на первой странице книжки отсутствует) | |
| Срок выдачу бумажной книжки работнику | Выдается на руки в течение 3-х рабочих дней после:
При увольнении выдается на руки в последний рабочий день. |
Новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее
Новый бланк трудовой книжки выдается при выдаче дубликата в связи с утерей или порчей исходного документа и выглядит следующим образом:
Для каких работников нужно вести учет в бумажном виде?
Трудовые книжки в бумажном виде по правилам ст. 66 ТК РФ в 2021 году ведутся для следующих категорий работников:
- подавших заявление о сохранении бумажного учета до конца 2020 года;
- не подавших заявление о выборе способа учета трудовой деятельности до конца 2020 года и при этом осуществляющих трудовую деятельность на 31.12.2021.
Для указанных выше категорий работодатель вносит записи о кадровых мероприятиях в бумажных трудовые, а также дублирует информацию для Пенсионного фонда, который вносит записи в электронный учет для начисления пенсии. Если такой работник увольняется и устраивается в другую организацию, то новый работодатель по-прежнему обязан вести бумажный учет трудовой деятельности, а также передавать сведения в ПФР.
При желании граждане, кто подавал заявление о сохранении бумажных книжек, в 2021 году могут отказаться от ранее принятого решения и перейти только на электронный учет. Для этого нужно подать соответствующее заявление работодателю, при этом бумажная трудовая будет выдана человеку на руки.
Также подать заявление о переходе на электронные трудовые книжки, согласно ст. 66.1 ТК РФ, в 2021 году могут те работники, кто не подал заявление в связи с тем, что не работал в 2020 году, болел, находился в отпуске, был отстранен от работы с сохранением рабочего места.
Не могут перейти на ведение книжек в электронном виде те работнике, кто не подал заявление до 31.12.2021 о выборе способа учета сведений о работе. Для таких сотрудников работодатели будут вносить записи в бумажные трудовые.
Указанные правила прописаны в ст. 2 Закона №439-ФЗ от 16.12.2019.
Бумажные трудовые книжки не ведутся в 2021 года для работников, которые:
- впервые устраиваются на работу в 2021 году (для таких сотрудников учет ведется только в электронном виде, бумажные документы не заводятся);
- до конца 2020 года подали заявление о переходе на электронный учет (бумажные трудовые им выданы на руки).
Новый порядок ведения журналов учета
В новых правилах, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года, также уточняется порядок учета и хранения трудовых книжек.
Работодателю нужно организовать учет:
- чистых бланков книжек и вкладышей в них (они хранятся у работодателя в качестве БСО);
- трудовых книжек работников и вкладышей в них (также хранятся у работодателя на тех сотрудников, которые сохранили бумажный учет).
То есть нужно иметь два отдельных журнала учета, в первом будет отражаться выдача чистых бланков работникам, во втором — учет книжек, принятых от сотрудников.
Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью.
Рекомендуем: Как правильно прошить журналы — схемы в 3 и 4 прокола.