Гарантийным письмом о выполнении обязательств по договору называется официальный документ, позволяющий юридически зафиксировать права и обязанности обеих сторон договора при обсуждении любого вопроса.
Письмо всегда создается по установленной форме для унификации делопроизводства и облегчения работы секретарям. Составление данной бумаги поручают только опытным сотрудникам, строго соблюдающим правила разработки официально-деловой документации. В статье ниже предлагаем скачать примерный образец документа.
Когда составляется гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору
Гарантийное письмо должно быть адресовано организациям или лицам. Чтобы придать документу полноту юридической силы, его обязаны подписать руководитель предприятия-адресанта и его главный бухгалтер.
Цель письма зависит от предмета обязательств, прописанных в договоре (так, гарантийные письма подразделяют на такие группы):
- о выполнении работ;
- о поставке товара без промежуточных звеньев (напрямую от производителя);
- об оплате;
- о приеме на работу;
- о предоставлении услуг или оборудования.
Независимо от указанного предмета договора, наличие гарантии закрепляет обязательство одной стороны перед другой по реализации процесса, предоставлении услуги/товара, организации рабочего процесса, трудоустройству и прочее.
Все виды гарантийных писем составляются по одной форме с соблюдением ряда правил:
- Формулировки должны быть максимально четкими, чтобы исключить двусмысленности или недосказанности. Разрешено использовать только официально-деловую лексику. Обязательно не отклоняться от корпоративной этики.
- В теске договора нужно делать ссылки на нормативные документы, которые раскрывают предмет. Например, при составлении соглашения подряда нужно ссылаться на статью 702 Гражданского кодекса РФ.
Можно сказать, что гарантийное письмо защищает одновременно обе стороны договора.
Другие образцы гарантийных писем:
Как написать — рекомендации и правила
Гарантийное письмо должно составляться главным секретарем, делопроизводителем, работником бухгалтерии, кадровой службы, помощником руководителя или даже самим руководителем организации-адресанта. Текст составляется в печатном виде на бумаге формата А4 или фирменных бланках, если они закреплены как элементы корпоративного стиля.
Структура документа такова:
- Сначала указываются реквизиты организации-отправителя: полное наименование, юридический адрес, организационно-правовой статус с кодами деятельности.
- После перечисляются сведения об адресате: наименование, статус, адрес, контактная информация и иные реквизиты.
- Ниже должен проставляться номер исходящего письма по внутреннему уставу отправителя.
- Основная часть имеет распорядительный характер и передает основные положения договора (подробное описание обязательств, их предмета и цели, сроков исполнения, нюансов решения вопроса при возникновении конфликтов между сторонами и прочее).
- Заверяют подлинность документа личные подписи (с расшифровкой) руководителя предприятия и главного бухгалтера. Если в организации закреплено использование мокрых печатей, печать тоже ставится.
Письмо составляется в одном экземпляре, но при необходимости с него можно снять копии. Предприятие-отправитель заносит в карточку или базу данных информацию об исходящем письме. В свою очередь, получатель обязан хранить оригинал вместе с другой входящей документацией, а также внести сведения о нем в журнал для регистрации входящей деловой корреспонденции.
Скачать образец
Скачать образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору об исполнении работ.
Директору ООО «Миндаль»
Орешкину Олегу Олеговичу
345543, г. Новороссийск,
ул. Ореховая, д. 16, оф. 1
от ООО «Grizunoff»
765987, г. Владимир,
ул. Ленина, д. 20
№371
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
о выполнении обязательств по договору об исполнении работ
ООО «Grizunoff» гарантирует выполнение работ, предусмотренных договором №39-89 от 25.06.2021 года, заключенного между ООО «Миндаль» и ООО «Grizunoff» в срок до 25.08.2021 года.
Генеральный директор ООО «Grizunoff»
Борис Борисович Белочкин Белочкин Б.Б.
Главный бухгалтер ООО «Grizunoff»
Брунгильда Витольдовна Бурундукова Бурундукова Б.В.
Выводы
Независимо от предмета договора, гарантийное письмо о выполнении обязательств создается адресантом по единой форме, в которой должна быть отражена вся информация о сторонах, соглашения между ними и условиях ликвидации недоразумений.
Документ составляется в одном экземпляре, который должны заверить подписями руководитель организации и ее главный бухгалтер.
Поручать оформление гследует заместителю руководителя, секретарям, делопроизводителям, работникам бухгалтерии или отдела кадров.