Порядок и правила регистрации входящих документов в делопроизводстве — образец журнала учета



Согласно современным правилам делопроизводства, вся документация, в том числе корреспонденция, должны регистрироваться при поступлении на предприятие.

При регистрации входящих документов присваивается уникальный номер, и эти сведения должны находиться в базе данных организации, а также отмечаются в специальном журнале учета.

Данные могут понадобиться во многих ситуациях, например, при расследовании несчастных случаев, прохождении государственных инспекций от различных структур, проведении общественных и государственных экспертиз, судебных разбирательствах и прочее.

Порядок регистрации входящих документов в делопроизводстве



Условия регистрации документов закреплены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Норматив определяет понятие регистрации как процесс присвоения документу уникального номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (это может быть карточка, база данных, электронный или бумажный журнал).

Регистрировать нужно все документы: как созданные на предприятии, так и поступившие в него извне.

Из входящей документации подлежат регистрации только та, которая незаменима в работе организации, имеет информативную и побудительную ценность.

Не регистрируют корреспонденцию рекламного, сопроводительного характера (в том числе справочники, печатные издания) и нерабочие письма (приглашения, поздравления, соболезнования и другие, связанные с проявлением деловой и общечеловеческой этики).

Также не обязательно регистрировать формы статистической отчетности и бухгалтерскую документацию (чеки, накладные, счета, платежные поручения), если они приходят без сопроводительного письма.

Регистрация документов входит в обязанности офис-менеджеров, канцелярии, секретарей, службы делопроизводства или делопроизводителей отделов, при этом полномочия четко разграничиваются, а в должностной инструкции указывается, в каком формате (журнале или карточке) нужно регистрировать документацию. Разрешено проводить процедуру в системе электронного документооборота (СЭД), если ее работа налажена на предприятии.

Входящим документам присваиваются номера в порядке поступления. Но экземпляры, имеющие пометки о срочности, регистрируются незамедлительно.

Как вести журнал учета документации при поступлении на предприятие

Вид учета должен устанавливаться локальными нормативами организации. Например, на одних предприятиях достаточно вести карточки, на других – каждому документу присваивается уникальная учетная запись в системе электронного документооборота. В большинстве случаев используются журналы учета на бумажных носителях.

Для каждой категории документов необходимо создавать отдельный журнал: для входящих, исходящих, протоколов, договоров, распоряжений, служебных записок, приказов, докладных, обращений граждан и прочего.

При этом все сведения должны отражаться максимально подробно, чтобы облегчить последующие этапы делопроизводства.

Журнал может быть типовым (изготовленным на заказ по форме, утвержденной правилами организации) или обычной тетрадью. В любом случае он состоит из двух частей: титульного листа и основной части, представленной в виде таблицы.

На титульном листе указывается:

  • наименование организации с указанием юридически-правового статуса и кодов деятельности;
  • название самого журнала;
  • ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.

Остальные листы представляют собой таблицы с 10 столбцами, каждая графа которого должна быть заполнена.

Назначение колонок таблицы:

  • порядковый номер пункта;
  • дата регистрации;
  • наименование документа;
  • адресант (от кого поступил);
  • краткое содержание;
  • кому передали входящий документ;
  • дата передачи;
  • подпись (с расшифровкой) лица, получившего документ;
  • номер дела и другие отметки;
  • графа для дополнительных сведений.

Цель ведения журнала – не только регистрация, но и дальнейшая работа: например, реакция на письма (подготовка запросов, составление ответных писем), выдача справок по входящей документации.

Номера страниц проставляются вручную. Предпочтительные цвета чернил для заполнения: синие, темно-голубые, фиолетовые и черные. После того, как журнал заканчивается, и необходимо заводить новый, руководитель предприятия должен заверить старый журнал, поставив подпись и печать. Затем журнал сшивается, опечатывается и отправляется на хранение в архив.

Скачать образец



Скачать бланк журнала регистрации входящих документов.

Выводы

Вся входящая документация, несущая информацию или имеющая коммуникативный и побудительный характер, должна быть зарегистрирована по ГОСТ Р 7.0.8-2013. Для этого каждому документу присваивается уникальный номер, и все данные вносятся в форму (карточки, журнал, СЭД). Как привило, используется бумажный журнал.

Его ведение входит в обязанности работников канцелярии, делопроизводителей или секретарей. Журнал состоит из титульного листа и табличной части. Когда свободные страницы заканчиваются, он заверяется, сшивается, опечатывается и направляется в архив.

Оцените статью
Документы и формы