Примеры письма-уведомления и правила их составления



Письма являются основополагающей частью деловой переписки и являются кратким документом, где прописывается информация коммерческого направления.

Информационные письма включают в себя несколько видов, в том числе и уведомление, посредством которого составить может сообщить важную информацию другому лицу. В статье мы представили несколько образцов оформления такого документа, а также дали ссылки для бесплатного скачивания в формате word.

Что такое письмо-уведомление и в каких случаях оформляется



Назначение документа — уведомление о предстоящем (произошедшем) событии, затрагивающего интересы и адресата, и отправителя. Оформление осуществляется по общепринятым нормам деловой переписки.

Письма-извещения (уведомления) составляются при возникновении изменений в компании: тарифов, договорных цен, условий отгрузки товара, банковских реквизитов. Зачастую письма используются при массовой рассылке.

В зависимости от получателя уведомления различаются на:

  • Внешние — к ним относятся государственные органы, лица, не трудоустроенные в организации, контрагенты. При оформлении используется общий бланк, где могут присутствовать таблицы. На уведомлении обязательно проставляется подпись уполномоченного лица, иногда документ направляется вместе с сопроводительным письмом.
  • Внутренние — получателем являются сотрудники предприятия, в бланке обозначаются название документа.

Для внешних пользователей при оформлении уведомления предъявляются более высокие требования, при внутреннем использовании количество обязательных сведений сокращается (нет необходимости обозначать наименование учреждения и исходящий номер).

Как написать правильно — основные реквизиты



Как и любая деловая бумага уведомление является юридическим документом, все изложенные в нем сведения носят достоверный и подтвержденный характер.

Оформление документации, в том числе деловая и служебная переписка, подчиняется общим нормам, изложенным в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В соответствии с регламентом в письме должны присутствовать обязательные реквизиты:

  • логотип компании или герб государственного (муниципального) учреждения;
  • основная справочная информация о предприятии-отправителе;
  • название организации, ИНН, адрес регистрации, телефон;
  • дата и место оформления;
  • номер документа в соответствии с утвержденной номенклатурой;
  • текстовая часть;
  • почтовый адрес получателя;
  • подпись должностного лица;
  • информация об специалисте, оформившем документ (ФИО и телефон);

Если письмо адресовано юридическому лицу, то указывается должность, фамилия и инициалы главы компании.

Текстовая часть письма разделена на блоки: вводный, основной, заключительный.

При составлении используется деловой стиль, стандартные языковые обороты, сложившиеся в практической деятельности компании. Необходимая информация излагается в произвольном виде, но без проявления излишних эмоций. Делового стиля необходимо придерживаться вне зависимости от адресата письма (юридическое или физическое лицо).

Вводная часть уведомления может содержать пояснения или мотивацию к действиям, но ее суть должна быть предельно понятна адресату. Примеры фраз, с которых может начинаться уведомление:

  • «В ответ на Ваше обращение…»,
  • «В соответствии с законом…»,
  • «Согласно информации, поступившей от…»,
  • «Для согласования вопроса об участии в конференции…».

Этот блок не является обязательным, иногда можно обойтись без него. В этом случае письмо-уведомление пишется от имени организации, при использовании глагольной формы первого лица (единственного или множественного числа). Если применяется форма глагола в третьем лице, то содержится указание на отправителя.

Пример о смене реквизитов



При заполнении шапки письма в левом углу вписывается полное название предприятия-отправителя, адрес и контактный телефон: «ООО «Арго», 620088,  г. Екатеринбург, ул. Банникова, д.58, тел.8-912-158-45-89». Далее заполняется наименование получателя и конкретное должностное лицо, затем — дата письма и номер в соответствии с внутренним документооборотом. Название документа пишется посередине листа, ниже — обращение к должностному лицу по имени и отчеству.

Информационный раздел письма может быть следующего содержания:

«Сообщаем Вам, что с 01.01.2021 года произошла смена  реквизитов ООО «Арго», а именно изменился юридический адрес предприятия. В связи с этим убедительно просим учитывать новые реквизиты и применять их при составлении документации, отправке почтовой корреспонденции. Также просим внести соответствующие поправки в действующие договора и иные акты, заключенные между нашими компаниями с использованием старых реквизитов, начиная с 1 января 2021 года.

Новые реквизиты: 620057, г. Екатеринбург, ул. Даниловская, д.4, тел.8-912-158-45-89.

Благодарим за проявленное понимание».

В конце письмо обязательно подписывается главой предприятия, с расшифровкой подписи, указанием его должности.

Соблюдение строгих требований при оформлении письма-уведомления позволяет придать юридическую силу служебному документу.

Скачать образец

Скачать образец письма-уведомления:

Оцените статью
Документы и формы