Письмо о сотрудничестве по сути очень схоже с коммерческим предложением. Оформляется с целью привлечения новых партнеров и нацелено на грамотную продажу своей идеи. Успех документа заключается в знании логики и смысловых компонентов, применяющихся при написании.
Для упрощения процесса оформления в статье ниже предлагаем скачать образец оформления письма о взаимовыгодном сотрудничестве между компаниями.
В каких случаях оформляется письмо о сотрудничестве
В современных условиях рынка письма о сотрудничестве распространены в сфере бизнеса, документ чаще называется коммерческим предложением.
В практической деятельности сочетается несколько элементов деловой переписки: коммерческая оферта, рекламное предложение, предложение об участии в совместных проектах.
Как правило, предприятиями составляется документ, приглашающий другие компании к долгосрочному и взаимовыгодному сотрудничеству между компаниями по поставке товаров, на оказание услуг.
Существует два варианта оформления письма о партнерстве: для текущих контрагентов и потенциальных партнеров.
Кроме этого, письмо о сотрудничестве необходимо при расширении производства, проведения глобальных перемен для привлечения новых инвесторов, заказчиков. Часто для этого приходится объединяться с мощностями другой компании. В таком случае при правильном описании выгоды письмо окажет серьезное впечатление на будущих партнеров.
Грамотно описанное заманчивое предложение напрямую зависит от успеха продаж в перспективе.
Предложения обычно направляются в коммерческих целях, но допускаются и иные сферы его применения:
- благотворительность;
- развлечения;
- социальная;
- культура (выставки, концерты).
Деловое письмо является частью деловой переписки, где затронуто один или несколько вопросов.
Как оформить — рекомендации и советы
В содержании могут фигурировать специальные термины, понятные специалистам в той или иной отрасли. Целесообразно оформление проекта письма доверить специалисту, курирующему данное направление на предприятии и имеющем представление об ассортименте товара, преимуществах компании по сравнению с конкурентами, скидках и отсрочках по платежам, перспективных направлениях для партнера. В дальнейшем готовыми формулярами могут воспользоваться другие сотрудники.
Составляя письмо, нужно четко иметь представление о том, что можно предложить другой организации. Иногда предприятиями предлагается работа под видом сотрудничества. Одна сторона сделки исполняет работу, вторая — платит ей вознаграждение. Цели у фирм разные: получение прибыли и продвижение продукта.
В коммерческом предложении первым пунктом сразу делятся обязательства между компаниями. Партнеру необходимо понимать степень ответственности личную, а также партнера.
Структура делового письма определена ГОСТ Р 7.0.97-2016, где обозначены основные реквизиты (30 наименований), порядок их размещения.
Характер документа рекомендательный. Форма жестко не регламентируется в отличие от бланков строгой отчетности. Но определенной структуры письма стоит придерживаться, это позволит сэкономить время при оформлении, а также верно донести предложение до адресата и получить адекватный ответ.
Пример о взаимовыгодном сотрудничестве между компаниями
В левом углу бланка прописываются реквизиты отправителя, в правом — получателя. По центру листа прописывается обращение по имени и отчеству к руководителю потенциального союзника.
Текстовая часть должна быть минимальной. Лучшим вариантом являются понятные таблицы и графики, общая схема работы. Необходимо выделить основное преимущество при сотрудничестве. Обязательно выделяется пункт про целевую аудиторию, с которой непосредственно планируется работа в будущем.
Примерная текстовая часть письма:
«Предлагаем Вам сотрудничество с ООО «Колыбель» в качестве представителя в Вашем регионе.
Мы гарантируем интересную работу и доход 1 млн.руб в год.
Наше предложение включает в себя краткий обучающий курс со специальной обучающей литературой, помощь продвижения на рынке, индивидуальный подход к клиенту за счет применения акций, персональных скидок.
Лично Вам гарантируем «агентский» процент, приобретение продукции на льготных условиях.
Более подробная информация по телефону 89995684256».
Подписывает документ руководитель предлагающей стороны. В качестве дополнения к письму можно приложить документы или ссылки на нормативные акты. Документ направляется по электронной почте, через социальные сети, факс или почту России.
Не всегда хочется менять устоявшийся рабочий уклад. Информация должна преподносится так, чтобы партнер лично захотел купить продукцию, услуги.
При указании преимуществ, в первую очередь, обозначаются плюсы для контрагента, а только после этого своей компании. Если сразу начать о собственных выгодах, то это заведомо проигрышный вариант. В бизнесе каждый нацелен на получение личностных достижений.