Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления

Деловая корреспонденция объедена в большую группу коммуникативной документации, необходимой для грамотного взаимодействия между организациями, госучреждениями и должностными лицами. Письма также могут выполнять информативную и побудительную функцию, поэтому правильности и уместности их составлению уделяется особое внимание.

Немалую важность для донесения важных сведений имеют письма-подтверждения — в статье предлагаем скачать образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров, участия в мероприятии. Ссылки на скачивание примеров можно найти в конце статьи.

В каких случаях составляется письмо-подтверждение



Как и вся деловая корреспонденция, письмо подтверждение имеет узкую область применения. Специфика использования заключается в фокусе на письменном выражении своего согласия лицом/предприятием касательно какого-либо вопроса.

Письмо используется, если одна из сторон делает уведомление по таким причинам:

  • при выражении согласия на заключение договора (любого характера);
  • при рассмотрении какого-либо вопроса;
  • во время принятия решения, важного для дальнейшего взаимодействия сторон;
  • для налаживания процесса поставки/получения документов, товаров, осуществления денежных переводов и т. п.

В ряде случаев письмо служит аналогом соглашения о намерениях (реже – даже актов о получении товара/оказании услуг).

Можно сказать, подтверждение как категория письма является одной из наиболее часто встречающихся на практике. Документ применим и уместен для решения многих вопросов.

В большей степени оборот писем-подтверждений приходится на коммерческие компании, но и на предприятиях другой формы собственности такая корреспонденция зачастую в ходу. Например, такие письма могут посылать друг другу госучреждения и должностные или уполномоченные лица.

Образцы других информационных писем:

Как написать — рекомендации и советы



Процесс написания подчиняется общим правилам создания объектов деловой документации. Обязательные условия: вежливый тон, точные и однозначные формулировки, официально-деловая стилистика и набор обязательных штампов (например, унифицированного приветствия).

Письмо следует составлять на бумаге формата А4 или типовом бланке. Документ подготавливают в единственном экземпляре и присваивают ему уникальный номер, регистрируя в журнале исходящей документации.

Типовая структура имеет следующий вид:

  1. В «шапке» приводится информация о получателе и отправителе (наименования, адреас, организационно-правовые статусы, ФИО и должность лица – если письмо персонализированное).
  2. В центре приводится название бланка и его уникальный регистрационный номер. После этого следует лид-абзац с приветствием и напоминанием о причине отправления.
  3. Затем раскрывается информация о предмете подтверждения. При необходимости отправитель может использовать побудительные формулировки. Если это уместно, можно сослаться на закон или отраслевой стандарт.
  4. В заключительной части выражаются пожелания. Руководитель организации отправителя должен заверить письмо личной подписью с расшифровкой и печатью, если ее неиспользование предусмотрено уставом организации.

Правила составления писем-подтверждений включают необходимость указывать максимум сведений о запланированных события, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы не возникало недоразумений, все суммы должны прописываться цифрами и словами, а даты – приводиться в формате «число-месяц-год».

Скачать образец



Скачать пример письма-подтверждения о сотрудничестве.

Скачать образец подтверждения о получении товара.

Скачать образец письма об участии в мероприятии.

Для примера рассмотрим подтверждение на запрос об участии в мероприятии.

ООО «Море»                                                                                                                       Директору

г. Новороссийск, ул. Широкая, 118                                                                            ООО «РыбаК»

Тел. (879)881922                                                                                                         М.С. Крюкову

г. Мурманск, ул. Северная, 52

14.03.2021 №322

Письмо-подтверждение

Уважаемый Михаил Сергеевич! Благодарим Вас за приглашение на участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века» Настоящим письмом подтверждаем, что организация с ограниченной ответственностью «Море» является участником вышеупомянутого форума.

Письмо-подтверждение действительно до момента окончания форума «Инновации в рыболовстве 21 века».

 

С уважением, директор ООО «Море»                         Сетков                                       Сетков К.И.

Выводы

Письмо подтверждение используется для уведомления или соглашения по решению широкого круга вопросов.

Составляется согласно нормативам проектировки официально-деловой документации на белой бумаге или фирменном бланке.

Обязательными элементами являются введение, основная часть, заключение, подпись создателя письма и мокрая печать.

Документ должен проходить регистрацию как элемент исходящей деловой корреспонденции. Формулировки в тексте должны быть максимально четкими, а стилистика – подчиняться законам деловой этики.

Оцените статью
Документы и формы