Письмо-приглашение — это официальный способ пригласить лицо на какое-либо мероприятие, например, выставку, празднование какого-либо события. Также подобное письмо может оформляться одним работодателем для другого с целью приглашения на работу сотрудника в порядке перевода.
В статье предлагаем скачать три образца оформления данного документа, ссылки на бесплатное скачивания находятся в конце статьи.
Что такое письмо приглашение и когда оно составляется
Письмо-приглашение, как и следует из его наименования, представляет собой особую разновидность некоммерческой корреспонденции. Оно используется с четкой целью – пригласить определенного субъекта на конкретное событие, то есть для непосредственного участия в запланированном событии.
Практика показывает, что таким событием часто оказывается мероприятие какой-либо тематики, обучающий или ознакомительный семинар, собеседование (беседа) с работодателем, совещание, собрание, выставка, презентация, а также участие в тендере и другие возможные события, которые планируются на конкретные даты заранее.
Некоммерческий характер письма-приглашения вовсе не исключает его деловую направленность. По данной причине пригласительные письма достаточно часто применяются в предпринимательской и иных сферах общественной жизни.
В деловых некоммерческих коммуникациях письмо-приглашение выполняет следующие задачи:
- Уведомить адресата (получателя) о каком-либо предстоящем событии. Как правило, подобные события заранее планируются на определенные дни (отправитель пригласительного письма указывает дату/время такого события).
- Подтвердить сам факт приглашения адресата (получателя) для участия в конкретном запланированном событии.
- Напомнить адресату (получателю) о месте, дате и времени назначенного события.
- Уточнить адрес и конкретное время проведения ранее запланированного мероприятия.
- Подчеркнуть важность, смысловое значение события (мероприятия) для адресата (получателя).
- Проявить должную вежливость по отношению к адресату (получателю), оказать ему внимание, продемонстрировать уважительность в общении. Использование пригласительных писем считается признаком хорошего тона, что настраивает адресата (получателя) на продолжение контакта.
- Прочие функции. Письмо-приглашение может оказаться единственным вариантом установления (продолжения) контакта, если личное общение, телефонный разговор, электронная почта или интернет-мессенджеры не представляются возможными.
Письмо, содержащее приглашение на конкретное запланированное событие, может быть передано адресату (получателю) одним из следующих доступных способов:
- Отдать в руки при личной встрече. Как вариант, можно устно озвучить приглашение.
- Передать через курьера. При этом имеется возможность разъяснения адресату непонятных моментов (если такие возникнут при получении корреспонденции).
- Почтовое отправление. Если событие представляет большую важность, документ рекомендуется переслать ценным письмом, предполагающим опись вложений и уведомление отправителя о вручении. Необходимо, чтобы данное письмо поступило адресату своевременно (рекомендуется отправить его заблаговременно).
- Отправка по e-mail или с помощью интернет-мессенджеров. Указанный вариант считается подходящим для приглашения адресата на встречу, собеседование, презентацию.
Приглашение относится к категории информационных писем.
Правила написания
Пригласительное письмо составляется в свободной (произвольной) форме. Общеобязательные шаблоны для этой категории писем не установлены законодательством. Это значит, что организация, гражданин или индивидуальный предприниматель вправе сформировать и использовать собственные образцы подобной корреспонденции для различных стандартных ситуаций.
Однако при составлении всё же желательно соблюдать стандартные общепринятые правила (нормы) ведения деловой переписки:
- Использовать официальный, деловой, но вежливый стиль изложения и обращения.
- Не допускать просторечия и разговорных оборотов в тексте письма.
- Исключать любые ошибки и многозначные словесные конструкции при написании текста.
- Четко представить адресату суть обращения (приглашения).
- Учитывать особенности запланированного события (мероприятия).
Как правило, в типичном пригласительном письме указываются следующие сведения (реквизиты):
- Информация об отправителе. Рекомендуется отобразить ФИО физлица, занимаемую должность, фактический/регистрационный адрес, а также название организации (если письмо отправлено от имени юрлица) и её главные реквизиты. Здесь же располагаются контакты для связи.
- Информация об адресате (получателе). Указываются ФИО гражданина, его должность, фактический адрес, а также название организации (если письмо адресовано юрлицу) и её основные реквизиты.
- Заглавие документа, которое обычно размещается по центру и отражает суть обращения (приглашения).
- Обращение к получателю (адресату) по имени и отчеству с приставкой «Уважаемый».
- Сведения о событии (мероприятии). Обязательно указываются место, дата и время проведения, его суть и смысловое значение для адресата. Допускается указание дополнительной информации, имеющей, однако, большое значение (контакты для связи с ответственным лицом, форма одежды, а также вещи, предметы, которые рекомендуется взять с собой, и прочие существенные моменты).
- Просьба о подтверждении участия (визита) приглашенного лица. Здесь же указывается желательный способ такого подтверждения (например, отправка ответного письма). Этот реквизит указывается исключительно при необходимости.
- Расшифрованная подпись отправителя с указанием ФИО и занимаемой должности.
Характер и специфика мероприятия могут повлиять на содержание и форму письма-приглашения. В большей степени это касается изложения информации о самом событии. Например, приглашение на собеседование будет несколько отличаться от приглашения на презентацию или выставку-продажу.
Скачать образец
Образцы письма-приглашения: