Письма являются основополагающей частью деловой переписки и являются кратким документом, где прописывается информация коммерческого направления.
Информационные письма включают в себя несколько видов, в том числе и уведомление, посредством которого составить может сообщить важную информацию другому лицу. В статье мы представили несколько образцов оформления такого документа, а также дали ссылки для бесплатного скачивания в формате word.
Что такое письмо-уведомление и в каких случаях оформляется
Назначение документа — уведомление о предстоящем (произошедшем) событии, затрагивающего интересы и адресата, и отправителя. Оформление осуществляется по общепринятым нормам деловой переписки.
Письма-извещения (уведомления) составляются при возникновении изменений в компании: тарифов, договорных цен, условий отгрузки товара, банковских реквизитов. Зачастую письма используются при массовой рассылке.
В зависимости от получателя уведомления различаются на:
- Внешние — к ним относятся государственные органы, лица, не трудоустроенные в организации, контрагенты. При оформлении используется общий бланк, где могут присутствовать таблицы. На уведомлении обязательно проставляется подпись уполномоченного лица, иногда документ направляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние — получателем являются сотрудники предприятия, в бланке обозначаются название документа.
Для внешних пользователей при оформлении уведомления предъявляются более высокие требования, при внутреннем использовании количество обязательных сведений сокращается (нет необходимости обозначать наименование учреждения и исходящий номер).
Как написать правильно — основные реквизиты
Как и любая деловая бумага уведомление является юридическим документом, все изложенные в нем сведения носят достоверный и подтвержденный характер.
Оформление документации, в том числе деловая и служебная переписка, подчиняется общим нормам, изложенным в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В соответствии с регламентом в письме должны присутствовать обязательные реквизиты:
- логотип компании или герб государственного (муниципального) учреждения;
- основная справочная информация о предприятии-отправителе;
- название организации, ИНН, адрес регистрации, телефон;
- дата и место оформления;
- номер документа в соответствии с утвержденной номенклатурой;
- текстовая часть;
- почтовый адрес получателя;
- подпись должностного лица;
- информация об специалисте, оформившем документ (ФИО и телефон);
Если письмо адресовано юридическому лицу, то указывается должность, фамилия и инициалы главы компании.
Текстовая часть письма разделена на блоки: вводный, основной, заключительный.
При составлении используется деловой стиль, стандартные языковые обороты, сложившиеся в практической деятельности компании. Необходимая информация излагается в произвольном виде, но без проявления излишних эмоций. Делового стиля необходимо придерживаться вне зависимости от адресата письма (юридическое или физическое лицо).
Вводная часть уведомления может содержать пояснения или мотивацию к действиям, но ее суть должна быть предельно понятна адресату. Примеры фраз, с которых может начинаться уведомление:
- «В ответ на Ваше обращение…»,
- «В соответствии с законом…»,
- «Согласно информации, поступившей от…»,
- «Для согласования вопроса об участии в конференции…».
Этот блок не является обязательным, иногда можно обойтись без него. В этом случае письмо-уведомление пишется от имени организации, при использовании глагольной формы первого лица (единственного или множественного числа). Если применяется форма глагола в третьем лице, то содержится указание на отправителя.
Пример о смене реквизитов
При заполнении шапки письма в левом углу вписывается полное название предприятия-отправителя, адрес и контактный телефон: «ООО «Арго», 620088, г. Екатеринбург, ул. Банникова, д.58, тел.8-912-158-45-89». Далее заполняется наименование получателя и конкретное должностное лицо, затем — дата письма и номер в соответствии с внутренним документооборотом. Название документа пишется посередине листа, ниже — обращение к должностному лицу по имени и отчеству.
Информационный раздел письма может быть следующего содержания:
«Сообщаем Вам, что с 01.01.2021 года произошла смена реквизитов ООО «Арго», а именно изменился юридический адрес предприятия. В связи с этим убедительно просим учитывать новые реквизиты и применять их при составлении документации, отправке почтовой корреспонденции. Также просим внести соответствующие поправки в действующие договора и иные акты, заключенные между нашими компаниями с использованием старых реквизитов, начиная с 1 января 2021 года.
Новые реквизиты: 620057, г. Екатеринбург, ул. Даниловская, д.4, тел.8-912-158-45-89.
Благодарим за проявленное понимание».
В конце письмо обязательно подписывается главой предприятия, с расшифровкой подписи, указанием его должности.
Соблюдение строгих требований при оформлении письма-уведомления позволяет придать юридическую силу служебному документу.
Скачать образец
Скачать образец письма-уведомления: