Что такое информационное письмо — скачать образцы и примеры оформления

Информационные письма позволяют сообщить или заявить о каких-либо событиях, напомнить о мероприятиях, запросить информацию, предупредить о чем-либо, а также выполнить ряд иных действий.

При оформлении следует придерживать правил деловой переписки, учитывая смысл содержания и цель оформления. В статье предлагаем скачать образцы основных видов информационных писем, которые наиболее часто оформляются на предприятиях.

Что такое информационное письмо



В деловых отношениях часто практикуются так называемые информационные письма. Многообразие задач, решаемых с помощью данной корреспонденции, делает этот инструмент коммуникации весьма популярным.

Информационное письмо представляет собой особую разновидность делового документа, цель которого – оповестить адресата о каких-либо событиях, обстоятельствах или фактах, имеющих отношение к отправителю письма.

Такой документ вовсе не является обязательным. Он скорее считается проявлением деловой вежливости, лояльного отношения, хорошего тона. Подобные письма часто используются как средства маркетинговых коммуникаций, эффективно способствующие продвижению компании-отправителя на целевых рынках.

В официальной переписке информационные письма могут преследовать такие цели:

  1. Рассказать деловым партнерам о важных изменениях, произошедших у отправителя.
  2. Напомнить контрагентам – поставщикам, подрядчикам или покупателям – о необходимости выполнения обязательств, определенных условиями подписанного соглашения.
  3. Сообщить клиенту о появлении новых позиций (услуг) в ассортименте.
  4. Прочие цели, подразумевающие уведомление адресата (получателя) о произошедшем.

Информационное письмо не призывает адресата к каким-либо действиям. Оно только констатирует определенный факт, не требуя от получателя обязательной или желательной реакции.

Важно, чтобы содержание было полезным для его адресата, то есть не носило характер вредной, нежелательной информации (спама).

Адресатами могут быть отдельный сотрудник компании-отправителя, группа таких сотрудников (как вариант, все сотрудники), а также клиенты, контрагенты, партнеры компании-отправителя, представители различных контактных аудиторий.

Рекомендуем: Образцы благодарственных писем.

Какие бывают — виды



Классифицируя информационные письма, нужно понимать, что их разделение по категориям является достаточно условным. Это объясняется тем, что любое такое письмо может применяться (задумываться) для выполнения нескольких задач одновременно.

Информационные письма, наиболее часто используемые в деловой практике, могут иметь следующие типичные разновидности:

  1. Cообщение (как вариант, уведомление). Его задача – оповестить получателя о новостях, касающихся отправителя. Например, адресату можно сообщить об изменении реквизитов компании, росте или снижении цен, а также других событиях, имеющих значение.
  2. Заявление. Его задача – уведомить получателя о дальнейших действиях отправителя. Примеры – адресата заранее предупреждают о предстоящих сокращениях штата, о продлении договора, прочих мерах.
  3. Напоминание. Его получателю напоминают о необходимости выполнения тех или иных обязательств (например, погасить долг).
  4. Подтверждение. Оно подтверждает факт получения информации, посылки, другого письма.
  5. Рекламно-информационное. Сообщает о проведении рекламных акций, может содержать предложение товаров/услуг, но не призывает получателя к совершению покупки.
  6. Запрос. Это конкретная просьба, адресованная получателю. Отправитель просит адресата дать ответ на поставленный вопрос. Пример – просьба разъяснить порядок формирования цен.
  7. Иные разновидности информационных писем (отказ, предупреждение, приглашение, прочие варианты).

Правила оформления и реквизиты

Объем текста в информационном письме строго не ограничивается. Текстовая часть этого документа может включать как одно предложение, так и несколько страниц. Может отправляться от имени руководителя предприятия или иного уполномоченного представителя данного предприятия.

Подписывается тем лицом, от имени которого оно отправляется (руководителем компании или иным ответственным субъектом). При массовой рассылке вовсе не обязательно подписывать этот документ вручную.

Строгие правила составления для информационных писем отсутствуют. Обычно оформляются по свободным (произвольным) шаблонам. При этом всё же рекомендуется соблюдать общепринятые нормы ведения деловой корреспонденции, которые подразумевают отражение следующих сведений (реквизитов):

  1. Название компании-отправителя, её адрес, контактные сведения, прочие важные реквизиты. Здесь же прописываются дата написания документа, а также его исходящий регистрационный номер (если корреспонденция подлежит регистрации). Всё это следует указать в верхней левой части листа.
  2. Информация об адресате – получателе письма (его ФИО, занимаемая должность, структурное подразделение, а также наименование и адрес его организации). Все это указывается в верхней правой части листа.
  3. В самом центре листа отражается тема письма, четко характеризующая его суть.
  4. Основная содержательная часть. Начинается с вежливого обращения или уважительного приветствия. Излагается суть послания, приводится содержание самого сообщения – факты, существенные обстоятельства, преимущества, аргументы, доводы. Приветствуются краткость, четкость и последовательность изложения информации. Главное, чтобы адресат (получатель) однозначно понял смысл данного послания.
  5. Заключительная часть. Содержит резюме, краткий итог, формулировку просьбы (предложения).
  6. Перечень документальных приложений (если есть). К каждому такому приложению рекомендуется дать краткие пояснения для адресата (что это такое, какую информацию содержит, для чего представляется).
  7. Письмо завершается типичной формулировкой, свидетельствующей об уважительном отношении отправителя к адресату («С уважением…»). Указываются ФИО и должность лица, от имени которого отправляется это письмо. Подпись отправителя проставляют, если послание является персональным.

Если информационное письмо является стандартным (то есть типовым), оно составляется по утвержденному или общепринятому образцу.

В тексте допускается цитировать выдержки (положения) из официальной, нормативно-правовой документации.

К информационному письму могут прикрепляться необходимые документальные приложения (таблицы, схемы, фотографии и прочее). Если оформляется на бумаге, оно пересылается курьером или почтой. Электронное письмо отправляется онлайн (как правило, через e-mail).

Скачать образцы и примеры



Образец информационного письма:

Оцените статью
Документы и формы