Докладная записка относится к категории локальной документации. В документообороте принято считать, что она всегда должна включать выводы и предложения составителя. Однако это не так – локальными актами предприятие может отрегулировать область ее применения и полноту составления.
Для решения наиболее важных вопросов оформлять документ лучше в соответствии с действующими государственными стандартными в сфере делопроизводства и документооборота. Ниже приведено несколько образцов оформления докладной записки в различных случаях.
Для чего нужна и когда оформляется докладная записка?
Докладная записка всегда адресуется вышестоящим должностным лицам. Согласно классификатору ОКУД, она помечена под номером 0286041 и введена для стандартизации процесса информационного обмена между компанией и ее работниками.
Функции докладных записок разнообразны:
- Информационная – служит уведомлением руководству о какой-либо проблеме, которую нужно решить в скором времени, чтобы сотрудники могли беспрепятственно выполнять должностные обязанности.
- Менеджмент – сотрудники могут предложить иные, более продуктивные решения производственных или административно-хозяйственных проблем.
- Локально-социальная – документ помогает разрешать конфликтные ситуации, доносить сведения о принятии решения, настроении внутри коллектива и прочее.
- Подготовка отчетности – регулярных отчетов, известий об успешном выполнении дополнительного задания, происшествиях, которые возникли в ходе работы и прочего.
С учетом причин и задач докладных записок, их можно определить на 3 большие категории.
Группы бывают такими:
- Информирующая – доносящая о любых действиях или ситуациях, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей.
- Отчетная – докладывает о завершении, начале процесса, его результатах и прочее.
- Инициативная – в ней автор вносит предложения по работе.
По типу адресата докладные подразделяются на внешние (направляемые руководителям других учреждений) и внутренние (предназначенные руководителям своей организации).
По типу содержания:
- достижения и представления на награждение;
- невыполнении обязанностей или нарушении дисциплины какого-либо лица;
- несоблюдение трудового распорядка лицом.
Оформляться записка может и в других случаях, если подобная практика обычна для конкретного предприятия.
Чем отличается от служебной?
Служебная записка подразумевает обмен информацией или предложениями между субъектами одинакового статуса. А при оформлении докладных всегда соблюдается принцип субординации: документ направляется вышестоящему по должностной лестнице лицу.
Рядовой сотрудник не всегда может направить докладную главному управляющему предприятия, сохраняется «субординация»: работник направляет записку непосредственному руководителю, а тот в свою очередь – генеральному директору и так далее.
К тому же, служебная не имеет своего кода по ОКУД, а также закрепленных в ГОСТ правил оформления. Можно обобщено сказать, что jyf является «облегченным» вариантом, потому что по сути не может быть направлена главе всей организации.
Как оформить?
Этот вид документации создается по правилам, приведенным в ГОСТ 6.30-2003. Записка оформляется на обычном листе, наличие специализированных бланков не предполагается.
Унифицированная форма для внутренней и внешней докладной:
- В верхнем левом углу приводится наименование подразделения и ФИО работника.
- В противоположном углу (правом верхнем) указывается, на чье имя составлен документ.
- Ниже по центру листа приводится наименование с заглавной буквы без знаков препинания. Ниже приводится дата оформления документа.
- В основной части расписывается проблема, из-за которой была составлена. Чаще всего этот раздел оформляют в виде трех раздельных блоков (каждый с нового абзаца): причины составления, варианты решения проблемы, выводы и рекомендации автора.
- В нижней части составитель указывает свою должность, ставит подпись и расшифровывает ее.
Записка на имя генерального директора и других высокопоставленных лиц должна иметь подпись непосредственного начальника сотрудника, направляющего записку (без подписи разрешено подавать документ только в том случае, если работник в записке оформляет жалобу на своего начальника).
При оформлении внешней записки нужно добавить несколько реквизитов:
- адрес компании-адресанта;
- адрес и название адресата.
Канцелярия предприятия-составителя также обязана присвоить письму исходящий номер и отразить на конверте всю контактную информацию об авторе.
Скачать образец
Скачать образец докладной записки на сотрудника:
Выводы
Докладная записка оформляется по ГОСТ 6.30-2003 и имеет номер ОКУД 0286041. Всегда направляется вышестоящему лицу с целью обсудить какую-либо проблему и предложить оптимальные пути ее решения.
Для создания не требуются специальные бланки. Существует несколько классификаций докладных записок, но все они оформляются по схожей схеме.