Образцы оформления приказа об отмене командировки по различным причинам

Для отмены командировки должен быть составлен приказ руководителем, образец которого предлагаем скачать ниже.

В распоряжении указывается причина, по которой отменяется служебная поездка. Чаще всего в роли таковой выступает больничный работника, изменившиеся планы, а также в последнее время частым поводом выступает ухудшение ситуации с коронавирусом.

Как отменить командировку

Если у работодателя возникнет необходимость в том, чтобы отозвать наемного сотрудника из командировки, простым устным распоряжением ограничиться не получится. Отмену назначенной поездки следует оформить изданием письменного приказа.

Данное правило касается любых обстоятельств отмены – будь то воля работодателя или инициатива самого работника.

Приказ руководителя компании об отмене или отсрочке поездки должен содержать причину такого решения. При этом работодатель вправе как отменить данную поездку, так и отправить в неё другого работника, имеющего надлежащую компетенцию для выполнения командировочных заданий.

Если инициатором отмены командировки оказался сам наемный сотрудник, данный приказ также издается директором организации в обязательном порядке.

Процедура отмены (отсрочки) предусматривает последовательное осуществление таких действий:

1. Констатация наличия конкретных обстоятельств (причин, оснований), побуждающих работодателя отменить запланированную поездку или отсрочить её. Инициатива может исходить как от работодателя, так и от наемного работника.
2. Подготовка документации, подтверждающей обстоятельства (причины) для отмены или отсрочки и уже понесенные расходы.
3. Оформление служебной записки, содержащей конкретную причину. Обычно записка составляется инициатором отмены – работодателем или наемным сотрудником. Такой документ становится документальным основанием для издания приказа.
4. Издание соответствующего распорядительного акта – приказа об отмене командировки, который оформляется директором организации в письменном виде по определенному шаблону.
5. Подготовка надлежащего авансового отчета (он оформляется наемным сотрудником, отправленным в командировку), а также возврат средств, выделенных сотруднику для командировки, но ещё не использованных по назначению.

По факту вступления в силу отменяющего приказа руководителя прекращается действие следующих официальных (служебных) документов:

1. Командировочное задание, выданное наемному сотруднику.
2. Командировочное удостоверение, предоставленное командированному работнику компании.
3. Пропуск командированного лица на соответствующие объекты.
4. Командировочное направление.

Кроме того, отмененная командировка является основанием для сдачи ранее приобретенных билетов (если сотрудник ещё не уехал) и возврата неизрасходованных командировочных средств, полученных работником на цели служебной поездки.

Рекомендуем образцы документов:

• приказ о направлении в командировку;
• отчет о выполнении командирочных заданий.

Причины отмены

Как правило, служебная поездка отменяется по следующим причинам:

1. Ситуация изменилась – командировка больше не нужна. Работодатель составляет служебную записку, в которой указывает причины для отказа. Например, служебное задание утратило актуальность. Другой вариант – оказалось, что работник может выполнить порученное задание, не покидая место своей постоянной работы.
2. Перенос (отсрочка) назначенной поездки на более позднюю дату по решению работодателя.
3. Ухудшение здоровья и болезнь сотрудника, необходимость оформления больничного листа. Такая ситуация может возникнуть как до поездки, так и уже после вылета/отъезда.
4. Личные (семейные) обстоятельства, возникшие у работника как во время командировки, так и до неё (например, заболевание члена семьи или родственника, подтвержденное надлежащей медсправкой). В этом случае служебная записка оформляется командированным лицом и представляется работодателю.
5. Форс-мажорные обстоятельства (чрезвычайные ситуации, природные катаклизмы, катастрофы).

Указанные причины отражаются в служебных записках, оформляемых обычно инициаторами отмены командировок.

Как оформить отменяющий приказ

Общеобязательный типовой шаблон не предусмотрен законодательством РФ для приказа директора компании об отмене командировки. Это означает, что такой документ может составляться руководителем либо в свободной форме, либо по образцу, утвержденному локальными актами самой компании.

Так или иначе, в приказе нужно отразить следующую информацию:

1. Название компании-работодателя, её регистрационные коды, контакты и иная информация.
2. Сведения о директоре. Указываются его ФИО, а также занимаемая должность.
3. Название бланка, которое должно отражать суть принятого решения.
4. Дата/место оформления распорядительного акта, номер этого бланка.
5. Причина отмены со ссылкой на соответствующую служебную записку и иные подтверждающие документы.
6. ФИО, должность и структурное подразделение (отдел/цех) наемного сотрудника, командировка которого отменяется в соответствии с данным распорядительным актом.
7. Предписание об отмене назначенной командировки и аннулировании соответствующей командировочной документации.
8. Предписание о возврате неизрасходованных командировочных средств, сдаче ранее приобретенных билетов, подготовке необходимых отчетов.
9. Сотрудник, назначенный ответственным за должное выполнение этого приказа.

Распорядительный акт подписывается директором компании. Сам сотрудник, поездка которого отменена, и ответственное лицо проставляют в этом приказе личные ознакомительные подписи. После этого распорядительный акт регистрируется в специальном учетном журнале компании-работодателя.

Скачать образец

Скачать образец приказа об отмене командировки:

• в связи с болезнью;
• в связи с коронавирусом.