Правильное оформление отчетности, связанной с кадровым документооборотом – гарант успеха любой организации. Особое положение занимают регистрационные книги учета, которые могут потребовать ГИТ и ФНС при проведении плановых и внеплановых проверок. Также они необходимы для расследования несчастных случаев, при судебных разбирательствах и иных чрезвычайных ситуациях.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним необходим для предъявления профсоюзу и коллективу работников.
Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?
Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров. Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные.
Журнал позволяет оценить следующее:
- какое количество трудовых договоров и допсоглашений принято на предприятии;
- какой процент договоров актуальны, уже расторгнуты или истекли, но продолжают храниться в архиве организации;
- какой была средняя продолжительность действия трудового договора (работы сотрудника на предприятии).
Журнал очень упрощает работу с личными карточками, трудовыми книжками и иной кадровой документацией, потому что для получения информации не нужно искать оригинал каждого трудового договора или дополнительного соглашения, а достаточно просто заглянуть в общий журнал. Экономия времени становится очень заметной, если необходимо искать информацию сразу о нескольких трудовых договорах.
Работодатели любого юридического статуса (в том числе и ИП) обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
В противном случае при первой же инспекционной проверке или конфликте с сотрудниками работодатель понесет убытки из-за больших штрафов.
Также журнал понадобится для дополнительной работы с кадрами: для оформления всех выписок, справок, сопроводительной документации для любой инстанции потребуется работать с трудовыми договорами чуть ли не всех сотрудников компании одновременно, что провести без специализированной учетной книги попросту невозможно.
Ведение журнала (книги) учета трудовых договоров возлагается на сотрудника отдела кадров (иногда начальника данного отдела).
Если предприятие небольшое, после прохождения специальных курсов взять на себя обязанности по документообороту может помощник руководителя или сам руководитель. Разрешено делегировать обязанности по работе с кадрами сторонней организации или аутсорсинговым компаниям.
Как оформить?
Журнал разрешено вести в электронном или бумажном виде, но в идеале совмещать оба этих варианта (на бумажном легче ставить подписи и для него не требуется масштабный электронной документооборот, однако его труднее заполнять и редактировать).
Бумажную книгу можно либо покупать со специальной формой, либо расчерчивать самостоятельно. Правила ведения журнала должны быть утверждены локальными актами предприятия.
Лицо, ответственное за ведение, должно утверждаться приказом руководителя.
Журнал не имеет типовой законодательно установленной формы, но составляется по стандартным правилам. Документ включает две части: титульный лист (обложку) и табличную (основную) часть.
На титульной странице следует указать наименование организации, название журнала с датами и местом его создания, ФИО и должности лиц, ответственных за ведение документа. Рекомендуется оставить больше места для списка фамилий, потому как ответственные могут несколько раз смениться до того, как журнал закончится.
Табличная часть состоит из столбцов, в которых приводятся данные о:
- номере регистрации трудового договора;
- дате заключения и дате создания самого трудового договора;
- ФИО работника, его должности;
- структурном подразделении, где работник трудоустроен;
- сроке действия соглашения;
- характере осуществляемой деятельности;
- наличии дополнительных соглашений.
Отдельно оставляется графа для примечаний.
В журнале нельзя делать исправления – только ставить пометки, если сотрудник был отстранен от работы, переведен на другую должность (перешел в другое подразделение), или изменились условия труда.
Когда журнал заканчивается, его заверяет руководитель, поставив личную подпись и печать. После документ сшивается, пломбируется и бессрочно хранится в архиве.
Скачать образец
Образец журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений к ним.
Выводы
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо вести на любом предприятии для отчетности, внутриорганизационного менеджмента и оптимизации работы с кадрами. Вести го обязан работник отдела кадров.
Документ состоит из двух частей: титульного листа и табличного раздела. Исправлять записи категорически запрещено.
После заполнения журнал заверяют, сшивают, пломбируют и направляют на хранение в архив.