Образец оформления сопроводительного письма к договору

Отправляя договор второй стороне, например, на подпись, можно приложить к нему сопроводительное письмо, где в краткой форме поясняется цель отправки и действия, которые должен совершить получатель.

Примерные образцы оформления текста предлагаем скачать внизу статьи.

Нужно ли составлять сопроводительное письмо к договору



Субъекты предпринимательской деятельности – как юрлица, так и физлица – часто предлагают друг друга подписать те или иные договоры. При этом бланк соглашения, предложенный для подписания, нередко высылается контрагенту обычным почтовым отправлением или, как вариант, по e-mail.

Если деловые партнеры обмениваются подобной документацией дистанционно, к договору, направленному для ознакомления и подписания, рекомендуется прикрепить сопроводительное письмо, которое содержит список высланных документов и необходимые разъяснения для их получателя (адресата).

Использование сопроводительного письма не считается обязательным требованием, когда речь идет об отправке партнеру договора на подпись. Можно сказать, что практика составления подобных документов является своеобразным приемом делового этикета, позволяющим исключить недопонимание у сторон.

Сопроводительный текст позволяет решить следующие ключевые задачи:

  1. Отразить опись (перечень) высланных документов. При этом указывают количество листов отправленной документации и общее количество её экземпляров.
  2. Констатировать факт отправки документов – договоров и приложений к ним, – имеющих важное значение.
  3. Проинструктировать получателя о том, что нужно сделать с соглашением, например, что получатель должен подтвердить факт получения документации, ознакомиться с ней в рекомендуемые сроки, подписать все экземпляры, а затем выслать их обратно отправителю, оставив у себя один экземпляр.
  4. Напомнить получателю о сроках возврата подписанной документации отправителю.
  5. Проявить и продемонстрировать уважительное отношение к партнеру.

Отправитель должен присвоить сопроводительному письму регистрационный исходящий номер, который отображается в специальном учетном журнале.

Документ рекомендуется подготовить в двух равнозначных экземплярах (один высылается получателю, а другой остается у отправителя).

Договор и сопроводительное письмо к нему можно передать любым удобным способом – отдать лично в руки получателю, доставить курьером, переслать почтовым отправлением или, как вариант, выслать адресату по e-mail.

Если сопроводительное письмо получено по почте, адресат выполняет такие действия:

  1. Регистрирует полученный документ в журнале учета.
  2. Проверяет комплектность документации по описи, содержащейся в сопроводительном письме.
  3. Изучает и подписывает полученный договор.
  4. Пересылает подписанное соглашение отправителю, оставив у себя один экземпляр.

Получив документацию, через курьера или лично в руки от самого отправителя, адресат возвращает отправителю второй экземпляр с соответствующей отметкой о получении.

Другие образцы сопроводительных писем:

Правила написания



Форма и содержание сопроводительного письма не регулируются законодательством. Оно произвольно составляется отправителем договора. При этом рекомендуется следовать общепринятым нормам деловой корреспонденции.

Отражаются следующие существенные сведения:

  1. Информация о компании-отправителе. Указываются её название, коды ИНН/КПП, адреса регистрации/нахождения, а также телефон и другие контакты для связи. Как правила, все эти реквизиты уже присутствуют на корпоративном бланке компании-отправителя.
  2. Информация об адресате (получателе). Достаточно указать ФИО и должность руководителя компании, а также её название.
  3. Исходящий номер и дата отправления, зарегистрированные в специальном учетном журнале.
  4. Название бланка, которое однозначно отражает суть обращения.
  5. Основная часть, которая включает вежливое официальное приветствие, список высланных бумаг, конкретизацию цели отправления, инструктаж получателя о необходимости совершения конкретных действий (подписать договор и выслать его отправителю).
  6. Расшифрованная подпись лица, составившего сопроводительное письмо от имени компании-отправителя. При этом указываются его должность и ФИО (это может быть, например, директор организации).

Текст письма должен быть предельно краток и лаконичен. На ознакомление с данным документом получатель должен потратить не более 1 (одной) минуты.

Важно придерживаться делового стиля изложения, не допуская фамильярного обращения и избегая ошибок. Сопроводительное письмо желательно написать на корпоративном бланке компании-отправителя.

Скачать образцы



Скачать образец сопроводительного письма к договору на подпись.

Скачать пример письма к договору поставки.

Пример текста:

Общество с ограниченной ответственностью «Компания-Отправитель»

Адрес, коды ИНН/КПП/ОГРН и телефон отправителя

 

Генеральному директору ООО «Компания-Получатель»

Петрову Петру Петровичу

 

Исходящий номер № XXX от 12.12.2012

Сопроводительное письмо к договору

 

Уважаемый Петр Петрович!

Отправляем Вам подписанный договор купли-продажи стройматериалов № YYY от 10.12.2012. Просим Вас подписать этот договор и вернуть нам один его экземпляр в течение 5 (пяти) календарных дней.

Количество документов: 2 (два) экземпляра на 2 (двух) листах.

 

Генеральный директор ООО «Компания-Отправитель»

Сергеев Сергей Сергеевич

Оцените статью
Документы и формы