Юрист бесплатно:
+8(800)350-51-83 (регионы) +7(499)938-59-45 (Москва)

Когда и как оформляется выписка из протокола — образцы для скачивания




Проколом называют документ, имеющий силу зафиксировать какое-либо событие, договоренность или факт, придав фиксации юридическую силу.

Чтобы не задействовать для небольших и/или многочисленных операций весь документ, из протокола делается выписка, содержащая основную информацию об оригинале.

Эти данные используются в дальнейшем в делопроизводстве и всегда находятся под рукой, что очень удобно (нет необходимости каждый раз искать оригинал документа для получения минимальных сведений).

Работа с выписками проводится по особым правилам, отличным от обращения с оригиналами.


Что такое протокол



Современные правила документооборота определяют протокол как запись на бумаге, в электронном виде или аудиоформате, которая фиксирует события и факты (уже произошедшие или происходящие в данный момент). Одновременно является и распорядительным, и информационным документом. Он незаменим при проведении собраний, заседаний, совещаний, конференций.

Основная область применения протоколов – оформление работы коллегиальных структур (профсоюзов, комиссий, президиумов).

Его ведение входит в обязанности секретаря, который либо имеет соответствующую должность в штате, либо может временно избираться (на определенный срок или количество проводимых собраний).

Функции протокола:

  1. Передача информации о принятых решениях, сроков исполнения задач, списках ответственных, установленных в ходе мероприятия. Данные могут интерпретироваться в дальнейшем для решения иных задач.
  2. Для формулирования четких требованиям к исполнителям.
  3. На него можно ссылаться в случае возникновения конфликтов, для проведения расследований, инспекций, экспертиз.
  4. При большом количестве коллегиальных органов единый облегчает взаимодействие между профсоюзами, акционерными обществами, ассоциациями.

В принятии важных решений составление протокола обязательно, при этом секретарь собрания должен иметь специальное образование и опыт работы ведения подобной документации. Максимальное время, дающееся на подготовку – 5 дней.

Рекомендуем: Образцы протоколов для скачивания.

В каких случаях оформляется выписка



Протоколы бывают стенографическими, полными и краткими. Если даже информация краткого считается избыточной, для дальнейшей работы используются выписки из него.

Выписка является сжатым вариантом оригинального документа, но сохраняет основные реквизиты. При этом изготовление полной копии нецелесообразно или невозможно.

Основные причины оформления выписки:

  • большой объем первоначального документа;
  • частичная функциональность информации, отображенной в исходном документе;
  • наличие конфиденциальной информации.

Для делопроизводства зачастую не нужен документ целиком – для оформления приказов, служебных записок, прошений, справок и иной документации будет достаточно основных реквизитов или выжимки по принятым решениям.

Выписки нужно заверить, чтобы документ получил силу. Для этого секретарь должен использовать реквизит «Отметка о заверении копии».

При передаче в стороннюю организацию ставится печать предприятия, подготовившего сам протокол и выписку из него.

Как составить

Протоолы всегда составляются на бланках предприятия, выписки разрешено подготавливать и на чистых листах формата А4.

Независимо от обсуждаемого вопроса, документ должен сдержать такие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • название документа;
  • дата заседания общего собрания;
  • место создания (адрес вместе с почтовым индексом);
  • заголовок к тексту;
  • текст («повестка дня», «слушали», «постановили»);
  • участники (без личных подписей, только фамилии с инициалами и их роли – «председатель» или «секретарь»);
  • отметка о заверении копии;
  • отметка о выполнении.

При необходимости можно взять больше информации из содержательной части протокола. Можно выписывать унифицированные пункты, а можно – только те факты из содержательной части, которые нужны лицу или службе, потребовавшим выписку.

При оформлении работы профсоюзного собрания следует акцентировать внимание на результате заседания органа. Прописывается, что постановили участники собрания (с расшифровкой решений, утвержденных должностей или персоналий). Отдельно приводятся результаты открытого голосования: с перечислением количества проголосовавших «за», «против» и «воздержавшихся».

Скачать образец с общего собрания



Скачать образец выписки из протокола собрания трудового коллектива (о награждении).

Скачать пример с профсоюзного собрания.

Выводы

Протокол создан для фиксации фактов, явлений и событий, на практике чаще всего – для оформления работы коллегиальных структур.

Выписка из него оформляется по разным причинам, когда создание копии всего документа невозможно или нецелесообразно.

Создается секретарем по ГОСТ Р 6.30-2003 и должна содержать основные реквизиты (собственные и оригинального бланка).

Оцените статью
Документы и формы
Добавить комментарий