Нормы современного делопроизводства выделяют деловую корреспонденцию в отдельную категорию официально-деловой документации, используемой в целях коммуникации и информационного обмена между организациями, госучреждениями или должностными лицами.
Важной подгруппой являются письма-напоминания, условия и правила написания которых могут быть зафиксированы в локальных нормативных актах как отдельных предприятий, так и целых отраслей. Примеры и образцы оформления напоминаний о необходимости оплаты задолженности, о выполнении условий договора предлагаем скачать в статье ниже.
В каких случаях составляется письмо-напоминание
Область назначения письма ограничена решением срочных вопросов между организациями и/или должностными лицами. Документ оправдывает свое название и предназначен для актуализации какой-либо важной информации.
Основная причина использования письма-напоминания – невозможность организации иного вида сообщения между сторонами. Так, напоминание является «финальной точкой», когда другими способами не получилось выйти на контакт, и в ход идет «тяжелая артиллерия» в виде использования официальной корреспонденции.
Письмо является не только способом передать информацию, но и доказательством наличия этих контактов, даже если они оказались односторонними.
Например, оригинал или копия письма могут служить доказательством в суде о том, что лицо/предприятие было проинформировано, и вина за совершение или несовершение определенных деяний возлагается на вторую сторону, которая не проверила входящую деловую документацию, хотя обязана это осуществлять.
Чаще всего письмо информирует сторону об условиях по договору. Например, выражает напоминание об оплате, предоставлении услуг, передаче данных или организации сотрудничества.
Составление напоминания – довольно непростая миссия, которая должна возлагается на опытного и ответственного сотрудника. Как правило, составление писем входит в обязанности главного секретаря предприятия, работников канцелярии, отдела кадров. Не запрещено в сложных ситуациях привлекать юридического консультанта.
Образцы других информационных писем:
Как написать напоминание об оплате задолженности
Универсальная схема составления письма с напоминанием подразумевает наличие трех элементов: вступления, основной части и итогов.
Структура документа такова:
- Во вступлении-«шапке» необходимо привести сведения об адресанте и адресате (полное наименование с указанием организационный-правового статуса, юридический адрес, при необходимости – ФИО и должность конкретного сотрудника).
- В заголовке требуется отобразить причину напоминания. Затем сразу следует основная часть с информативным и побудительным элементами. Первый подробнее раскрывает причины написания письма, напоминает об обстоятельствах сотрудничества и прочее, а второй с помощью четких формулировок акцентирует внимание на необходимость выполнить обязательства. При необходимости можно сослаться на законодательство.
- Завершает письмо пожелания решить проблемы по обоюдному согласию, а также подпись руководителя организации-отправителя. Не запрещено приложить к напоминанию дополнительные документы, например копию подписанного ранее договора о сотрудничестве или оказании услуг.
Несмотря на тяжесть проблемы, тон написания письма-напоминания должен быть вежливым и корректным.
Отправлять его можно различными способами: в электронном формате, как факс или в физической форме (например, почтой России или через частные курьерские службы доставки).
Письмо об оплате задолженности отличается от «типовой формы» только указанием назначения в основной части. Например, «настоятельно просим оплатить проделанную нами работу».
Скачать образец
Пример:
ООО «Измера» Директору
г. Воронеж, ул. Фрунзе, 21 ООО «Аргонавт»
Тел. (879)7645632 Э.Я. Чекунцову
г. Москва, ул. 1-я Бебеля, д. 48, оф. 27
23.08.2021 №41
Напоминание о перечислении оплаты по договору
Уважаемый Эдуард Ярославович! По договору о оказании услуг №31 от 14.07.2021 о поставке товара Ваша компания обязалась перечислить нам 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей за поставку измерительных приборов для определения концентрации абразивных взвесей в воздухе в срок до 28.07.2021 года.
Поставка была приведена с соблюдением всех заранее оговоренных условий, но денежных поступлений не последовало.
В связи с этим настоятельно просим оплатить наши услуги в течение 7 (семи) рабочих дней с момента получения данного послания, в противном случае согласно п. 8.4 заключенного с Вами договора мы имеем право подать судебный иск.
С уважением, директор ООО «Измера» Васильева Васильева А.Н.
Выводы
Письмо-напоминание составляется по типовой форме, которая содержит введение, основную часть и заключение с подписью отправителя. Тон письма должен быть корректным и вежливым. При необходимости к письму можно прилагать иную документацию. Особое внимание нужно уделять правильности указания информации об адресанте и адресате (в противном случае письмо не будет доставлено по адресу). Письмо можно отправлять в онлайн или офф-лайн форматах.