В процессе профессиональной деятельности компании периодически требуется принятие различных решений, для которых собирается соответствующее заседание комиссии. Для документальной фиксации решений, принятых на проведенном мероприятии, оформляется протокол.
В статье предлагаем скачать 5 образцов протокола заседания комиссии по различным вопрос — проверке знаний по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности.
Что такое протокол заседания комиссии — его назначение
Протокол заседания комиссии представляет собой документ, в котором отражается ход и результат обсуждения встречи. Документ одновременно несет в себе несколько характеристик – он является как информационной, так и распорядительной бумагой. Объясняется это тем, что в нем отражается ход заседания и его результат, то есть постановляющую часть.
Протокол обязательно оформляется на различных заседаниях, собраниях, семинарах, совещаниях и других мероприятиях подобного характера.
За оформление определенный сотрудник несет соответствующую ответственность. Также для бумаги установлен срок для его подготовки – не более 5 дней с момента проведения заседания.
Все виды протоколов оформляются и составляются по одному общему принципу. Информация, в них отраженная, должна быть содержательной, полной и достоверной. К оформленному должным образом протоколу заседания комиссии прикладываются дополнения. В качестве таковых могут выступать различные доклады, справки и другие материалы.
Протокол отражает суть встречи, ее особенности и решения, на ней принятые. Последний, в свою очередь, должны быть донесены до всех заинтересованных лиц. Входит в число документов, имеющих особую важность. Вследствие этого документы подлежат хранению в архиве сроком не менее 10 лет.
Документация, в зависимости от особенностей ситуации ее составления, может иметь несколько форм. Среди таковых нужно отметить следующие:
- полная. Подразумевается, что помимо итогов заседания, в протоколе отражается информация о выступлениях ее участников;
- краткая. Включает себя только стандартную часть с реквизитами и итоговое постановление;
- сокращенная. В таком протоколе инициалы и должности выступающих лиц указываются в порядке их доклада. По итогам каждого выступления делается резюме;
- стенографическая. Основная часть оформляется на основе стенограммы. В ней подробно отображается обсуждение каждого вопроса, поднятого на заседании комиссии.
Действующим законодательством РФ допускается использование любой формы протокола. В каждом случае оформляется документ, подходящий для определенной ситуации.
Как оформляется
Протокол заседания комиссии – документ, не имеющий унифицированного бланка для оформления. В связи с этим допускается его составление в свободной форме. Как правило, оформление происходит с использованием чистых листов бумаги формата А4. Исправлений и ошибок быть не должно.
Как и оформление практически всех документов, подготовка начинается с шапки. В ней указывается следующая информация:
- наименование документа;
- дата и место оформления.
Далее должна располагаться основная часть. Она включает в себя следующие данные:
- список присутствующих на встрече лиц – с указанием их инициалов и должности;
- перечень вопросов, подлежащих обсуждению;
- подробная информация о каждом рассмотренном вопросе;
- результаты голосования (при условии проведения такового);
- принятые решения по каждому вопросу.
После того, как заседание заканчивается, ответственный специалист подготавливает чистый лист, в котором участники встречи ставят свои личные подписи.
Указанный вариант оформления протокола носит примерный характер. В каждом случае при составлении документа учитываются особенности конкретной ситуации, а также выбранная форма бумаги – полная, краткая и т.п.
Следует отметить, что, если в заседании принимало участие более 15 человек, перечисление участников в самом протоколе не осуществляется. В таком случае на отдельном листе, в виде приложения, составляется список лиц с указанием инициалов и должностей.
Скачать образец
Образец протокола заседания комиссии:
Выводы
Протокол заседания комиссии представляет собой документ, носящий одновременно информационный и распорядительный характер. В нем содержится информация по вопросам, обсуждение которых производилось на встрече, а также решения, по ним принятые.
Форма документа может быть полной, краткой, сокращенной и стенографической. Для каждого заседания выбирается наиболее подходящий вариант. Унифицированного образца для оформления не предусмотрено, поэтому он составляется в свободной форме с учетом всех необходимых к соблюдению рекомендаций.