Образец оформления согласия на распространение персональных данных работника

Федеральный закон №152-ФЗ от 27.07.2006 требует от работодателей соблюдать определенные правила в процессе обработки, хранения и уничтожения личных сведениях о работниках. При приеме на работу требовалось получать разрешение на использование предоставляемых реквизитов новым сотрудником.

С 1 марта 2021 в Закон №152-ФЗ вносятся изменения на основании закона №519-ФЗ от 30.12.2020, который добавляет новую статью 10.1. Суть обновлений в том, что теперь работодателям нужно отдельно получать с персонала согласия на распространение персональных данных, к которому можно отнести любую передачу сведений третьим лицам, а также их размещение на различных ресурсах, печатном СМИ, в интернете.

Что изменилось для работодателей?

Изменение заключается в появлении новой статьи 10.1 в Законе №152-ФЗ, которая регулирует процесс распространения персональных данных сотрудников.

Работодатели обязаны получить личное согласие работника, прежде, чем передавать любые сведения о нем в сторонние организации, публиковать их где-либо.

Ранее достаточно было иметь одно общее заявление, разрешающее обрабатывать информацию, предоставляемую человеком, оформлялось оно обычно при трудоустройстве. Как оформить заявление на обработку персональных данных?

Отдельное заявление на распространение данных законодательство не требовало. С 1 марта 2021 года ситуация кардинально изменилась — наличие согласия стало обязательным требованием для передачи персональных сведений третьим лицам.

Оформить его работник может:

• в письменном виде на бумаге — написать лично и заверить своей подписью либо доверить этот процесс своему представителю, действующему по доверенности;
• в электронном виде с обязательным заверением электронной подписью.

Важно! Получать такое разрешение работодатель должен каждый раз, когда планируется направить информацию о работнике сторонним лицам.

К персональным данным, распространение которых запрещено без разрешения владельца, относится любая информация, предоставленная человеком:

• фамилия, имя, отчетство;
• возраст;
• дата рождения;
• место рождения;
• о полученном образовании;
• о трудовой деятельности;
• номера ИНН, СНИЛС;
• паспортные реквизиты;
• сведения о составе семьи, социальном статусе, гражданстве;
• фотографии;
• данные о состоянии здоровья и т.д.

Важно: Молчание работника и отсутствие возражений с его стороны не лишает работодателя обязанности по получению заверенного согласия на распространение информации. Согласно ст.10.1 Закона №152-ФЗ, если человек молчит, это не означает, что он согласен — разрешение нужно все равно получить.

В новой ст. 10.1 Закона №152-ФЗ также определены случаи, когда не нужно запрашивать согласия работника на обработку и распространение его персональных сведений:

• в государственных, общественных и других публичных интересах, установленных законами РФ.
• в целях исполнения законодательства РФ органами исполнительной власти.

Когда нужно получать согласие работника на распространение персональных данных?

Заверенное разрешение нужно получать с человека каждый раз, когда планируется передача личной информации, а также его публикация.

К таким случаям можно отнести:

• передача информации в банк для оформления зарплатной карты;
• размещение сведений о работнике на официальном сайте компании;
• размещение фото, ФИО и прочих сведений на доске почета;
• размещение заметок в бумажных и электронных СМИ;
• передача данных работника охранной компании для выписка пропуска на территорию организации;
• прочие случаи распространения информации в различных целях.

Ситуации, когда не нужно согласие, указаны в п. 11 и п. 15 ст. 10.1 Закона 152-ФЗ — связаны они с исполнением норм российского законодательства.

Штрафы за отсутствие разрешения

Закон №19-ФЗ от 24.02.2021 внес изменения ст. 13.11 КоАП РФ относительно размеров штрафов за различные правонарушения.

В ст. 13.11 КоАП РФ прописаны суммы штрафов для случаев нарушения в области взаимодействия с персональными данными работникам.

В зависимости от вида нарушения размер административной ответственности могут достигать:

• для организаций — 300 тыс. руб., а при повторных нарушениях — 500 тыс. руб.;
• для ИП — 20 тыс. руб., а при повторных случаях — 100 тыс. руб.;
• для должностных лиц — 20 тыс. руб., а при повторных правонарушениях — 50 тыс. руб.

Новые штрафы вступают в силу с марта 2021 года. Суммы существенные, поэтому рекомендуется соблюдать законодательство в области персональных данных сотрудников, прописанных в Законе 152-ФЗ.

Рекомендуем: образец согласия на обработку персональных биометрических данных.

Как оформить заявление о согласии?

Типового бланка законодательством не разработано. Текст оформляется в свободной форме в виде заявления на имя руководителя организации.

Можно составить на бумаге, можно в электронном виде, но обязательна подпись заявителя (рукописная или электронная) либо его представителя, на которого оформлена доверенность, дающая право представлять интересы доверителя в данных вопросах.

Несмотря на отсутствие типового бланка, ст. 9 Закон 152-ФЗ предъявляет определенные требования к оформлению, указывая перечень реквизитов, которые дожно содержать согласие.

В заявлении работник должен указать:

• название организации, ФИО руководителя, его должность — обычно пишется в правом верхнем углу;
• свои ФИО, адрес регистрации, паспортные данные — также в правом углу;
• название документа — согласие на обработку персональных данных в целях распространения;
• ссылка на ст. 10.1 Закона 152-ФЗ, где содержится обязательство предоставлять разрешение на распросранение информации;
• согласие на передачу сведений организации;
• конкретная цель распространения — например, размещение информации в СМИ;
• список данных, которые заявитель разрешает распространять;
• срок предоставления согласия;
• дата составления;
• подпись заявителя.

Разрешение обязательно должно иметь срок действия и конкретные цели распространения. Не допустимо требовать с человека одно общее бессрочное согласие на распространение данных — это противозаконно.

В любом момент человек вправе отозвать свое согласие, потребовав прекратить передачу данных сторонним лицам либо публикацию.

Скачать образец

Скачать образец согласия на распространение персональных данных работника.

Пример оформления для случая публикации информации о сотруднике на сайте компании: