Как написать письмо-приглашение — образцы и примеры для скачивания



Письмо-приглашение — это официальный способ пригласить лицо на какое-либо мероприятие, например, выставку, празднование какого-либо события. Также подобное письмо может оформляться одним работодателем для другого с целью приглашения на работу сотрудника в порядке перевода.

В статье предлагаем скачать три образца оформления данного документа, ссылки на бесплатное скачивания находятся в конце статьи.

Что такое письмо приглашение и когда оно составляется



Письмо-приглашение, как и следует из его наименования, представляет собой особую разновидность некоммерческой корреспонденции. Оно используется с четкой целью – пригласить определенного субъекта на конкретное событие, то есть для непосредственного участия в запланированном событии.

Практика показывает, что таким событием часто оказывается мероприятие какой-либо тематики, обучающий или ознакомительный семинар, собеседование (беседа) с работодателем, совещание, собрание, выставка, презентация, а также участие в тендере и другие возможные события, которые планируются на конкретные даты заранее.

Некоммерческий характер письма-приглашения вовсе не исключает его деловую направленность. По данной причине пригласительные письма достаточно часто применяются в предпринимательской и иных сферах общественной жизни.

В деловых некоммерческих коммуникациях письмо-приглашение выполняет следующие задачи:

  1. Уведомить адресата (получателя) о каком-либо предстоящем событии. Как правило, подобные события заранее планируются на определенные дни (отправитель пригласительного письма указывает дату/время такого события).
  2. Подтвердить сам факт приглашения адресата (получателя) для участия в конкретном запланированном событии.
  3. Напомнить адресату (получателю) о месте, дате и времени назначенного события.
  4. Уточнить адрес и конкретное время проведения ранее запланированного мероприятия.
  5. Подчеркнуть важность, смысловое значение события (мероприятия) для адресата (получателя).
  6. Проявить должную вежливость по отношению к адресату (получателю), оказать ему внимание, продемонстрировать уважительность в общении. Использование пригласительных писем считается признаком хорошего тона, что настраивает адресата (получателя) на продолжение контакта.
  7. Прочие функции. Письмо-приглашение может оказаться единственным вариантом установления (продолжения) контакта, если личное общение, телефонный разговор, электронная почта или интернет-мессенджеры не представляются возможными.

Письмо, содержащее приглашение на конкретное запланированное событие, может быть передано адресату (получателю) одним из следующих доступных способов:

  1. Отдать в руки при личной встрече. Как вариант, можно устно озвучить приглашение.
  2. Передать через курьера. При этом имеется возможность разъяснения адресату непонятных моментов (если такие возникнут при получении корреспонденции).
  3. Почтовое отправление. Если событие представляет большую важность, документ рекомендуется переслать ценным письмом, предполагающим опись вложений и уведомление отправителя о вручении. Необходимо, чтобы данное письмо поступило адресату своевременно (рекомендуется отправить его заблаговременно).
  4. Отправка по e-mail или с помощью интернет-мессенджеров. Указанный вариант считается подходящим для приглашения адресата на встречу, собеседование, презентацию.

Приглашение относится к категории информационных писем.

Правила написания



Пригласительное письмо составляется в свободной (произвольной) форме. Общеобязательные шаблоны для этой категории писем не установлены законодательством. Это значит, что организация, гражданин или индивидуальный предприниматель вправе сформировать и использовать собственные образцы подобной корреспонденции для различных стандартных ситуаций.

Однако при составлении всё же желательно соблюдать стандартные общепринятые правила (нормы) ведения деловой переписки:

  1. Использовать официальный, деловой, но вежливый стиль изложения и обращения.
  2. Не допускать просторечия и разговорных оборотов в тексте письма.
  3. Исключать любые ошибки и многозначные словесные конструкции при написании текста.
  4. Четко представить адресату суть обращения (приглашения).
  5. Учитывать особенности запланированного события (мероприятия).

Как правило, в типичном пригласительном письме указываются следующие сведения (реквизиты):

  1. Информация об отправителе. Рекомендуется отобразить ФИО физлица, занимаемую должность, фактический/регистрационный адрес, а также название организации (если письмо отправлено от имени юрлица) и её главные реквизиты. Здесь же располагаются контакты для связи.
  2. Информация об адресате (получателе). Указываются ФИО гражданина, его должность, фактический адрес, а также название организации (если письмо адресовано юрлицу) и её основные реквизиты.
  3. Заглавие документа, которое обычно размещается по центру и отражает суть обращения (приглашения).
  4. Обращение к получателю (адресату) по имени и отчеству с приставкой «Уважаемый».
  5. Сведения о событии (мероприятии). Обязательно указываются место, дата и время проведения, его суть и смысловое значение для адресата. Допускается указание дополнительной информации, имеющей, однако, большое значение (контакты для связи с ответственным лицом, форма одежды, а также вещи, предметы, которые рекомендуется взять с собой, и прочие существенные моменты).
  6. Просьба о подтверждении участия (визита) приглашенного лица. Здесь же указывается желательный способ такого подтверждения (например, отправка ответного письма). Этот реквизит указывается исключительно при необходимости.
  7. Расшифрованная подпись отправителя с указанием ФИО и занимаемой должности.

Характер и специфика мероприятия могут повлиять на содержание и форму письма-приглашения. В большей степени это касается изложения информации о самом событии. Например, приглашение на собеседование будет несколько отличаться от приглашения на презентацию или выставку-продажу.

Скачать образец



Образцы письма-приглашения:

Оцените статью
Документы и формы