Обязанность работодателя — письменно предупреждать работника о предстоящем ежегодном оплачиваемом отпуске не менее чем за недели, например, сделать это можно посредством передачи индивидуального уведомления.
Уведомлять сотрудников нужно, если отдых работника заранее спланирован на основании графика. Если не установлены четкие даты, например, работник принят в текущем году, то отпуск предоставляется на основании заявления трудящегося.
Обязательно ли уведомлять работника о начале отдыха
Требования Роструда о необходимости соблюдения норм ст.123 ТК РФ (уведомление трудящихся о дате начала отпуска) однозначны и неизменны уже на протяжении нескольких лет.
Любой сотрудник вправе оформить ежегодный отпуск в соответствии со статьями 114 и 122 ТК РФ, данное право возникает в первый год трудоустройства после 6 месяцев непрерывной работы в организации.
Если со стороны работодателя нет возражений о предоставлении отдыха в более ранние сроки, то ст. 122 ТК РФ этот факт допускает.
За второй и последующие годы отдых предоставляется в соответствии с утвержденным графиком, который должен соблюдаться и работодателем, и сотрудником. После утверждения документа весь персонал под роспись знакомится с его содержанием. Процесс ознакомления можно оформить с помощью индивидуальных уведомлений.
За сколько дней
Уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске администрация предприятия обязана не позднее 14 дней до наступления события.
Если в этот день специалист не находится по каким-либо причинам на рабочем месте и не может ознакомиться с уведомлением, то документ пересылается ему на адрес регистрации заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении. Датой передачи документа сотруднику будет считаться отметка о получении в почтовом извещении.
Если работник не был оповещен работодателем об отпуске, то у него возникает право на перенос отдыха на любой другой месяц, наиболее удобный.
Для этого в адрес руководителя следует направить ходатайство с указанием нового отпускного периода. На его основании специалист кадровой службы оформляет приказ об изменении данных графика отпусков.
Как оформить уведомление об отпуске по графику
Оптимальный способ извещения специалиста о начале отпуска — уведомление в письменном виде. Данный документ помогает работодателю в полной мере соблюсти все обязательства перед законом, а при возникновения каких-либо спорных моментов предоставить соответствующие факты своевременного оповещения.
Утвержденной формы документа нет, обычно предприятия печатают его на фирменном бланке, текстовая часть составляется с учетом производственных особенностей компании.
Верхняя часть бланка содержит наименование фирмы и ее реквизиты. Далее прописывается дата составления документа и населенный пункт. Правая часть уведомления предназначена для фиксирования информации об адресате (ФИО, должность сотрудника).
Под указанным наименованием документа проставляется порядковый номер, в соответствии с журналом регистрации бланков. Стиль написания текста деловой.
Данные, содержащиеся в уведомлении:
- ссылка на статью ТК РФ, обязывающую работодателя выдать уведомление;
- сведения о дате начала и окончания отпуска;
- общая продолжительность отдыха;
- реквизиты утвержденного графика, где зафиксированы сведения об отпуске в данный период;
- информация о необходимости ознакомления сотрудника с документом.
Уведомление подписывается ответственным специалистом, руководителем кадровой службы. Внизу бланка обязательно предусматривается строка для проставления работником ознакомительной подписи и даты. При необходимости документ дополняется другой информацией.
Для исключения обременения дополнительной нагрузкой кадровики и бухгалтеры в качестве оповещения специалиста о предстоящем отпуске могут использовать приказ об отпуске, но дата его издания должна быть не позднее 2-х недель до начала отпускного периода.
В приказе присутствует графа для подписи сотрудника, все обязательства перед законом выполнены, сотрудник письменно оповещен.
При проверке трудовой инспекцией обращается внимание на наличие уведомления сотрудника об отпуске.
Перед плановой или внеплановой проверкой специалистом кадровой службы необходимо проверить и привести в порядок документацию, в том числе и по отпускам. Если уведомление на предприятии не формируется, то приказы по форме № Т-6 или Т-6а должны быть изданы и подписаны за 14 дней до отдыха, это позволяет утверждать об исполнении норм ст. 123 ТК РФ.
При отсутствии оповещения работника работодатель не вправе отказать подчиненному в переносе отдыха на другой период.
Также данное правонарушение предусматривает административную ответственность по п.1 ст. 5.27 КоАП в сумме от 1 до 5 тыс.руб. для ИП и руководителей компаний, от 30 до 50 тыс.руб. — для юридических лиц.