Многие действия, связанные с ведением документации, невозможно осуществлять без согласия на обработку персональных данных лица. Совершеннолетний гражданин РФ может дать разрешение на взаимодействие с личными сведениями и данными своего ребенка, не достигшего возраста 18 лет.
Наиболее строгие требования в этой сфере предъявляются к работодателям, получающим документы от работников. По Закону №152-ФЗ во избежание штрафов необходимо от каждого сотрудника получить заявление, лучше это делать непосредственно при приеме нового человека в штат.
Нужно ли работодателю получать согласие работника на обработку персональных данных?
Правовую сторону вопроса регулирует Федеральный закон №152-ФЗ, в который с марта 2021 года внесено ряд важных изменений. В том числе добавлена новая статья 10.1, где говорится о дополнительной обязанности по получению отдельных согласий на случай распространения персональных данных. То есть с 2021 года нужно отдельно получать разрешающее заявление на обработку личных сведений и на передачу этих данных третьим лицам или их публикацию в СМИ, на интернет-порталах, сайтах.
Подробнее об обязанности получать отдельное согласие на распространение персональных данных работников.
В пункте 1 статьи 6 Закона 152-ФЗ указано, что работодатель обязан запрашивать разрешение у подчиненного на обработку персональных сведений. Сам пункт не указывает наличие трудового договора как обязательство передавать личные данные, однако работодатель вправе попросить у работника любую информацию, которая обеспечит нормальную реализацию обязанностей обеих сторон трудового договора.
Сам факт разрешения, которое дает работник, должно оформляться документально — в письменном виде в форме заявления. Данное согласие является для лица гарантом того, что его личные данные будут использованы строго по назначению сотрудниками работодателя и не «направятся в другую сторону». Согласие в письменном виде считается одним из видов защиты работника от нарушения его прав.
Информация, которую вправе затребовать работодатель, можно условно разделить на три группы:
- «общие» данные – те, что находятся в открытом доступе (ФИО, пол, гражданство, дата и место рождения);
- «числовые параметры» – номера ИНН, СНИЛС, серия и номер паспорта с датой его выдачи;
- дополнительные биографические сведения – национальная принадлежность, вероисповедание, наличие судимости и прочее.
Статья 14 ТК РФ регламентирует, что специалисты отдела кадров несут ответственность за сохранение конфиденциальности персональных данных работников.
Если сотрудник отказывается подписывать согласие, работодатель не имеет права принуждать к этому. Но нужно учитывать, что при этом наниматель не сможет официально оформить соискателя на работу.
Как написать заявление?
Типовые формы, по которым должно проводиться написание заявлений на обработку данных, можно найти на официальном сайте Роскомнадзора. Там же можно ознакомиться с примером согласия. Документ может быть составлен также в свободном виде, главное включить в него реквизиты, указанные в ст. 9 Закон 152-ФЗ.
В общем виде нужно соответствовать общим требованиям оформления деловой документации:
- В «шапке» в верхнем правом углу указать наименование компании-работодателя, имя и должность ее руководителя.
- Строкой ниже следует информация о подателе заявления (ФИО, место постоянной регистрации с почтовым индексом, серия и номер паспорта с датой и местом выдачи).
- Заголовком указать «Согласие на обработку персональных данных».
- В самом теле заявления нужно по установленной форме сослаться на действующие законодательные акты, написав «Я, ФИО, в соответствии со ст. 9 Федерального закона №152-ФЗ, даю согласие на…» После нужно перечислить все требуемые сведения и то, для чего они могут использоваться работодателем.
- Внизу документа заверить его подлинность датой написания и личной подписью с расшифровкой.
Рекомендуем: образец согласия на обработку персональных биометрических данных.
Заявление должно подаваться руководителю предприятия, а после отправляться в отдел кадров для создания личной карточки нового сотрудника. Как правило, заявление пишется только один раз во время приема на работу, но может подаваться и в дальнейшем, если это потребуется, или изменятся паспортные данные сотрудника.
Иногда в заявлении можно указывать срок действия разрешения. Закон 152-ФЗ разрешает отозвать согласие в любой момент по желанию сотрудника, для этого работнику нужно написать соответствующее заявление об отзыве.
Подразумевается, что согласие пишется добровольно, поэтому дополнительных отметок об отсутствии принуждения со стороны работодателя можно не делать.
Скачать образец для 2022 года
Скачать пример согласия на обработку персональных данных.
Скачать образец заявления о согласии на распространение личных сведений.
Штрафы за отсутствие разрешения сотрудника
Сотрудник, уже состоящий в штате, может отказаться от написания нового согласия на ОПД, и это зачастую не сильно повлияет на его дальнейшую работу. Но вот новый работник без такой бумаги не сможет устроиться на работу, потому что его данные будут необходимы для отдела кадров, бухгалтерии и канцелярии.
За нарушение законодательства в области взаимодействия с персональными данными и отсутствие письменных разрешений физических лиц работодатель может понести административную и даже уголовную ответственность.
Размеры штрафов устанавливаются ст. 13.11 КоАП РФ:
- ОПД в случаях, не предусмотренных законом – штраф в размере от 1 тысячи для граждан до 50 тысяч для юрлиц;
- за обработку без письменно оформленного согласия субъекта – административный штраф для граждан от 3 до 5 тысяч рублей, для должностных лиц – от 10 до 20 тысяч, для юридический лиц – от 15 до 75 тысяч рублей;
- невыполнение оператором неограниченного доступа к политике ОПД – от 700 до 1000 рублей на граждан, от 3000 до 6000 на должностных лиц, от 5000 до 10000 на ИП, от 15000 до 30000 на юрлиц;
- несвоевременная передача личных данных в государственные учреждения – взыскание в размере от 100 рублей до 5 тысяч рублей;
- незаконный сбор персональных данных – штраф до 200 тысяч рублей и до 360 часов исправительных работ;
- незаконное публичное распространение личных данных сотрудников – штраф до 300 тысяч рублей и принудительные работы на срок до 5 лет.
В менее тяжелых случаях работодатель может понести дисциплинарное или гражданско-правовое наказание.
Выводы
Работодатель обязан получить письменное разрешение от сотрудника на обработку персональных данных. Согласие оформляется в свободной форме с учетом реквизиты, установленных ст. 9 Закона 152-ФЗ.
В теле заявления следует перечислить необходимые личные данные и цель, для которой они могут использоваться работодателем. За нарушение законодательства работодателю грозит административная или уголовная ответственность. Так, за обработку данных без согласия предприятие будет оштрафовано на сумму до 75 тысяч рублей.