Деловое письмо относится к категории документации особой важности. Информационные письма наиболее часто встречаются в практике делопроизводства. Составлять по установленным образцам, закрепленным в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Обмен письмами может осуществляться между разными компаниями, структурными подразделениями одной организации, должностными или уполномоченными лицами. В статье рассмотрены особенности составления письма запроса о предоставлении информации и оформления ответа на него, а также приведены образцы для бесплатного скачивания.
В каких случаях оформляется письмо запрос
Деловые письма условно делятся на две категории: которые требуют и не требуют ответа. К первым относятся все информационные, сопроводительные и гарантийные письма; ко вторым – предложения (в том числе оферты), запросы, предложения, прошения. Формально, нужно отвечать и на нерабочие письма, например, приглашения или поздравления, чтобы соблюсти деловую этику.
Письмо-запрос о предоставлении информации направляется с целью получения для организации важных сведений о второй стороне.
Запрос направляется в том случае, чтобы сам факт просьбы и ответ имели юридическую силу. Получатель обязан предоставить требуемую информацию в полном объеме и в оговоренные сроки, оформив ее в ответ по форме.
Письмо-запрос может быть направлено в следующие организации:
- все госструктуры: ПФР, ФНС, Росреестр, Росстат, ФСС;
- контрагентам, деловым партнерам и сторонним компаниям;
- предприятиям для уточнения информации по бывшим сотрудникам.
Письмо-запрос может формулироваться как просьба или указание, но не может требовать получения конфиденциальных сведений и персональных данных физических лиц. Раскрытие государственной, коммерческой и служебной тайн карается по закону.
В большинстве случаев запрос оформляется для получения сведений такого рода:
- выписок из ЕГРЮЛ;
- дисквалификации по решению суда ИП или юрлиц;
- владельцах недвижимости, в том числе земельных участков;
- стоимости и ассортименте производимых товаров, их потребительских свойствах.
Реже запрос используется для просьбы направить в организацию бумажные варианты договоров (оригиналы или заверенные копии), образцы продукции.
Как написать о предоставлении информации
Письмо-запрос составляется по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Правила оформления таковы:
- Текст составляется на фирменном бланке с использованием логотипов и других элементов корпоративного стиля, если он разработан.
- Из обязательных реквизитов приводятся два наименования организации (полное и кратко), ИНН, коды (ОГРН, КПП, ОКПО), контактная информация, место и дата составления письма, сведения о руководителе компании, исходный регистрационный номер письма.
- Поля: 2 см – верхнее и нижнее, 3 см – левое; 1 см – правое.
- Конверт тоже должен иметь печати и эмблемы организации-отправителя.
Смысловая структура письма должна отражать основные положения.
Условно в письме выделяют 6 блоков:
- заголовок, отражающий суть вопроса;
- официальное обращение;
- вводная часть (лид-абзац);
- характеристика данных или перечень документов, которые нужно предоставить;
- благодарность, выражения намерения о сотрудничестве и другие формы вежливости;
- подпись уполномоченного лица.
При запросах в госорганы обращение и благодарность могут быть опущены.
Скачать образец
Пример письма-запроса, оформленного по ГОСТ Р 7.0.97-2016, направляемого контрагенту^
ООО «Пчелка» Генеральному директору
РФ, МО ООО «ЭкоХим»
Ул. Цветочная, стр. 60 Пробиркину П.Л.
Тел. (4965)55555
Факс (4965)444444
Исх. №78 от 08.06.2021
на №75 от 07.04.2021
О стоимости анализаторов
Уважаемый Петр Львович!
Благодарим Вас за предложение от 7 апреля об анализаторах для оценки качества меда. Мы заинтересованы в приобретении партии этой продукции, но хотели бы получить дополнительную информацию о технических характеристиках анализаторов при работе в ненормированных условиях, в частности при повышенной относительной влажности воздуха. Просим Вас выслать эти данные.
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ!
С уважением, директор
ООО «Пчелка» Медведкина А.А. А.А. Медведкина
На многих сетевых ресурсах (в том числе официальном сайте Роскомнадзора) можно скачать бланки-образцы. Также бланки могут быть стандартизованы локальными актами предприятия.
Как написать ответ?
В соответствии с Федеральным законом №59 ФЗ от 2 мая 2006 года, ответ на письмо должен быть подготовлен не позднее 30 дней с момента его получения (срок пересылки не учитывается). Для отправления некоторых сведений компания должна получить разрешение сотрудника или должностного лица.
Ответ нужно составлять по тем же правилам (он содержит те же элементы), что и исходные письма – по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Важно заносить уникальный номер письма в сведения входящей и исходящей корреспонденции, чтобы предоставить эту информацию в виде отчета по требованию госинспекций или общественных экспертиз. Ответу тоже необходимо присваивать регистрационный номер.
Написание ответа нужно поручать ответственному исполнителю – главному секретарю, бухгалтеру, сотруднику кадровой службы, специалисту области, осуждаемой в письме (главному технологу, проектировщику, маркетологу и т. д.), заместителю руководителя.
В небольших организациях составлением письма может заниматься непосредственно сам руководитель. Но в любом случае именно он должен заверять (подписью и печатью) письмо-запрос и письмо-ответ.
Рекомендуем: Рекомендации по оформлению ответа на деловое письмо.
Пример ответного письма на запрос
Скачать образец ответа на письмо запрос о предоставлении информации.
Пример ответа на вышеуказанный запрос ООО «ЭкоХим» выглядит так:
ООО «ЭкоХим» Генеральному директору
РФ, г. Москва ООО «Пчелка»
Ул. 1-я Бебеля, 17 Медведкиной А.А.
Тел. (050)8883344
Факс (059)7787755
Исх. №81 от 10.07.2021
на №78 от 08.06.2021
Уважаемая Анна Афанасьевна!
На Ваш запрос от 08.06.2021 №78 сформирован ответ главным технологом предприятия. Предлагаемые химические анализаторы Эк-1-о-7 соответствуют нормативам ИСО 14000 и способны работать в следующих условиях:
- запыленность (содержание взвешенных частиц диаметром 2-100 микрон) – не выше 0,7 г/м3;
- температура окружающей среды от -20 °C до +40 °C;
- относительная влажность – 40%…85%;
- давление – не выше 200 кПа.
Вся интересующая Вас информация продублирована в брошюре, приложенной к письму!
Надеемся на дальнейшее сотрудничество!
С уважением, директор
ООО «ЭкоХим» Пробиркин П.Л. П.Л. Пробиркин
Ответ, который формирует государственная организация, как правило, более развернутый, может содержать ссылки на нормативные документы, федеральные законы и постановления.
Иногда ответное письмо может содержать отказ. В этом случае используется формулировка: «Организация не может предоставить информацию по Вашему вопросу» или «Банк не вправе предоставить запрашиваемые Вами сведения, потому что они составляют банковскую тайну».
Выводы
Письмо-запрос о предоставлении информации составляется для официального оформления просьбы или требования передачи сведений, не относящихся к категории тайны.
Запросы направляются контрагентам, третьим юрлицам и в государственные организации.
Текст запроса составляется с учетом РОСТ Р 7.0.97-2016.
Федеральный закон №59 ФЗ гласит, что на запрос в обязательном порядке формируется письмо-ответ, причем в течение 30 календарных дней.