В ряде случаев для трудоустройства может потребоваться гарантийное письмо о приеме на работу. Оно служит гарантией для работодателя и работника, поэтому часто встречается в практике современного делопроизводства.
Данный документ необходимо составлять в различных случаях, при этом он всегда должно оформляться по схожему плану и со строгим соблюдением правил документооборота.
В каких случаях составляется гарантийное письмо о приеме на работу
Гарантийное письмо нужно во всех ситуациях, когда трудоустройство сопряжено с важным юридическим потенциалом для соискателя. Может применяться не только для работы: нередки случаи, когда оформляется студентам для поступления в престижный ВУЗ. Однако законодательно не установлено четкого перечня, в каких случаях и в каких профессиях письмо может потребоваться.
К самым распространенным причинам относятся:
- переезд россиян в другую страну с целью трудоустройства (например, при оформлении визы письмо входит в обязательный пакет документов);
- при трудоустройстве иностранного гражданина на предприятие РФ и параллельного получения лицом рабочей визы;
- при участии гражданина РФ в программах переселения внутри страны;
- при досрочном освобождении заключенных, отбывших больше двух третей срока;
- при оформлении студентов в штат на месте, где они уже (успешно) прошли практику.
Не обязательна, но желательна подготовка письма с предыдущего места работы в виде рекомендации, чтобы увеличить шанс трудоустройства работника у нового работодателя.
Отказ приема на работу работника по национальному, расовому, половому признаку, вероисповеданию является нарушением гражданских и общечеловеческих прав, строго караясь по Трудовому и даже Уголовному кодексу.
Гарантийное письмо служит защитой работнику в случае возникновения любых недоразумений. Например, при отказе в приеме на работу при наличии гарантий можно подать на потенциального работодателя в суд.
Составлять гарантийное письмо должно лицо, хорошо знающее соискателя и способное за него поручиться в случае необходимости. Чаще всего его пишут непосредственные руководители работника, начальники структурных подразделений, кадровых служб.
Независимо от типа и назначения, гарантийное письмо должно соответствовать правилам официально-делового стиля и содержать необходимый минимум реквизитов:
- регистрационный номер документа;
- наименование места требования, его адрес;
- название документа;
- основная часть;
- данные об условиях работы сотрудника на новом месте;
- подписи и печать.
Обязательно ссылаться на трудовое законодательство, если это необходимо по ходу повествования.
Другие образцы гарантийных писем:
Как оформить о трудоустройстве осужденного для УДО
При приеме на работу осужденного работодатель обязан предоставить письмо для суда. Документ составляется в свободной форме (типовой схемы не установлено).
Письмо создается по общему плану, указываются все реквизиты потенциального работодателя. Документ обязательно должен содержать фразу «Обязуюсь/обязуется предоставить место… с момента условно-досрочного освобождения».
В основной части также нужно кратко описать условия трудового договора: должность, трудовые обязанности, размер оплаты труда (оклада, премий, надбавок и прочее), график работы, дату предполагаемого начала трудовой деятельности (и ее окончание – если договор срочный).
Можно добавить фразу-пожелание для соблюдения деловой и общечеловеческой этики. Например: «Готовы оказать содействие в скорейшей реабилитации и приобретения опыта по профессии».
Письмо для осужденного при УДО подготавливается на фирменном бланке предприятия и заверяется печатью.
Приглашение должно быть направлено в суд на территории места лишения свободы. Письмо не выдается на руки осужденному до решения суда.
Образец такого письма можно скачать в статье ниже.
Как написать о принятии иностранного гражданина
При подготовке «гарантии» для иностранного гражданина компания должна ознакомиться со всем пакетом документа лица, необходимым для трудоустройства. Документ направляется начальнику УМВД по району, где находится компания-работодатель.
Прием на работу должен сопровождаться по стандартной процедуре к предъявлением копии паспорта иностранного гражданина, отплаченной госпошлиной, оригиналом паспорта нанимателя.
Помимо условий трудового договора, в письме должны описываться адрес временного пребывания лица и данные о наличии медицинской страховки.
На практике закреплены условия, что работодатель обязывается возместить иностранцу траты на аренду жилья и медицинскую страховку. Как аналог страховки, наниматель может при необходимости предоставить иностранцу денежные средства для получения медицинской помощи.
Гарантийное письмо составляется по общим правилам, но в нем обязательно приводятся паспортные данные иностранного гражданина. При приеме на работу важно учитывать наличие специальных сертификатов, подтверждающих квалификацию специалиста и позволяющих ему осуществлять трудовую деятельность на территории РФ.
Важно, что гарантийное письмо составляется только после получения иностранцем приглашение на въезд в РФ, порядок получения которого прописан в Административном регламенте МВД РФ из Приказа МВД от 29.09.2020 №677.
Скачать образец
Скачать образец гарантийного письма о приеме на работу:
Выводы
Гарантийное письмо о приеме на работу составляется по разным причинам, но чаще всего требуется для обеспечения гарантий соискателям среди студентов-практикантов, иностранных граждан и осужденных лиц, имеющих возможность выйти на свободу по УДО.
Составляется руководителем организации (на небольших предприятиях), его заместителем, начальником подразделения, куда планируется устроить работника.
Типовой формы не разработано, но оно должно соответствовать правилам делопроизводства. Обязательно указываются сведения о принимающей организации, условиях труда, гарантиях в реабилитации, обеспечении оптимальных условий труда, компенсации расходов на пребывание в стране и прочее.